DPE – Types de documents

Tous les documents déposés au DPE sont associés à un « type de document », qu'il s'agisse d'un document numérisé ou transmis directement par interface (par exemple, un résultat de laboratoire). Chaque type de document doit être configuré pour permettre aux documents d'être correctement indexés au DPE. La configuration permet, entre autres, de déterminer la durée de conservation, le nom, le code ou l'emplacement dans l'arborescence d'un document. Le menu Types de documents permet d'accéder à la table de gestion des types de documents. Cette table est uniquement disponible aux utilisateurs détenant les droits requis (généralement les personnes responsables de la gestion du DPE, aussi appelées « pilote DPE »).

Quelques exemples de types de documents

  • Feuille sommaire d'hospitalisation (document numérisé)
  • Consultation médicale (document numérisé)e
  • Résultats de laboratoire (document transmis par interface)
  • Notes d'évolution (document numérisé)
  • Protocole opératoire (document numérisé ou transmis par interface si l'établissement utilise un système de dictée)


Accéder à la gestion des types de documents

À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur DPE Gestion > Types de documents.

Comprendre l'affichage des résultats

La fenêtre suivante est l'écran d'accueil pour effectuer la gestion des types de documents.


Le détail de chacune des colonnes de l'écran d'accueil est fourni dans le tableau suivant.


Détail de l'écran d'accueil de la gestion des types de documents
1Code

Codification qui permet de déterminer où indexer un type de document dans l'arborescence du DPE. La codification à utiliser est celle déterminée dans la table de gestion Arborescence. Plusieurs types de documents peuvent être reliés au même code de l'arborescence.

2

Emplacement principal

Nom de l'emplacement principal (répertoire parent) du type de document dans l'arborescence du DPE. Correspond au nom du répertoire auquel le type de document est relié, tel que défini dans la table de gestion Arborescence.

3

DT Code

Code de type de document. Chaque type de document doit être associé à un code unique, formé d'un préfixe et d'un suffixe. Le préfixe DT est réservé aux formulaires provinciaux. Un préfixe unique par établissement doit être utilisé pour les formulaires locaux (créés par l'établissement).

En savoir plus sur le fonctionnement et la nomenclature des codes de types de documents

4Nom

Nom court du document. Constitue le nom officiel d'un type de document dans le DPE. 

Règles de nomenclature

  • Le nom du type de document ne doit pas excéder 45 caractères (incluant les espaces).
  • Le premier caractère ne doit pas être un chiffre.

(info) InfoNoter que le nombre maximum de caractères pour le nom court est en place afin que le titre s'affiche au complet dans la liste des documents du DPE. La solution permet l'utilisation d'un maximum de 66 caractères. Cependant, au-delà de 45 caractères, le nom du document ne sera pas visible au complet.

5Épi./clin.

Code d'épisode clinique (ou code de spécialité). Rend spécifique un document générique. Un même type de document peut être utilisé plus d'une fois à la condition d'avoir un code d'Épi./clin. différent. 

Exemple
Le type de document Consultation médicale est utilisé dans deux spécialités : chirurgie et ophtalmologie. Le code utilisé est identique. Grâce à ce code, toutes les consultations médicales de ces deux spécialités se retrouveront dans le répertoire Consultation médicale. Pour que les consultations médicales soient également indexées dans leur répertoire de spécialité respectif (chirurgie ou ophtalmologie), elles devront avoir des codes d'épisodes cliniques différents, soit CHI pour la chirurgie et OPH pour l'ophtalmologie.


Rang

Rang (ou ordre) d'affichage dans la vue Épisode de soins du DPE. Plusieurs types de documents peuvent avoir le même rang d'affichage : les documents s'afficheront les uns à la suite des autres. En règle générale, le rang d'affichage est identique à celui utilisé dans le dossier médical papier.

(warning) Avertissement : Le rang s'applique seulement pour les documents associés à un épisode de soins.

7Cons (Conservation)Délai de conservation du type de document. Chaque document possède un délai de conservation qui lui est propre. Ce délai est établi selon le calendrier de conservation de l'établissement.
8Conf (Confidentialité)

Permet d'identifier un type de document comme confidentiel. La confidentialité d'un type de document est gérée par métier (profession). Seuls les utilisateurs appartenant à ce métier (profession) ont accès aux documents de ce type dans le DPE. Pour les autres utilisateurs, ces documents ne sont pas visibles.

9Anno (Annotation)

Permet de déterminer si l'annotation est permise ou non sur le document. Il ne s'agit pas d'une note d'évolution, mais bien d'une annotation.

En savoir plus sur l'annotation de documents

10Épisode

Permet d'afficher un type de document dans la vue Épisode de soins dans l'arborescence du DPE. 

(warning) Avertissement : Tous les types de documents cochés dans la colonne Épisode doivent avoir un rang d'affichage dans la colonne Rang.

11À classerLa sélection de cette case permet d’envoyer un document vers la liste des documents en problèmes permettant au responsable (pilote) de classer le document en le reliant à un emplacement de son choix. Cette option devrait être utilisée exceptionnellement et temporairement, quand un document n'a pas de classement définitif dans l'arborescence. En attendant l’action de reclassement du responsable, pour que le document soit lié à un répertoire À classer ou En attente de classement, le document doit être lié audit répertoire à l'aide du Lien-arb (Lien arborescence) (voir la ligne 21 du tableau).
12Imp (Impression)Permet de déterminer si un type de document peut être imprimé ou non (si l'utilisateur détient les droits d'impression).
13Actif

Au démarrage du DPE, la colonne Actif doit être cochée afin que le classement des documents puisse s'effectuer correctement dans l'arborescence. Si le document est inactif (non coché), il sera indexé dans le répertoire À classer du DPE et se retrouvera dans la liste des documents en problèmes afin que le responsable (pilote) corrige la situation.

(warning) Avertissement : Un type de document ne peut pas être supprimé, mais peut toutefois être désactivé. Pour ce faire, décocher la case Actif.

14Port (Portrait)Désigne les types de documents de format portrait (vertical).
15Parach. (Parachèvement)

Document pour lequel l'archiviste médical peut demander du parachèvement au médecin (compléter, signer ou dicter un document). Il peut s'agir, par exemple, d'une feuille sommaire ou d'un protocole opératoire.

En savoir plus sur le parachèvement 

16DélaiNombre d'heures d'intervalle pour accepter les documents injectés via les interfaces d'examens diagnostiques. Évite les rejets dans la Liste des problèmes ayant un écart supérieur au paramètre inscrit dans la case entre la date d'enregistrement et la date de l'examen ou du prélèvement.
17ÉditionPermet de déterminer si un type de document peut être édité par le menu Action du DPE (si l'utilisateur détient les droits d'édition).
18Form Élect (Formulaire électronique)

Désigne un formulaire accessible dans le DPE à partir du menu Action > Formulaire évolutif et qui peut être édité à l'écran par l'utilisateur.

19Rel.Ce champ n'est plus utilisé dans Cristal-Net.
20PagesNombre de pages du document sans compter les pages blanches.
21

Lien-arb (Lien arborescence)

Permet de lier les documents dans un ou plusieurs répertoires de l'arborescence.

(avertissement) Avertissement : Si un type de document n'a pas de lien avec l'arborescence, les documents de ce type ne seront pas affichés dans le dossier patient. Un message sera affiché à l'ouverture de la table de gestion des types de documents pour en informer l'utilisateur afin qu'une action soit entreprise pour rectifier la situation.

Lightbulb on (on)Astuce : Lorsqu'un type de document (formulaire évolutif ou formulaire imprimé du GDF) est utilisé par plusieurs spécialités médicales ou professions, créer une ligne sans code d'épisode clinique (Épi./clin.).


Ainsi, un document dont la création d'un code d'épisode clinique aurait été oubliée pourra également être indexé au DPE. Le document sera automatiquement classé dans l'emplacement de base (tel que défini par le Code de l'arborescence), mais pas dans un emplacement spécifique (tel que le code d'épisode clinique le permet).

(info) Info : Il est possible de modifier l'emplacement d'un type de document dans l'arborescence à tout moment. Tous les documents associés seront automatiquement déplacés vers le nouvel emplacement de l'arborescence.


Ajouter un type de document

Lors de la création d'un document, la table de gestion des types de documents doit être complétée. Cette étape est requise pour que ce nouveau type de document puisse être archivé au DPE, qu'il soit transmis par numérisation ou par interface.

  1. Cliquer sur Ajouter. La fenêtre Ajouts/Modifications s'affichera. Certaines cases sont cochées par défaut.
  2. Compléter les champs obligatoires (en rouge). 
    (info) Info : Dans le champ Nom, saisir le nom court du document. Le nom complet du document doit être inscrit dans le champ Description.
  3. La section Confidentiel sert à restreindre l'accès à un type de document à certains corps de métiers (professions). Pour ce faire, cocher la case et indiquer les métiers (professions) qui pourront visualiser le type de document à partir du DPE. Sélectionner les métiers dans la liste et les faire basculer dans la fenêtre de droite en cliquant sur Lier

  4. S’il s’agit d’un type de document pouvant servir à autoriser une demande d’accès à l’information, cocher Demande d’autorisation. Ce faisant, lors de la numérisation ou d’une importation, le document sera lié au module d’accès à l’information.

  5. Cocher la case Liaison ResDMT Patient permet de créer différentes versions d'un document provenant d’un système source. Toutes les versions du document sont liées à l’usager, et non au site dans lequel est créée chacune des versions.

  6. S’il s’agit d’un document pouvant être utilisé comme lettre à lier à une demande d’accès, cocher Lettre. Le document sera disponible à la saisie de lettres dans le module d’accès à l’information.

  7. Cliquer sur Enregistrer.

(warning) Avertissement : Une fois ajouté, un type de document ne peut pas être supprimé, mais peut toutefois être désactivé. Cette action n'empêche pas la réception des documents de ce type dans le DPE. 

Signatures multiples

Pour que la fonctionnalité de signatures multiples puisse être utilisée, un pilotage est requis pour les différents types de documents destinées à être signés. Pour ce faire, les utilisateurs détenant les droits requis (pilotes) doivent accéder à la gestion des types de documents et effectuer le pilotage requis. Selon qu'un document soit parachevable ou évolutif, le pilotage diffère légèrement.

 Document parachevable

Un pilotage est requis pour les documents parachevables destinés à être signés. Pour ce faire, les utilisateurs détenant les droits requis (pilotes) doivent accéder à la gestion des types de documents, puis rendre les documents à signer « éditables » et « parachevables ». 

  1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Gestion > Types de document.
  2. Sélectionner un type de document. 
  3. Cliquer sur le bouton Modifier.
  4. Activer les cases à cocher Parachevable et Éditable, puis enregistrer les modifications.

(warning) Important : Avant d'être piloté, le formulaire doit avoir été conçu en fonction des gabarits établis. En savoir plus sur la création des formulaires.

 Formulaire évolutif

Un pilotage est requis pour les documents destinés à évoluer dans le temps. Pour ce faire, les utilisateurs détenant les droits requis (pilotes) doivent accéder à la gestion des types de documents, puis définir les documents qui doivent évoluer comme « formulaires électroniques ». Ils doivent également rendre le formulaire « éditable » à partir de GDF.

Dans le Dossier patient électronique (DPE)

  1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Gestion > Types de document.
  2. Sélectionner un type de document. 
  3. Cliquer sur le bouton Modifier.
  4. Activer la case à cocher Form. électronique , puis enregistrer les modifications.


Dans la Gestion des formulaires (GDF)

  1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gestion des formulaires > Administration des formulaires.
  2. Sélectionner le formulaire désiré. 
  3. Cliquer sur le bouton Modifier
  4. Activer la case à cocher Éditable, puis enregistrer les modifications. 

Lier un document

Lorsque la création du document est terminée, le document doit être lié à un élément de l'arborescence afin que le document se classe automatiquement dans le bon répertoire lors la numérisation.

  1. Rechercher le document qui vient d'être créé dans la liste et cliquer sur dans la colonne Lien-arb. La fenêtre Lier arborescence s'affichera. 
  2. Naviguer dans l'arborescence complète du DPE (fenêtre de gauche) et sélectionner les répertoires à lier au type de document. Il est possible de lier plusieurs répertoires à un type de document. Par défaut, lorsqu'un sous-répertoire est sélectionné, tous les répertoires parent de ce sous-répertoire sont également liés au type de document. 
  3. Cliquer sur Lier ou Délier pour ajouter ou retirer des liens vers l'arborescence.

Capture d'écran : Exemple d'une liaison automatique au répertoire parent (Notes médicales) lors de la liaison d'un sous-répertoire (Notes d'évolution/suivis)

(lightbulb) Astuces :

  • Les boutons permettent d'éclater ou de fermer tous les répertoires de l'arborescence.
  • Une infobulle s'affiche au survol du sous-répertoire et permet de voir le répertoire principal auquel il est lié.

Emplacement principal

L'astérisque précise l'emplacement principal du document.

Le premier répertoire lié à un document est par défaut lié à l'emplacement principal. Pour modifier l'emplacement principal, sélectionner l'emplacement désiré dans l'arborescence et cocher  . L'astérisque indiquera le nouvel emplacement principal.

(avertissement) Lorsqu'un type de document est lié à un emplacement principal, celui-ci ne peut être délié à cet emplacement que si un autre élément de l'arborescence est défini comme emplacement principal.


Modifier un type de document

Il est possible de modifier les caractéristiques d'un document à partir de l'écran d'accueil des types de documents.

  1. Sélectionner le document et cliquer sur le bouton Modifier. La fenêtre Ajouts/Modifications s'affichera. 
  2. Effectuer les modifications nécessaires et cliquer sur Enregistrer.

Rechercher un type de document

Il est possible de rechercher un document à l'aide de mots-clés. 

(ampoule) Astuce : Pour rechercher un formulaire (par exemple, DT1225), il n'est pas nécessaire d'inscrire le préfixe (DT). Seul le suffixe (1225) est suffisant.