Accès à l'information – Traitement de la demande d'accès
Accéder au traitement de la demande
Il est possible d’accéder au traitement de la demande de trois manières différentes :
À partir de la liste des demandes d’autorisation, cliquer sur une demande de la liste, compléter celle-ci et cliquer sur Créer et poursuivre.
Dans la liste des demandes d’accès, cliquer sur la ligne de la demande à traiter.
Dans les demandes de l’usager, cliquer sur la ligne de la demande à traiter.
Consulter les détails de la demande
Les détails de la demande sont présentés dans une fenêtre qui se divise en deux onglets : Informations générales et Documents.
Informations générales
L'onglet Informations générales dresse un portrait global des éléments administratifs de la demande.
Priorité
Date de la demande
Site
Remarque : La présence d’une icône d'avertissement à gauche du site indique qu'aucun document n'a été ajouté pour un ou plusieurs sites sélectionnés, ou qu’un ou plusieurs documents ajoutés ne sont associés à aucun des sites sélectionnés.Responsable
Demande d’autorisation liée
Type de demande
Statut
Tarif (tarif en lien avec le type de demandeur et calcul des frais, s’il y a lieu, à la suite de la sélection des documents à envoyer)
Destinataire (nom et coordonnées)
Requérant (nom et coordonnées)
Envoi de la demande
Info : Si des informations n’ont pas été saisies, la mention Aucune donnée saisie s’affiche.
Capture d'écran : Avec demande d’autorisation liée
Capture d'écran : Sans demande d’autorisation liée
Lier une demande d’autorisation à une demande d’accès
Pour lier une demande d’autorisation à une demande d’accès déjà créée, cliquer sur Lier.
Une fenêtre s’affiche. Sélectionner une demande d’autorisation pour qu'elle s’affiche à droite de l'écran. Pour lier la demande d’autorisation à la demande d’accès, cliquer sur Lier.
La demande d’autorisation est liée à la demande d’accès.
Pour imprimer la demande, cliquer sur Aperçu, puis sur le bouton d’impression et sur Imprimer. Il est possible de conserver cette fenêtre ouverte et d’accéder aux autres onglets du module d’accès à l’information.
Pour consulter une demande d’autorisation liée, cliquer sur le lien. La fenêtre pour lier la demande d’autorisation s’affiche et présente les demandes d’autorisation liées à l’usager à gauche et la demande d’autorisation liée à la demande d’accès en cours à droite.
Pour supprimer le lien, cliquer sur le bouton Supprimer le lien. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois l’action confirmée, la fenêtre se ferme. Le lien ne s’affiche plus dans les informations générales de la demande.
Il est aussi possible de supprimer un lien existant entre une demande d’autorisation et une demande d’accès en cliquant sur le bouton Supprimer le lien à partir des informations générales de la demande. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois l’action confirmée, le lien n’est plus présent.
Documents
L’onglet Documents présente la liste des documents du dossier médical liés à la demande, et permet d’ajouter des documents. Les documents sont par défaut classés en ordre de date des documents, du plus récent au plus ancien. Ce tri peut toutefois être changé en cliquant sur le titre des colonnes Date, Titre et Site.
| 1 | Ajouter des documents | Permet d’ajouter des documents à la demande. Voir la section Ajouter des documents à une demande. |
| 2 | Saisir des lettres | Permet de saisir une lettre à joindre au document PDF à envoyer. |
| 3 | Fermer et exporter
| Permet de fermer la demande et de générer un document PDF de tous les documents ajoutés à la demande, précédé d'un sommaire des documents liés à la demande. Il est important de préciser le type de mise en page désiré (recto seulement ou recto verso). Voir la section Fermer et exporter une demande pour tous les détails. |
| 4 | Aperçu | Permet de voir un aperçu d'un ou de plusieurs des documents ajoutés sans provoquer la fermeture de la demande. Voir la section Voir un aperçu d’un ou de plusieurs documents. |
| 5 | Avertissement | Indique différents avertissements pour un document, s’il y a lieu. |
| 6 | Date | Indique la date du document au Dossier patient électronique (DPE). |
| 7 | Titre | Indique le titre du document, tel qu’il figure au DPE. |
| 8 | Site | Indique le site de provenance du document. |
| 9 | Pages sélectionnées | Indique le nombre de pages du document sélectionnées pour être transmises dans le cadre de la demande. |
| 10 |
| Indique qu’une lettre a été saisie. |
| 11 |
| Identifie le sommaire des documents, qui est généré lors de la fermeture et de l’extraction d’une demande. |
| 12 |
| Indique que le document renferme certaines sections masquées temporairement. |
| 13 |  | Indique que le document ajouté ne correspond pas à la version courante. Il est possible de le remplacer au besoin. |
| 14 |  | Indique que le document ajouté est une version supprimée. Il est possible de le remplacer au besoin. |
| 15 |
| Indique que le document ajouté provient d'un site qui n’est pas associé à la demande. |
| 16 |
| Permet de retirer un document de la liste des documents ajoutés. |
| 17 | Total | Indique le nombre total de pages sélectionnées, sur le nombre total de pages pour tous les documents ajoutés à la demande. |
Ajouter des documents à une demande
L’ajout de documents se fait sous l’onglet Documents, en cliquant sur Ajouter des documents.
Remarque : Il est recommandé d’ajouter un maximum de 250 pages à une demande. Des améliorations seront apportées au module dans une version ultérieure de Cristal-Net pour permettre le traitement des demandes de très grande taille.
La fenêtre Ajout de documents à la demande est divisée en trois sections :
Arborescence du DPE : Liste des répertoires contenant les documents disponibles dans le DPE pour l’usager en contexte.
Documents disponibles : Liste des documents disponibles en fonction de la sélection effectuée dans l'arborescence. Par défaut, la fenêtre présente la liste de Tous les documents du DPE pour l'usager en contexte.
Documents à ajouter : Liste des documents que l’utilisateur souhaite ajouter à la demande.
Dans la fenêtre Ajout de documents à la demande :
En fonction des documents recherchés, cliquer sur la section de l'arborescence pertinente.
Tous les documents qui sont liés à la section de l’arborescence choisie s'affichent dans la section du centre, Documents disponibles.Depuis la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.Pour sélectionner et ajouter un document, il existe trois façons :
Depuis le visualiseur
Dans la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.Cliquer sur le bouton Ajouter qui figure dans le coin inférieur droit de la fenêtre de visualisation.
Le document s'ajoute dans la section Documents à ajouter.
Dans la section Documents disponibles, un crochet remplace l'icône , indiquant que le document est ajouté.Pour annuler la sélection et l’affichage du document, cliquer sur Annuler.
Le visualiseur se ferme et la section de droite, Document à ajouter, réapparaît, sans document ajouté.
Le document précédemment sélectionné affiche toujours un , indiquant qu’il est encore disponible dans la liste des documents disponibles.
En cliquant sur l’icône
Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur l'icône qui figure à la gauche du titre du document à ajouter.
Le document s'ajoute alors dans la section Documents à ajouter.
Dans la liste des documents disponibles, le document ajouté affiche un crochet .
En cliquant sur le bouton « Ajouter tout »
Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur le bouton Ajouter tout afin d’ajouter tous les documents figurant dans cette section.
Info : Pour ajouter le dossier intégral de l’usager, s’assurer d’avoir sélectionné la catégorie Tous les documents dans la section Arborescence du DPE.
Pour finaliser l'ajout de documents à une demande, cliquer sur le bouton Ajouter, situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Les documents ajoutés dans la section de droite sont transférés dans la demande et se retrouvent sous l'onglet Documents.Avertissement : Si la fenêtre Ajout de documents à la demande est fermée sans que les documents aient été adéquatement ajoutés, soit en cliquant Annuler ou sur le X de la fenêtre, un message d'avertissement s’affiche pour en avertir l’utilisateur.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les documents ajoutés dans la fenêtre Ajout de documents à la demande et fermer de la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où figurent les documents enregistrés et ajoutés.
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement, de même que la fenêtre Ajout de documents à la demande, sans enregistrer les documents qui y avaient été placés. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où ne figurent pas les documents qui avaient été sélectionnés.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené à la fenêtre Ajout de documents à la demande.
Retirer des documents d’une demande
Pour retirer des documents de façon unitaire, cliquer sur l'icône située à gauche du titre du document à retirer dans la section Documents à ajouter. Le document est alors retiré de la section Documents à ajouter et remis dans la section Documents disponibles avec une icône .
Pour retirer tous les documents ajoutés d’un coup, cliquer sur le bouton Retirer tout. Tous les documents sont alors retirés de la section Documents à ajouter et remis dans la section Documents disponibles avec une icône .
Les documents peuvent également être retirés à partir de l'onglet Documents. Dans ce cas, cliquer sur l'icône de retrait située à l’extrémité de la ligne du document.
Pour retirer des documents en lots, sélectionner les documents à retirer dans la liste des documents, puis cliquer sur Retirer.
Sélectionner les pages du document à inclure dans la demande
Lors de l'ajout de documents, il est possible que toutes les pages du document ne soient pas requises pour répondre aux besoins de la demande. Il est donc possible de sélectionner seulement une ou plusieurs pages d'un document.
La sélection de pages s’effectue lorsque le document est affiché dans le visualiseur, peu importe qu’il ait été ouvert à partir de la fenêtre Ajout de documents à la demande ou de l'onglet Documents.
Cliquer sur le document désiré afin de l’ouvrir dans le visualiseur.
Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer la ou les pages à inclure.
Si la page à inclure est affichée dans le visualiseur, cocher la case Page à inclure située tout au bas du visualiseur pour la sélectionner.
Le numéro de la page s'ajoute alors dans la zone de texte qui figure également au bas de la fenêtre.Répéter cette même procédure pour chaque page à ajouter.
Pour indiquer les pages à inclure sans les parcourir une à une, il est possible d'inscrire les numéros de pages, ou les étendues de pages, manuellement.
Il faut séparer les numéros ou les étendues de pages par une virgule, et les étendues de page par un trait d’union.
Exemple : 2,4,6-10,14,23-25Une fois la sélection de pages terminée pour un document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles). Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer la sélection de pages et fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer la sélection de pages. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.
Une fois les documents ajoutés, pour connaître le nombre de pages sélectionnées pour chaque document, il faut consulter la valeur qui figure dans la colonne Pages sélectionnées, sous l’onglet Documents.
Info : Noter qu’il est possible de combiner la sélection de pages et le masquage de contenu. Dans ce cas, si un masquage est effectué dans une page sans que celle-ci ait été sélectionnée, une icône d’avertissement s’affiche au bas de la fenêtre pour en aviser l’utilisateur.
Masquer du contenu dans un document
Afin de respecter le cadre législatif, une option de masquage est offerte dans le module d'accès à l'information. Il s'agit d'un masquage temporaire, c'est-à-dire que le masquage ne s'applique que sur le document ajouté à une demande. Le document original dans le DPE demeure intact, sans masquage.
Pour effectuer un masquage :
À partir de la page Ajout de documents à la demande, ou depuis la liste sous l’onglet Documents, cliquer sur le document à ajouter afin de l’ouvrir dans le visualiseur.
Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer le contenu à masquer.
Pour effectuer un masquage, activer le mode Masquage en cliquant sur le bouton . Le mode Masquage est actif lorsque l’icône est sur fond bleu.
Cliquer sur la page du document afin que l'icône du curseur se transforme en afin de permettre le masquage.
Pour procéder, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer celle-ci de façon à former un encadré qui recouvre l'information devant être masquée.
Au besoin, ajouter un texte dans l'encadré de masquage en cliquant dans l'encadré et en saisissant l'information désirée.
Il est possible d’ajuster la taille de l'encadré, de le déplacer ou encore de le supprimer en cliquant sur l'encadré. Une fois le contour de l’encadré transformé en pointillés, utiliser les cercles disposés autour pour ajuster la taille de l'encadré selon les besoins. Pour le déplacer, cliquer à l’intérieur de l’encadré et maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant l’encadré à l’endroit désiré. Pour le supprimer, sélectionner l'encadré et appuyer sur la touche Suppr (Supprimer) du clavier.
Une fois le masquage terminé dans le document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles). Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le masquage appliqué sur le document et fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer le masquage. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.
Info : Il est possible d'identifier rapidement un document sur lequel du masquage a été appliqué grâce à la présence de l’icône . Cette icône s’affiche pour un document comportant du masquage dans la page des Documents à ajouter et dans la liste des documents sous l’onglet Documents.
Saisir des lettres
Cette option permet de remplir un formulaire électronique (préalablement paramétré) qui pourra être utilisé comme lettre ou documents à joindre à votre envoi.
Pour plus d’information sur la création de formulaires évolutifs, consulter la page suivante : https://dcicristalnet.atlassian.net/wiki/spaces/CNETI1800/pages/11527271/GDF+Cr+ation+de+formulaires#GDF%E2%80%93Cr%C3%A9ationdeformulaires-Cr%C3%A9ationd%27unformulaire%C3%A9ditable%C3%A0l%27%C3%A9cranparl%27interm%C3%A9diaireduDPE.
Pour plus d’information sur le pilotage des types de documents, consulter la page suivante : https://dcicristalnet.atlassian.net/wiki/spaces/CNETI1800/pages/11429185.
Cliquer sur le bouton Saisir des lettres.
La fenêtre de Saisie de formulaires électroniques s’affiche et permet à l’utilisateur, via l’arborescence du DPE ou par la liste des documents au centre, de sélectionner un formulaire à compléter et de saisir l’information dans les champs prévus à cet effet.
Cliquer sur Signer. Une fenêtre de validation s’affiche afin de confirmer l'identité de l’utilisateur; il devra saisir le même mot de passe que pour Cristal-Net. La signature électronique s’apposera à la fin du document.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer et rester dans la fenêtre de saisie.
Cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer, que la fenêtre de saisie se ferme et retourner à l’onglet Documents.
Remarque : À l’enregistrement, le formulaire est également déposé au dossier de l’usager (DPE).Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre sans enregistrer. Un message d’avertissement s’affiche pour avertir l’utilisateur que les modifications non sauvegardées seront perdues.
Un avertissement s’affiche alors. Pour que la lettre type soit ajoutée à la liste des documents, cliquer sur le bouton Ajouter qui se trouve dans l’avertissement.
Fermer et exporter une demande
Le bouton Fermer et exporter génère un document en format PDF de tous les documents ajoutés à la demande, et présente en première page un sommaire des documents liés à la demande.
En cliquant sur le bouton Fermer et exporter, un message de confirmation demande à l'utilisateur de préciser s’il souhaite que l’ensemble des documents soit imprimé recto verso. Si tel est le cas, il est important de le préciser lors de la préparation de la demande afin qu’une page blanche soit insérée au besoin et que chaque document commence sur le recto d’une page.
Avertissement : Si le bouton Fermer et exporter est grisé, la fermeture de la demande sera impossible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cet état : un ou plusieurs documents de la liste sont cochés, ou le sommaire des documents n'a pas été correctement paramétré.Choisir Recto verso ou Recto seulement.
Dans le bandeau qui s’affiche au bas de la fenêtre, choisir Ouvrir.
L’exportation et la fermeture de la demande entraînent la création d’un sommaire qui dresse un portrait global des documents liés à la demande.
Il est possible d’imprimer le document en sélectionnant l’imprimante et en suivant les étapes d’impression suggérées.
Avant de procéder à l’impression, s’assurer d'activer l’option d’impression recto verso d’Acrobat Reader si c’est le format souhaité.
Cliquer sur Imprimer.
Info : Une fois l’exportation effectuée, le statut de la demande est changé pour Fermé, et ce, même si la demande n’a pas été imprimée. Le sommaire des documents qui a été généré est déposé automatiquement au DPE. Il demeure visible dans la liste des documents ajoutés suite à l'impression.
Avertissement : Dès que le choix de mise en page du fichier d’extraction est effectué (« recto verso » ou « recto seulement »), un message confirmant la génération d’un sommaire des documents et du fichier d’extraction s’affiche au bas de l'écran. Le statut de la demande est automatiquement modifié pour Fermé.
Le statut de la demande ne tient pas compte de l’impression du fichier d’extraction. En effet, le statut demeure Fermé, que l’impression soit effectuée ou non. Si l’utilisateur a extrait la demande par erreur, pour poursuivre, il devra rouvrir la demande. Pour plus d’information, se référer à la page Modification d’une demande.
Remarque : Si un problème survient lors de la fermeture et de la génération du sommaire d’une demande volumineuse (plus de 250 pages), le sommaire sera tout de même généré et publié au DPE. Il est ensuite possible de sélectionner les documents en lot et de les réimprimer à l'aide du bouton Aperçu.