Mise en contexte

Afin qu’un utilisateur soit en mesure d’accéder au module d’accès à l’information ainsi que de créer et de gérer des demandes d’accès à l’information, des droits doivent lui être attribués par un pilote.

Octroyer des droits d’accès

Dans le module d’accès à l’information, l’utilisateur peut avoir deux types de droits : consultation et masquage.

Pour octroyer les droits d’accès :

1. Dans le menu de Cristal-Net, cliquer sur ADMIN. CRISTALNET > Utilisateurs.

2. Entrer le nom de l’intervenant et cliquer sur Modifier.

3. Ouvrir l’onglet Accès.

4. Cliquer sur DPE > Accès information.

5. Cocher la case Autorisé des droits Consultation, Masquage ou Pilotage, selon les droits à octroyer.

6. Cliquer sur Enregistrer.

Droit de consultation

Le droit de consultation permet à l’utilisateur d’accéder au module d’accès à l’information afin de créer et de gérer des demandes. Toutes les actions sont possibles à l’exception du masquage, qui nécessite des droits spécifiques.

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Droit de masquage

Le droit de masquage permet à l’utilisateur de sélectionner des pages et de masquer, de façon temporaire, des éléments provenant de tiers et figurant dans les documents du dossier d’un usager. Cette action est habituellement réservée aux archivistes médicales qui possèdent les qualifications requises pour évaluer les demandes d’accès aux dossiers médicaux en fonction des lois en vigueur. 

Open

Droit de pilotage

Le droit de pilotage permet à l’utilisateur d’effectuer la configuration des types de demandeur en lien avec la tarification. Cette action est habituellement réservée à un pilote afin d’éviter que des modifications soient effectuées par plusieurs utilisateurs.

Paramétrer le sommaire des documents

Lors de la fermeture d’une demande, un sommaire des documents liés à la demande est généré. Ce sommaire des documents est ajouté à la liste des documents de la demande et publié au DPE. Toutefois, pour qu’un sommaire puisse être généré, il doit au préalable avoir été paramétré adéquatement dans le module d’administration de Cristal-Net. Ce paramétrage se fait en deux étapes :

1. Ajouter le sommaire des documents comme type de document et lui assigner un code de type de document (code DT).

2. Attribuer au rapport Sommaire des documents le même code de type de document (code DT), soit celui assigné à l’étape précédente.

Avertissement : Si l’un ou l’autre de ces paramétrages n’est pas effectué, ou que le code DT n’est pas identique pour les deux paramètres, le bouton Fermer et exporter sera grisé, rendant impossible la fermeture de la demande. Si tel est le cas, une icône et un message d’avertissement s’affichent.

1. Ajouter le sommaire des documents dans la table Gestion des types de documents

1. Dans le menu de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Gestion > Types de document.

2. Cliquer sur Ajouter.

3. Dans la fenêtre Gestion des types de documents - Ajouts / Modifications :

   1. Inscrire le nom du nouveau type de document (Sommaire des documents).

   2. Inscrire le code de type de document à lui associer.

   3. Au besoin, fournir toute autre information nécessaire.

   4. Cliquer sur Enregistrer.

4. De retour dans la fenêtre Gestion des types de documents :

   1. Associer le type de document nouvellement créé au niveau d’arborescence désiré en cliquant sur la flèche jaune figurant dans la dernière colonne à droite. La fenêtre Gestion des types de documents - Lier arborescence s’affiche.

   2. Sélectionner le niveau d’arborescence dans la section de gauche et cliquer sur Lier.
      Le niveau d’arborescence s’affiche dans la section de droite.

   3. Cliquer sur Fermer.

2. Attribuer au rapport Sommaire des documents le même code de type de document

1. Dans le menu de Cristal-Net, cliquer sur ADMIN. CRISTALNET > Rapports / Paramètres.

2. Choisir Gestion des paramètres des rapports.

3. Dans la liste déroulante du champ Gestion des paramètres de rapport, choisir DPE.

4. Dans la liste déroulante du champ Rapport, choisir ACCES_INFORMATION_SOMMAIRE_DOCUMENTS.

5. Pour le paramètre CODE_DT, saisir le même code de type de document (code DT) que celui qui a été attribué au sommaire des documents (étape 1).

Paramétrer une lettre pour la saisie des lettres

Une lettre peut être saisie en formulaire électronique via le module d’accès à l’information afin d’être ajoutée à l’envoi. Le formulaire doit avoir été créé en format évolutif et paramétré tel quel afin que la lettre soit disponible pour la saisie.

Pour plus d’information sur la création de formulaires évolutifs, consulter la page suivante : https://dcicristalnet.atlassian.net/wiki/spaces/CNETI1800/pages/11527271/GDF+Cr+ation+de+formulaires#GDF%E2%80%93Cr%C3%A9ationdeformulaires-Cr%C3%A9ationd%27unformulaire%C3%A9ditable%C3%A0l%27%C3%A9cranparl%27interm%C3%A9diaireduDPE.

Pour plus d’information sur le pilotage des types de documents, consulter la page suivante : https://dcicristalnet.atlassian.net/wiki/spaces/CNETI1800/pages/11429185.

1. Une fois le formulaire créé dans le gabarit, il doit être ajouté et paramétré comme éditable dans la gestion des formulaires.

   • Dans le menu de Cristal-Net, cliquer sur Gestion des formulaires > Administration des formulaires, puis cliquer sur Ajouter ou Modifier, selon les besoins.

2. La lettre doit être saisie comme type de document et un code de type de document (code DT) doit lui être attribué, le même que celui attribué dans la gestion des formulaires.

   • Dans le menu de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Gestion > Types de document.

   • Paramétrer le formulaire comme tout autre formulaire déposé au DPE et cocher les cases Form. électronique et Lettre.

Configurer les types de demandeur

Le paramétrage des types de demandeur doit être effectué pour lier un tarif au type de demandeur et effectuer le calcul des frais, s’il y a lieu.

L’accès au paramétrage du type de demandeur se fait à partir à partir de l’icône de l’engrenage située dans le coin supérieur droit des onglets Demandes d’autorisation, Demandes d’accès à l’information et Demandes à envoyer.

Ajouter un type de demandeur

La fenêtre Configuration des types de demandeur s’affiche en cliquant sur l’icône de l’engrenage. Cliquer sur Ajouter un type de demandeur.

La fenêtre Ajout d’un tarif s’affiche.

1. Inscrire le type de demandeur.

2. S’il s’agit d’un demandeur sans frais, cocher la case Aucun tarif et cliquer sur Enregistrer.

Pour un demandeur avec frais, remplir les sections suivantes :

1. Inscrire le type de demandeur.

2. Inscrire une date de début de l’activation.

3. Inscrire une date de fin de l’activation.

4. Ajouter un montant fixe associé au demandeur.

5. Inscrire s’il y a un nombre de pages incluses.

6. Indiquer le coût par page excédentaire.

7. Cliquer sur Enregistrer.

Info : Seules les sections Type de demandeur et Date de début sont obligatoires.

Capture d’écran : Exemple de saisie d’un tarif

Modifier un type de demandeur

Pour modifier le nom du type de demandeur uniquement, cliquer sur le menu d’actions, puis sur Modifier.

Pour modifier le type de demandeur ou les frais associés, cliquer sur l’icône du crayon à droite du tarif.

Pour ajouter une date de fin de l’activation, cliquer sur l’icône du crayon et inscrire une date de fin.

Désactiver un type de demandeur

Cliquer sur le menu d’actions, puis sur Désactiver.

Un message de confirmation s’affiche pour confirmer la désactivation.

Pour réactiver un demandeur qui a été désactivé, cliquer sur l’onglet Inactifs, puis sur un des boutons d’activation.

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