Accès à l'information – Demandes d'accès à l'information

Demandes d’accès à l’information

Cette liste regroupe l'ensemble des demandes actives de l'établissement. Sont considérées comme actives les demandes dont le statut est À traiter, En cours ou En attente. Les demandes y sont regroupées par usager, et présentées par ordre de priorité (haute à basse) et ensuite par ordre de date (de la plus ancienne à la plus récente).

 

Description 

Commentaire

Description 

Commentaire

1

Permet de retourner à la page d'accueil des listes d'usagers.

2

Onglets

Onglets :

  • Demandes d’autorisation

  • Demandes d’accès à l’information

  • Demandes à envoyer

3

Filtres

Différents filtres permettent d’affiner la recherche parmi les demandes d’accès à l’information.

  • Période (permet de préciser une date ou un intervalle de dates)

  • Usager

  • Statut

  • Responsable

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Rechercher

Le bouton Rechercher permet d’effectuer une recherche en fonction des filtres appliqués.

Cliquer sur l’icône permet de réinitialiser les filtres.

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Créer une demande d’accès

Permet d’ouvrir la fenêtre de création d'une nouvelle demande d'accès à l'information. 

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Permettent de voir plus d'usagers à l'écran ou d'améliorer la lisibilité en ajustant la hauteur des lignes. La hauteur des lignes sélectionnée par l'utilisateur est conservée à chaque connexion. Il existe trois hauteurs de lignes différentes.

  • : Hauteur maximale, qui permet d’espacer le plus les lignes et par conséquent de voir moins de lignes.

  • : Hauteur normale, qui est la hauteur par défaut.

  • : Hauteur minimale, qui rapproche davantage les lignes et par conséquent de voir plus de lignes.

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Permet de rafraîchir la liste en fermant les chevrons et en rétablissant le tri par défaut.

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Mise en contexte 

Affiche tous les usagers de l'établissement ayant des demandes actives d'accès à l’information.

Par défaut, les usagers sont triés en fonction des règles d'affaire suivantes :

  1. Demandes de haute priorité , ordonnées par dates croissantes;

  2. Demandes de moyenne priorité , ordonnées par dates croissantes;

  3. Demandes de basse priorité, ordonnées par dates de demandes croissantes.

Il est possible de modifier le tri par défaut en cliquant sur un entête de colonne, selon votre besoin.

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Alerte

Indique qu’une alerte est présente. Il est possible d’ajouter une alerte en cliquant dans la colonne Alerte sur le bouton grisé. L’icône bleue indique qu’il y a déjà une alerte au dossier.

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Liste des demandes d'un usager

Cliquer sur le chevron  situé dans la colonne Demandes permet d’afficher les demandes actives de l'usager sélectionné. Sont actives, les demandes ayant les statuts suivants :

  • À traiter

  • En cours

  • En attente

Il est possible de changer le statut de la demande pour un autre statut actif (À traiter, En cours, En attente) sans passer par la fenêtre de modification de la demande.

Le statut attribué à une demande à la suite de la création est À traiter. L’ajout de document(s) à une demande modifiera automatiquement le statut à En cours.

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Indique la priorité de la demande. Il y a trois niveaux possibles :

  • : Priorité haute

  • : Priorité moyenne

  • Aucune icône : Priorité basse

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Permet d'accéder à la page listant toutes les demandes d'accès à l'information de l'usager sélectionné, que ces demandes soient actives ou non.

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Menu Plus

Permet d'accéder à d'autres fonctionnalités :

  • DPE léger (sur la ligne principale de l’usager);

  • Modifier une demande (sur la ligne de la demande);

  • Copier une demande (sur la ligne de la demande).

Créer une nouvelle demande

Il existe deux façons de procéder à la création d’une nouvelle demande d’accès à l’information :

  1. En sélectionnant une demande d’autorisation.

  2. En cliquant sur le bouton Créer une demande d’accès situé dans le coin supérieur droit de l'écran à partir de :

    1. la liste des demandes d’autorisation;

    2. la liste des demandes d’accès à l’information;

    3. la liste des demandes à envoyer;

    4. la liste des demandes d’un usager.

Option 1

Option 2

Si une nouvelle demande est créée par la sélection d’une demande d’autorisation (option 1), les sections Autorisation de communiquer renseignements et Création d’une demande d’accès s’affichent côte à côte dans la même fenêtre.

Dans la section Création d’une demande d’accès :

  1. Sélectionner l’usager faisant l’objet de la demande d’accès à l’information dans la section Sélection d’un usager.
    Remarque : Si un usager est déjà en contexte (option 1), passer à l'étape suivante.

  2. Dans la section Informations sur la demande, fournir les informations relatives à la demande.

  3. Dans la section Tarif, sélectionner le type de demandeur afin d’afficher le tarif actif. S’il y a lieu, modifier le tarif pour un autre tarif. Entrer les informations concernant le paiement.

  4. Dans la section Destinataire, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme destinataire.

  5. Dans la section Requérant, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme faisant la demande, ou cocher la case Même que le destinataire.

  6. Dans la section Commentaire, entrer toute autre information pertinente.

  7. Une fois toutes ces informations saisies, cliquer sur le bouton Créer ou Créer et poursuivre situé dans le coin inférieur droit de l'écran de saisie.

    1. Le bouton Créer ferme la fenêtre et ramène à la liste des demandes d’autorisation.

    2. Le bouton Créer et poursuivre permet d’accéder directement à la demande et de procéder au traitement de celle-ci. La demande sera assignée automatiquement à l’utilisateur.
      Info : Un numéro séquentiel unique est attribué à la demande au moment de sa création.

  8. Si des informations obligatoires n’ont pas été fournies, l'enregistrement ne pourra pas s’effectuer et l’utilisateur sera ramené au champ à saisie obligatoire qui a été oublié.

    Pour fermer la fenêtre sans enregistrer les informations saisies, cliquer plutôt sur le bouton Annuler.

Sections de la demande

La fenêtre de création d’une nouvelle demande étant longue, un encadré présentant les différentes sections figure tout au haut de la fenêtre et permet d’accéder rapidement à une section spécifique sans devoir faire défiler la fenêtre.

Sélection d’un usager

Lorsque l’accès à la création se fait depuis la liste de travail, la première étape consiste à sélectionner l'usager faisant l’objet de la demande. Pour ce faire, deux choix sont offerts : la recherche standard et la recherche avancée.  

Recherche standard

La recherche standard permet d'effectuer une recherche en précisant le site, le numéro de dossier ou le numéro d’assurance maladie de l’usager, ou toute combinaison de ces trois critères. 

  1. Préciser un ou plusieurs critères de recherche.

  2. Cliquer sur Rechercher.
    Info : Selon la précision des critères de recherche utilisés, plusieurs résultats peuvent s’afficher.

  3. Sélectionner l'usager recherché.

Recherche avancée

L’option de recherche avancée offre plus de critères de recherche, à savoir la recherche par nom, prénom, sexe ou date de naissance, de même que l’option de recherche phonétique. Le champ Site peut être utilisé lors de la recherche avancée pour affiner la recherche.

L’icône permet de basculer entre la recherche textuelle (recherche par défaut) et la recherche phonétique. La recherche textuelle permet aux utilisateurs de rechercher un usager sans tenir compte du code phonétique. Par exemple, si la valeur recherchée est « Marie », la recherche phonétique pourrait retourner Marie, Mary, Marianne, etc. La recherche textuelle, quant à elle, retournerait les noms qui contiennent exactement « Marie », soit Marie, Marie-Claude, Jean-Marie, Marielle, etc.

  1. Cliquer sur Recherche avancée.

  2. Préciser les critères requis. Si un nom et un prénom sont saisis, il est possible d'activer la recherche phonétique en cliquant sur l’icône .

  3. Cliquer sur Rechercher.
    Info : Selon la précision des critères de recherche utilisés, plusieurs résultats peuvent s’afficher.

  4. Sélectionner l'usager recherché.


Peu importe le type de recherche effectué, il est possible de réinitialiser les critères de recherche en cliquant sur le bouton Réinitialiser.

Informations sur la demande

Cette section permet de fournir les informations générales relatives à la demande.

 

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Commentaire

Description

Commentaire

1

Priorité

Prioriser la demande en sélectionnant l’une des trois priorités proposées :

  • : Priorité haute

  • : Priorité moyenne

  • Aucune icône : Priorité basse (valeur par défaut)

2

Date de la demande

Indiquer la date de la demande, qui peut être la date courante ou une date antérieure à la date courante. Par défaut, la date courante est inscrite, mais il est possible de la changer en cliquant sur l’icône ou en saisissant la date directement.

Info : Cette information est obligatoire.

3

Site

Sélectionner le site lié à la demande d'accès à l’information. Au besoin, en sélectionner plusieurs si les documents demandés proviennent de plus d’un site.

Info : Cette information est obligatoire.

4

Type de demande

Préciser le type de demande en choisissant l’une des options proposées :

  • Demande standard (valeur par défaut)

  • Consultation sur place

  • Rectification

  • Subpoena 

S’il s’agit d’une consultation sur place ou d’un subpoena, une date est à préciser, soit au moment de la création, soit ultérieurement.

5

Tarif

Selon la demande et les politiques en place dans l'établissement, des frais peuvent être exigés pour le traitement de la demande. Des frais peuvent être paramétrés par type de demandeur; ainsi lorsque la sélection du type de demandeur est faite, le tarif actif s’affiche. Il est possible de modifier le tarif actif pour un autre tarif, au besoin.

Lorsqu’un paiement est reçu avec la demande, la section Montant payé peut être complétée.

Info : La sélection d’un type de demandeur est obligatoire.

 

Destinataire

Cette section permet de préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme auquel sont destinés les documents. Seul le nom du destinataire est obligatoire. 

Requérant

Cette section sert à préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme qui fait la demande d’accès à l’information. Seul le nom du requérant est obligatoire. Si le requérant est le même que le destinataire, il suffit de cocher la case Même que le destinataire afin que toutes les informations du destinataire soient dupliquées automatiquement.

Commentaire

Cette section figure tout au bas de la fenêtre et permet de consigner toute autre information pertinente en lien avec la demande. 

Créer

Le bouton Créer permet de finaliser la création de la demande.

 

Pour finaliser la création d’une demande créée par la sélection d’une demande d’autorisation, cliquer sur le menu déroulant afin d’effectuer un choix :

  • Créer (pour retourner dans la liste d’origine);

  • Créer et poursuivre (pour retourner dans la section Informations générales de la demande et assigner automatiquement la demande à l’utilisateur).

 

 

Visualiser la liste des demandes d'un usager

L’accès à la liste des demandes d'un usager se fait en cliquant sur l’icône d’accès à l’information . Cette icône est disponible à partir de plusieurs pages.

  • Depuis une liste d'usagers

  • Depuis la fonction de consultation rapide

  • Depuis la liste des demandes d’accès à l’information présentant toutes les demandes actives de l'établissement

 

Par défaut, le classement de la liste des demandes d'un usager s'effectue par site (l'ordonnancement des sites est effectué alphabétiquement). À l'intérieur de chaque site, le classement effectué présente les demandes actives d'abord (À traiter, En cours, En attente) selon leur niveau de priorité (Haute, Moyenne, Basse), puis par ordre chronologique inversé de date de création de la demande. Par la suite figurent les demandes inactives (Référé, Fermé, Refusé, Annulé), présentées selon le même ordre de classement que les demandes actives.

Il est important de noter que le nombre de demandes, lorsque classées par site, peut être supérieur au nombre réel de demandes puisqu’une même demande peut être liée à plusieurs sites, et sera donc présentée sous chaque site. Lorsque cette situation est présente, une icône d’avertissement s’affiche pour en informer l’utilisateur.

Pour voir le nombre de demandes réel d’un usager, cliquer sur le bouton Aucun (Classement) pour que l'ordre d'affichage s'effectue par demandes actives, en fonction du niveau de priorité de la demande (Haute, Moyenne, Basse), puis par ordre chronologique inversé de date de création de la demande, sans égard au site. Par la suite, les demandes inactives s’affichent selon les mêmes critères de priorisation et de dates, sans égard au site.  

Les demandes affichées, qu’elles soient classées par site ou non, présentent le numéro de la demande, le statut, le type de demande ainsi que le destinataire et le responsable de la demande. Toutes les colonnes peuvent être triées, à l’exception de celle du site lorsque le classement par site est sélectionné.

Des filtres (Période, Statut, Responsable) sont disponibles afin d’affiner la recherche. Cliquer sur cette icône , située dans le coin supérieur droit, permet d'accéder au DPE léger.

Cliquer sur l’icône , située dans le coin supérieur droit, permet d’ajouter une alerte pour un usager. Celle-ci peut également être ajoutée via les listes de demandes d’autorisation, de demandes d’accès à l’information et de demandes à envoyer, dans la colonne Alerte en cliquant sur l’icône qui s’affiche grisé ou en bleu (s’il y a une alerte).

L’alerte sera visible dans chacun des onglets du module d’accès à l’information, dans la colonne prévue à cet effet.

Elle s’affiche également dans la section supérieure des demandes de l’usager.

La présence de l’icône dans la colonne À envoyer indique que la demande d’accès n’a pas encore été envoyée. S’il n’y a pas d’icône, c’est que la demande est fermée et que les documents ont été envoyés.

Changer le statut d’une demande

Pour faciliter le suivi d’une demande, il est possible d’en changer le statut directement depuis la liste des demandes d’un usager. Le seul statut ne pouvant être changé depuis cette liste est Fermé. Pour fermer une demande, il faut obligatoirement passer par la fenêtre d’ajout des documents. Il est également impossible de réactiver une demande fermée à partir de la liste déroulante; l’utilisateur doit alors cliquer sur l’icône du crayon, puis sur Rouvrir la demande. Le statut de la demande est alors modifié pour En cours.

Les changements de statut qui suivent nécessitent l’ajout d’informations supplémentaires :

  • En attente : La mise en attente d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. Il est possible de fournir des précisions au besoin.

  • Référé : Le transfert d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. La saisie du nom d’un référent (personne ou service qui prend en charge la demande) est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Refusé : Le refus d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison de refus est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Annulé : L’annulation d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison est obligatoire pour confirmer le changement.

Consulter les détails d’une demande

L'accès aux détails d'une demande se fait à partir de la liste des demandes d'un usager.

  • Pour y accéder à partir de la liste des demandes d’accès à l’information, cliquer sur le chevron situé à gauche du nombre de demandes pour un usager pour afficher les demandes actives d’un usager. Cliquer ensuite sur l'icône qui figure sur la ligne de la demande à consulter, ou cliquer n’importe où sur la ligne de la demande.

 

  • Dans la fenêtre des demandes de l’usager, cliquer sur la ligne de la demande pour la consulter.

 


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