Gestion des formulaires (GDF)
Survol de la gestion des formulaires (GDF)
La gestion des formulaires (GDF) est un module de Cristal-Net permettant :
de générer et d'imprimer des formulaires en lot;
de regrouper logiquement les formulaires par répertoires pour faciliter leur utilisation. Souvent, les répertoires regroupent des formulaires les plus couramment utilisés par une unité de soins ou une clinique;
de déposer des formulaires qui seront utilisés dans le DPE et éditables à l'écran grâce à la fonctionnalité des formulaires évolutifs;
d'identifier les formulaires à l'aide de codes à barres contenant les informations nécessaires lors de la numérisation pour le classement automatique des documents dans le dossier du patient.
La gestion des formulaires (GDF) est en quelque sorte l'équivalent des pigeonniers qui servaient anciennement au classement des formulaires papier utilisés sur une unité de soins ou dans une clinique. GDF permet d'imprimer les formulaires avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation. Les formulaires peuvent être imprimés avec ou sans les renseignements du patient, selon les besoins des utilisateurs.
Par exemple, pour une clinique donnée, il serait possible de regrouper dans un répertoire nommé Première visite les formulaires vierges suivants : la feuille de consultation médicale, la feuille de note infirmière et la feuille de demande d'examens complémentaires. Le responsable de l'accueil pourrait sélectionner tous les documents du répertoire Première visite et ainsi imprimer les trois formulaires vierges, identifiés avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation et les classements des documents au DPE.
Accéder à GDF
À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gestion des formulaires > GDF.
Écran d'accueil de GDF
L'écran d'accueil de GDF se divise en trois grandes sections :
les répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement;
la barre de mise en contexte;
la liste des usagers reliés à la mise contexte.
Répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement
Cette section présente les répertoires et sous-répertoires du GDF. Ceux-ci contiennent la totalité des formulaires de l'établissement. Les répertoires sont liés au poste d'ordinateur et ont été préalablement définis par le gestionnaire de répertoires (utilisateur détenant les droits requis pour effectuer le pilotage de GDF). L'affichage des répertoires et sous-répertoires varie selon l'onglet sélectionné. Trois onglets sont disponibles dans cette section : Tous, Clinique/Unité de soins et Favoris. En savoir plus sur la gestion des répertoires.
Filtrer l'affichage des répertoires et sous-répertoires
Onglet « Tous »
L'onglet Tous affiche l'ensemble des répertoires de tous les sites, classés par ordre alphabétique de sites. Chaque répertoire contient l'ensemble des formulaires disponibles dans GDF pour le site de l'établissement. En savoir plus sur la gestion des répertoires.
Onglet « Clinique/Unité de soins »
L'onglet Clinique/Unité de soins affiche les répertoires sélectionnés par le gestionnaire. La sélection des répertoires est faite en fonction des besoins d'un secteur d'activités.
Onglet « Favoris »
L'onglet Favoris affiche les répertoires identifiés par l'utilisateur comme étant ses répertoires les plus utilisés, c'est-à-dire, ses favoris.
Actions disponibles dans l'arborescence
À partir de l'arborescence de GDF, différentes actions peuvent être effectuées.
Actions | Description |
|---|---|
| Permet de rechercher un formulaire existant dans GDF. Cette recherche permet d’afficher les formulaires disponibles pour le site en contexte. |
| Permet l'ajout d'un répertoire principal. Cette action peut être effectuée par les utilisateurs détenant les droits d'accès nécessaires. L'ajout d'un répertoire principal est possible uniquement lorsque l'onglet « Tous » est sélectionné. |
| Permet de rafraîchir l'arborescence en affichant les nouveaux éléments créés comme les formulaires, les sous-répertoires et les répertoires principaux. Cette action permet également de fermer les répertoires de l'arborescence. Seuls les répertoires et les sous-répertoires configurés pour l'ouverture par défaut sont alors ouverts. |
ou | Le bouton Afficher permet de visualiser des formulaires qui ne sont pas configurés pour le site en contexte. Les répertoires principaux ainsi que les sous-répertoires ne contenant pas de formulaires configurés pour le site en contexte seront également affichés. Même s'ils ne sont pas configurés pour le site en contexte, les formulaires rayés peuvent néanmoins être consultés, mais pas imprimés, ni édités. Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Cacher, l'ensemble des formulaires non associés au site en contexte ainsi que les sous-répertoires et les répertoires principaux de l'arborescence ne contenant pas de formulaires configurés pour ce site vont disparaître de la vue. Avertissement : Lors de la création d'un répertoire ou d'un sous-répertoire, celui-ci sera visible sous le libellé Nouveau dossier, même si l'option Afficher n'a pas été sélectionnée. Il disparaîtra cependant de la vue dès qu'il sera renommé, à moins que l'option Afficher ne soit sélectionnée ou que des formulaires y soient associés. |