DPE – Formulaire évolutif (version 2)
- Equipe DCI Cristal-Net
Dans le DPE, la fonctionnalité Formulaire évolutif permet d'éditer à l'écran des formulaires PDF et de publier automatiquement le document au DPE. Ces formulaires doivent avoir été configurés en conséquence dans les fonctionnalités de gestion de la Gestion des formulaires (GDF) et du DPE. Cette fonctionnalité permet la modification du contenu par les intervenants ayant les droits requis. Ainsi, comme son nom l'indique, le formulaire peut évoluer dans le temps.
Accéder à la fonctionnalité « Formulaire évolutif »
Cliquer sur DPE > Navigateur et sélectionner un usager dans la zone de mise en contexte.
Cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif.
Rechercher un formulaire
La fenêtre de recherche est celle qui s'affichera en premier lors de la création d'un nouveau formulaire évolutif. La recherche d'un formulaire permet de sélectionner le formulaire correspondant aux critères de recherche et d'y associer une visite ou un rendez-vous.
1 | Identification de l'usager | Affiche les renseignements de l'usager. |
|---|---|---|
2 | Catégorie de document | Onglet donnant accès à la recherche par catégorie de document. |
Brouillon | Onglet donnant accès à la liste des formulaires enregistrés comme brouillon pour l'usager en contexte. | |
3 | Type de document | Permet la recherche par type de document. Deux types de recherche sont possibles :
|
4 | Catégorie de document | Présente les catégories de documents sur lesquelles il est possible d'effectuer une recherche. |
5 | Documents | Présente les résultats de la recherche.
Pour voir l'emplacement du type de document, pointer le curseur sur le nom du formulaire. Une infobulle indiquant l'emplacement s'affichera. |
6 | Favoris | Permet à l’utilisateur de marquer un formulaire comme favori. Les formulaires ainsi marqués s’affichent dans le dossier Favoris, sous l’onglet Catégorie de document, donnant ainsi un accès rapide aux formulaires que vous utilisez le plus couramment. |
7 | Sélection du dossier et de la visite du patient | Permet de sélectionner une visite avec laquelle le formulaire sera associé. Il est possible d'effectuer une recherche de visite avec un site et un dossier lié à l'usager. Le contenu des listes Site et Dossier correspond aux différents sites et dossiers de l'usager mis en contexte, notamment dans le cas de fusion d'usagers. Cette étape n'est pas obligatoire, mais elle permet d'associer ce document à la vue Épisode de soins dans le DPE (si le type d'épisode a été lié à un groupe d'épisodes de soins au préalable). |
8 | Obtenir un formulaire | Permet d'ouvrir le formulaire sélectionné en mode édition. |
9 | Fermer | Permet de fermer sans enregistrement. |
Info : La recherche s'effectue avec les types de document ayant l'attribut « Formulaire électronique ».
Au moment de l'obtention d'un formulaire, le message suivant peut s'afficher.
Si c'est le cas, c'est qu'un formulaire est déjà présent dans le dossier de l'usager. Deux options sont alors possibles :
créer un nouveau formulaire;
modifier le formulaire existant.
Information supplémentaire
Dans la section Documents s'affiche le code Épi/clin paramétré dans la fonction Types de documents.
Exemple :
Capture d'écran : Tableau des types de documents dans la fonction Types de documents.
Il est ainsi possible de sélectionner le type de document désiré dans la colonne Prov. dans la liste de tous les documents du DPE, ainsi que dans les répertoires paramétrés dans la fonction Types de documents.
Mettre un formulaire évolutif en favori
La possibilité de mettre un formulaire évolutif en favori facilite le travail des intervenants en leur permettant d’avoir rapidement accès aux formulaires qu’ils utilisent le plus couramment.
Dans la fenêtre des documents résultant d’une recherche ou de la sélection d’une catégorie de document, une colonne Favoris s’affiche à la droite de celle des documents.
Pour ajouter un formulaire aux favoris, cliquer sur l'étoile figurant sur la ligne du formulaire en question.
L'étoile devient alors pleine et le formulaire s’affiche dans la catégorie de document Favoris à gauche.
À la prochaine consultation des formulaire évolutifs, les formulaires mis en favoris s’affichent automatiquement dans la liste des documents à droite.Pour retirer un formulaire des favoris, cliquer sur l'étoile pleine.
Saisir des renseignements dans un formulaire évolutif
Après l'obtention d'un formulaire, celui-ci s'affichera en mode édition. Il est alors possible de saisir les informations désirées et de publier le document dans le DPE après l'enregistrement. L'enregistrement et la publication au DPE génèrent une version officielle du document.
Info : Lors de l'édition d'un formulaire évolutif, les options qui s'affichent diffèrent selon le type de signature(s) choisi pour le type de document (signature unique ou signatures multiples).
Dans le cas d’un formulaire évolutif à signature unique
1 | Volet latéral gauche | Affiche les informations sommaires de l'usager et du formulaire. |
|---|---|---|
2 | Options de la visionneuse | Permet d'ajuster le document à consulter pour mieux le visualiser à l'écran. |
3 | Formulaire | Affiche le formulaire PDF en mode édition. Permet la saisie à l'écran des différents champs par les utilisateurs. |
4 | Retour à la recherche | Permet d'effectuer une autre recherche de formulaire. Les informations saisies seront perdues lors d'un retour à la recherche. Un message d'avertissement sera affiché à l'utilisateur. |
5 | Enregistrer | Permet d’enregistrer et de publier le formulaire dans le DPE et de fermer ensuite la fenêtre des formulaires évolutifs. |
Enregistrer le brouillon | Permet d’enregistrer le formulaire en version brouillon afin de pouvoir y revenir plus tard. Il n’y a aucun dépôt au DPE dans ce cas. | |
6 | Ajouter une page | Est accessible uniquement si une page modèle est configurée dans le module Gestion des formulaires (GDF). Lors de l'ajout d'une page, la page modèle est copiée à la suite du formulaire et la visualiseur s’ouvre sur la nouvelle page. |
7 | Fermer | Permet de fermer la fenêtre du formulaire sans enregistrer. |
Dans le cas d’un formulaire évolutif à signatures multiples
1 | Formulaire sélectionné | Affiche les informations sommaires sur le formulaire, numéro et titre. |
|---|---|---|
2 | Site, Dossier | Affiche les informations sommaires de l'usager. |
3 | Dernier signataire | Affiche le dernier intervenant ayant signé électroniquement le formulaire. |
4 | Consulter l'historique | Permet de consulter l'historique des modifications du formulaire évolutif. Il est ainsi possible de connaître les intervenants ayant apposé leur signature sur le document, de même que la nature des modifications effectuées. |
5 | Options du visualiseur | Permet d'ajuster le document à consulter pour mieux le visualiser à l'écran. |
6 | Formulaire | Affiche le formulaire PDF en mode édition. Permet la saisie à l'écran des différents champs par les utilisateurs. |
7 | Signer | Permet à l’intervenant de signer le formulaire visualisé à l'écran. La saisie du mot de passe dans la fenêtre d'authentification génère la signature électronique et ferme la fenêtre des formulaires évolutifs. |
8 | Signer et imprimer | Permet à l'intervenant de signer le formulaire visualisé à l'écran. La saisie du mot de passe dans la fenêtre d'authentification génère la signature électronique. Ensuite la fenêtre d’impression s’affiche afin que l’utilisateur procède a l’impression. |
9 | Enregistrer le brouillon | Permet à l’intervenant d’enregistrer le formulaire en brouillon, sansle publier au DPE. |
10 | Enregistrer | Permet la publication dans le DPE et ferme la fenêtre des formulaires évolutifs. |
11 | Ajouter une page | Est accessible si une page modèle est configurée dans le module Gestion des formulaires (GDF). Lors de l'ajout d'une page, la page modèle est copiée à la suite du formulaire et la visualiseur s’ouvre sur la nouvelle page. |
12 | Fermer | Permet de fermer la fenêtre sans enregistrer. |
13 | Indicateur de signatures électroniques | Permet de repérer les documents ou formulaires ayant été signés électroniquement. Un clic sur cet indicateur permet d'accéder à une page supplémentaire contenant l'historique des signatures du formulaire. |
Modifier un formulaire évolutif existant
La modification d'un formulaire évolutif existant dans le dossier de l'usager ouvre celui-ci en mode édition et permet l'évolution du document. Le formulaire évolutif modifié et publié au DPE génère une nouvelle version de document. Il n'est pas possible de faire une recherche d'un nouveau formulaire lors d'une modification.
La modification d'un formulaire évolutif implique que l'utilisateur doit sélectionner le bon document à modifier dans le dossier de l'usager.
Cocher le document à modifier. Celui-ci sera alors en surbrillance.
Cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif. La fenêtre d'édition du formulaire évolutif s'ouvrira. Si le document sélectionné n'est pas un formulaire évolutif, un message s'affichera.
Modifier le formulaire. Consulter la section Saisir des renseignements dans un formulaire évolutif pour la façon de faire.
Infos : Certains champs présents dans les formulaires peuvent ne plus être éditables au moment de la modification. Il s'agit de champs en saisie unique. Un champ en saisie unique permet de sécuriser le texte présent dans le champ après l'enregistrement et la publication dans le dossier de l'usager. La configuration des champs en saisie unique est effectuée dans la gestion des formulaires du module GDF (GDF Pilotage – Champs en saisie unique).
Remarque : Afin d'empêcher la falsification de documents, l'extraction d'un formulaire évolutif le rend non éditable.
Éditer un formulaire évolutif
Il est possible d’apporter une correction sur un formulaire évolutif ou d’y ajouter une information manquante lorsque le champ est en saisie unique, par exemple, à l’aide de l'édition à partir du menu Action > Édition et Signature.
Cocher le formulaire évolutif souhaité.
Dans le menu Action, cliquer sur Édition et Signature.
Cliquer sur le bouton d'édition
pour apposer une zone de texte sur le formulaire.
Cliquer ensuite dans le formulaire à l’endroit souhaité pour apposer la nouvelle zone de texte. La zone de texte s’affiche alors dans le formulaire.
Effectuer la modification.
Au besoin, déplacer la zone de texte en cliquant à l’intérieur de la boîte, puis en la déplaçant dans le formulaire. Il est aussi possible d'ajuster la zone de texte à l’aide des cercles autour de la boîte.
Info : Il est conseillé d’utiliser les cercles du centre pour un meilleur ajustement de la boîte, car les cercles dans les coins agrandissent la taille du texte également.Enregistrer ou signer le formulaire.
Avertissement : Une fois que l’annotation a été faite sur le formulaire et que l’utilisateur a cliqué sur Enregistrer ou Signer, le formulaire évolutif ne pourra plus être édité à partir de Formulaire évolutif dans le menu Action. Des éditions pourront être faites à nouveau seulement à partir d'Édition et Signature.
Signer un formulaire évolutif
Il est possible de signer électroniquement un formulaire évolutif.
Si la fonctionnalité de signatures multiples n'est pas activée pour le formulaire : La signature électronique s'effectue à partir du menu Action > Édition et Signature. Une nouvelle version du document est alors déposée au DPE. Le document ne peut plus être modifié par la suite et il perd ainsi son statut « d'évolutif ».
Si la fonctionnalité de signatures multiples est activée pour le formulaire : La signature électronique s'effectue à partir du menu Action > Formulaire évolutif. La signature électronique « multiple » ne crée pas de nouvelle version du document au DPE; une page sera ajoutée au document, contenant la signature. La saisie demeure accessible et le document peut être modifié, puis signé de nouveau.
Pour plus de détails, consulter la page DPE – Édition d'un document.
Info : Le type de document du formulaire doit être configuré par les personnes responsables de la gestion du DPE (pilotes DPE) pour qu'un utilisateur détenant les droits puisse signer un formulaire évolutif. Le pilote devra paramétrer le type de document selon le type de signature(s) souhaité. Si la signature n'est pas possible, un message d'avertissement sera affiché.
Consulter la journalisation des actions d'un formulaire évolutif
Les actions (consultation, impression, création, édition, etc.) des documents déposés dans le DPE, dont les formulaires évolutifs, sont journalisées.
À partir du Navigateur du DPE, cliquer sur l'icône du journal pour consulter la liste sommaire des actions.
Avertissement : Le détail des changements effectués dans les champs éditables du formulaire évolutif est journalisé en bases de données (non accessible par la consultation du journal). Par l'entremise de la base de données, il est possible de connaître l'utilisateur ayant édité un formulaire évolutif, le moment où le formulaire a été modifié et la nature des changements apportés.
Lorsque la fonctionnalité de signatures multiples est activée, plusieurs façons permettent de consulter la journalisation des actions portées sur un formulaire évolutif.
Méthode 1
À partir du Navigateur du DPE, cliquer sur l'icône du journal pour consulter la liste sommaire des actions.
Avertissement : Le détail des changements effectués sur le formulaire évolutif est journalisé en bases de données (non accessible par la consultation du journal). Par l'entremise de la base de données, il est possible de connaître l'utilisateur ayant édité un formulaire évolutif, le moment où le formulaire a été modifié et la nature des changements apportés.
Méthode 2
À partir du Navigateur du DPE, sélectionner un formulaire évolutif et cliquer sur l'icône de l'historique des modifications qui s'affiche dans le coin inférieur droit du visualiseur.
Méthode 3
À partir du du DPE, sélectionner un formulaire évolutif puis cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif. Cliquer sur le bouton Consulter l'historique.
Imprimer l'historique des modifications
Il est possible d'imprimer l'historique des modifications (accessible à l'aide des méthodes 2 et 3) en cliquant sur l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
À l'impression, l'information sur l'usager s'insère dans le haut du rapport pour qu'il soit possible d'associer de façon non équivoque, les modifications et signatures effectuées sur un formulaire à l'usager.
Gérer les accès concurrents d’un formulaire évolutif
Lorsque deux intervenants tentent de travailler simultanément sur un formulaire existant, un message d’avertissement s’affiche afin d’informer le deuxième intervenant que le formulaire est déjà en cours de modification. Il devra attendre que le premier ferme le formulaire pour pouvoir y accéder.
Le message suivant s’affichera :
Enregistrer un formulaire évolutif comme brouillon
Cette fonctionnalité permet d’enregistrer une version brouillon d’un formulaire dont la saisie est commencée, afin d’y revenir plus tard.
Une fois le formulaire sélectionné, il s'affiche en mode édition. Il est alors possible de saisir les informations désirées et de les enregistrer.
Important : L’enregistrement d’un brouillon ne génère pas de publication au DPE.
Ouvrir le formulaire évolutif souhaité et commencer la saisie.
Cliquer sur Enregistrer et choisir l’option Enregistrer le brouillon.
Pour un formulaire à signature unique
Pour un formulaire à signatures multiples
Accéder aux formulaires évolutifs enregistrés comme brouillon
Accès depuis le menu Cristal-Net (ancienne navigation)
Cliquer sur DPE > Navigateur et sélectionner un usager dans la zone de mise en contexte.
Cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif.
Ouvrir l’onglet Brouillon.
L’onglet Brouillon liste tous les brouillons de formulaires évolutifs pour l’usager en contexte.
Pour ouvrir un formulaire brouillon afin d’en poursuivre la saisie, sélectionner le formulaire en question et cliquer sur Obtenir le formulaire.
Les options standards du formulaire évolutif sont alors disponibles, en plus du bouton Supprimer le brouillon. À cette étape, il est possible d’enregistrer le brouillon à nouveau ou de l’enregistrer au DPE. Lorsqu’il y a enregistrement du formulaire et publication au DPE, le brouillon est supprimé de la liste des brouillons.
Accès depuis la page d’accueil - Listes d’usagers
La gestion des brouillons permet à un utilisateur d’accéder à ses brouillons et à un pilote d’accéder à tous les brouillons des utilisateurs afin d’en faire la gestion.
Pour en savoir davantage, consulter la page Listes d’usagers – Gestion des brouillons.