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Dans le cadre du déploiement du Dossier clinique informatisé (DCI) Cristal-Net partout au Québec, les 34 établissements du réseau de la santé et des services sociaux désirant l'utiliser doivent mettre en place une équipe de projet dédiée à l'implantation du DCI. Cette page vise à présenter les rôles et les responsabilités attribués à chacun des membres de l'équipe. 

Équipe de projet

Pour le déploiement de Cristal-Net, le CDO – Centre de services du DCI Cristal-Net propose de former une équipe composée des quatre rôles suivants :

• Directeur de projet clinique
• Répondant du directeur de projet clinique (optionnel)
• Gestionnaire, chargé de projet clinique
• Gestionnaire, chargé de projet technique

Directeur de projet clinique

Il prend en charge le déploiement local de Cristal-Net en chapeautant une équipe d'experts cliniques et technologiques. Il informe la haute direction de l'avancement du projet, des faits saillants, des enjeux rencontrés et des solutions proposées. En collaboration avec son équipe, le directeur de projet met en place et coordonne une structure locale de gouvernance.

Répondant du directeur de projet clinique (optionnel)

Le répondant du directeur de projet clinique agit comme bras droit du directeur afin d'assurer l'avancement du projet.

Gestionnaire, chargé de projet clinique

Tout au long du projet de déploiement, le gestionnaire (chargé de projet clinique) assure le suivi des aspects cliniques de Cristal-Net entre l'équipe de projet de son établissement et celle du CDO – du Centre de services du DCI Cristal-Net. Cette personne doit répondre aux critères suivants : 

• Savoir :  Le gestionnaire (chargé de projet clinique) doit détenir les connaissances et l'expérience pour échanger sur les aspects cliniques du déploiement du DCI.
• Savoir-faire : Avec l'aide d'autres cliniciens, cette personne est en mesure d'analyser les retombées des changements sur le milieu. Elle favorise le partage des connaissances entre les différents partenaires du projet. Elle met également à profit son expertise afin d'assurer un contrôle des données qui respecte les normes établies dans son secteur d'activités. Cette personne est en communication avec l'équipe de projet du CDO – du Centre de services du DCI Cristal-Net de façon hebdomadaire, voire quotidienne, pour la durée du déploiement (minimum de six mois).
• Savoir-être : La personne qui occupe ce rôle doit faire preuve de leadership, d'un esprit de synthèse, de rigueur et d'une capacité à mobiliser les équipes. Elle connait ses limites et sait s'entourer d'experts qu'elle aura identifiés.

Gestionnaire, chargé de projet technique

Le gestionnaire (chargé de projet technique) fait le pont entre l'équipe de projet de son établissement et celle du CDO – Centre de services du DCI Cristal-Net pour tout ce qui concerne le volet technique du déploiement de Cristal-Net. Cette personne doit répondre aux critères suivants : 

• Savoir : Ce rôle doit être confié à une personne ayant les connaissances et l'expérience requises pour échanger sur les aspects technologiques du déploiement du DCI (connaissance des systèmes sources, infrastructure, interopérabilité). Ce rôle est souvent assigné à un analyste ou à un analyste spécialisé en informatique.
• Savoir-faire : Le gestionnaire (chargé de projet technique) est en mesure d'analyser les retombées des changements sur son secteur d'activités (ressources informationnelles/technologies de l'information), tant sur le plan informatique que clinique. Cette personne détermine la capacité, la performance et la relève des infrastructures. Le chargé de projet technique est en communication avec l'équipe de projet du CDO – Centre de services du DCI Cristal-Net de façon hebdomadaire, voire quotidienne, pour la durée du déploiement (minimum de six mois).
• Savoir-être : Le gestionnaire de projet technique fait preuve de leadership, d'un bon esprit de synthèse et de rigueur. Il démontre également une grande capacité à mobiliser des équipes. Cette personne connait ses limites et sait s'entourer d'experts qu'elle aura identifiés.

Autres experts

Selon la composition de l'équipe formée pour le déploiement, d'autres experts peuvent contribuer au projet. Voici d'autres rôles pouvant être confiés à des membres de votre équipe.

Infirmière/Infirmier, membre de la direction des soins infirmiers

Agit à titre de conseiller pour tout ce qui touche les soins infirmiers. 

Archiviste, chef de l'information clinique, archives, processus et codification

Agit à titre de conseiller pour le volet propre aux archives de l'établissement ainsi que pour ce qui concerne l'admission et les urgences.

Responsable de l'architecture d'affaires

Cette responsabilité peut être attribuée à des personnes ayant la capacité de modéliser les processus d’affaires. Par processus d’affaires, on entend les processus actuels de l’établissement et ceux à mettre en place avec l'arrivée de Cristal-Net. Les responsables de l’architecture d’affaires déterminent les écarts entre la structure actuelle et celle nécessaire pour accueillir Cristal-Net. Qui peut être responsable de l’architecture d’affaires? Un responsable de l’informatisation des systèmes cliniques (TI) ou une personne avec un rôle clinique, comme un responsable des soins infirmiers ou des archives médicales.

Responsable de l'architecture technologique

Le responsable ou l’équipe responsable de l’architecture technologique doit être en mesure de faire les liens avec : 

• le CTI désigné pour l’établissement pour les tâches qui touchent ces deux entités (exemple : serveurs);
• le CDO Interopérabilité pour les tâches reliées à l’interopérabilité;
• l’équipe du CDO – du Centre de services du DCI Cristal-Net pour les prérequis du découpage de projet d’implantation;
• l’équipe des technologies de l'information de son établissement (postes de travail, etc.). 

Il importe aussi de désigner les personnes qui occuperont les rôles des pilotes.

• Pilote applicatif
• Pilote clinique
• Pilote de proximité matérielle ou technique