La gestion des actions de conservation permet de mettre en lien les documents du DPE avec les règles de conservation de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Cette fonctionnalité est destinée à l'usage de la personne responsable de la gestion du DPE (aussi appelée « pilote DPE »). On y détermine les codes et les durées de conservation des documents (5 ans, 20 ans, permanente, etc.). Ces actions de conversation sont ensuite reprises pour spécifier la durée de conversation de chaque type de document.
Accéder aux actions de conservation
Pour accéder à la fonctionnalité Actions de conservation, cliquer sur DPE > Gestion > Actions de conservation à partir du menu principal de Cristal-Net.
La fenêtre Gestion des actions de conservation apparaît. Trois actions y sont possibles : DPE – Action de conservation#ajouter, DPE – Action de conservation#modifier ou DPE – Action de conservation#supprimer une action de conservation.
Astuce : Il est possible d'effectuer un tri dans les colonnes du tableau en cliquant sur l'entête de la colonne désirée. Un triangle blanc s'affiche alors dans la colonne sélectionnée.
Ajouter une action de conservation
- Cliquer sur le bouton
. Une fenêtre s'affichera. - Saisir les informations demandées et sélectionner le type de conservation.
- Cliquer sur Enregistrer.
Capture d'écran : Ajout d'une action de conservation
Modifier une action de conservation
- Sélectionner l'action à modifier parmi la liste d'actions déjà existantes.
- Cliquer sur le bouton
. - Modifier les informations.
- Cliquer sur Enregistrer.
Supprimer une action de conservation
- Sélectionner l'action à modifier parmi la liste d'actions déjà existantes.
- Cliquer sur le bouton
. Un message de confirmation s'affichera. - Cliquer sur Oui pour supprimer l'action.
Avertissement : La suppression est possible seulement si vous n'avez aucun type de document lié à cette action de conservation.