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DPE – Parachèvement

L'archiviste médicale effectue une analyse finale lorsqu'un parachèvement a été posé par un médecin ou un autre intervenant ayant le droit de poser une action dans un dossier dont le statut est à Incomplet.

Compléter le cycle de parachèvement

Vérifier les dossiers après le parachèvement des médecins

Accéder à la Liste des dossiers de parachèvement en cliquant sur DPE > Analyse de dossier.
Sélectionner le site désiré.
Afficher la liste des dossiers complétés par les médecins.
Cliquer ici pour obtenir les détails
1. Dans le champ Statut dossier, sélectionner Incomplet.
2. Dans le champ État du document, sélectionner Fait.
3. Cliquer sur Rechercher. Tous les dossiers complétés par les médecins seront listés.
Capture d'écran : Étapes pour afficher la liste des dossiers complétés par les médecins

Remarque : Pour traiter les dossiers complétés par un médecin, trier la liste par Nom du médecin. Vous pouvez également effectuer une recherche à partir de la section du haut, mais ce tri est non recommandé, car vous ne verrez apparaître que les dossiers complétés de ce médecin.
Sélectionner le dossier à vérifier. Le volet du bas affiche les documents incomplets du dossier sélectionné, peu importe l'état du document.
Capture d'écran : Description du volet du bas de la Liste des dossiers de parachèvement
Cliquer sur l'icône du documentpour activer l'onglet Édition de tâches et accéder à la feuille de parachèvement. Cette fenêtre affiche les tâches que l’archiviste médicale a demandées, les actions effectuées sur le document par le médecin et les remarques du médecin (si des remarques ont été saisies).
Modifier le statut du document.
1. Document complet et conforme : Si l’analyse du document affiché est conforme à ce qui avait été demandé, cliquer sur Terminé. Le statut du dossier sera modifié à Complet.
2. Zone de texte problématique : Si le médecin a ajouté de l’information dans une zone de texte mal positionnée ou de taille inadéquate, l’archiviste médicale peut en modifier la taille ou la déplacer en cliquant sur Ajustement au bas du document affiché dans la section de droite. Consulter la page sur l'ajustement d'une zone de texte pour plus de précisions.
3. Document partiellement parachevé : Si le document est partiellement parachevé, cocher Fait pour les tâches complétées seulement. Sélectionner le statut du document À compléter. Le document s’enregistrera avec le statut À compléter et figurera à nouveau dans la Liste des documents incomplets du médecin. Dès qu'une action est posée par le médecin, le délai du document (nombre de jours entre la date d'analyse et le jour courant) est remis à zéro.
Si la case Passer au suivant est cochée, le document suivant s’affichera jusqu’à la fin de la liste, et ce, jusqu'à ce que vous ayez terminé vos actions en cliquant sur À compléter, Terminé ou Annuler.

Astuce

Pour consulter le dossier médical de l'usager, cliquer sur l’onglet Navigateur. Pour revenir au document en cours de vérification, cliquer sur l’onglet Édition de tâches.

Consulter la version antérieure d'un document

Remarque

Cette fonction est destinée à l’usage exclusif des archivistes médicales.

Les archivistes médicales peuvent consulter la version d'un document incomplet avant le parachèvement du médecin.

Accéder au Navigateur.
Cliquer sur le chevron situé à gauche d'un document. La version précédente s’affichera en vert sur la ligne suivante. La sélectionner pour la visualiser.
Cliquer à nouveau sur le chevron pour effacer la ligne verte.

Capture d'écran : Étapes pour consulter la version antérieure d'un document

Traiter un document incomplet refusé par le médecin

Un médecin peut refuser de compléter un document demandé par l'archiviste médicale. Celui-ci doit alors en indiquer la raison dans le champ Remarque du médecin. L’archiviste médicale procède ensuite aux modifications requises pour répondre aux motifs du refus du parachèvement.

Action à entreprendre par l’archiviste médicale en fonction du motif de refus du médecin

Non pertinent : Un parachèvement ne peut pas être supprimé. Cliquer sur Terminer.

Mauvais médecin : Changer le nom de médecin et cliquer sur À compléter.

Déjà complété : Cliquer sur Terminer.

Effectuer un deuxième cycle de parachèvement

Il arrive qu’un document considéré comme Terminé doive être édité de nouveau. Dans ces situations, le statut de parachèvement du document doit être remis à À compléter, afin qu'un deuxième cycle de parachèvement soit effectué.

Modifier le statut d'un document final devant être réédité

Pour modifier le statut d'un document, l'archiviste médicale doit :

Accéder à la Liste des dossiers de parachèvement en cliquant sur DPE > Analyse de dossier.
Appliquer un filtre de recherche.
1. Dans le champ Statut dossier, sélectionner Complet.
2. Dans le champ État du document, sélectionner Terminé.
3. Cliquer sur Rechercher.
Sélectionner le dossier à parachever.
Cliquer sur l’onglet Navigateur et procéder comme pour une première analyse. Lors de l’enregistrement du parachèvement, le statut est automatiquement changé à À compléter. Ce changement de statut peut également s’effectuer à partir de l’onglet Édition de tâches.

Capture d'écran : Exemple d'un document ayant dû effectuer un deuxième cycle de parachèvement

Le parachèvement vu par les médecins

Capture d'écran : Vue du médecin au moment du parachèvement d'un document

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