Accès à l'information – Demandes à envoyer
- Equipe DCI Cristal-Net
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Demandes à envoyer
Cette liste regroupe l’ensemble des demandes d’accès à envoyer, ayant un statut Fermé, En attente, Référé et Refusé. À la suite de la fermeture de la demande (Fermer et exporter), celle-ci est envoyée dans la liste des Demandes à envoyer. Cette liste permet, par exemple, qu'une archiviste qui est en télétravail procède au traitement de la demande et qu’un employé présent dans l'établissement puisse procéder à l’impression et à l’envoi de la demande.
Les demandes y sont regroupées par ordre de priorité (haute à basse) et ensuite par ordre de date (de la plus ancienne à la plus récente).
| Description | Commentaire |
|---|---|---|
1 |
| Permet de retourner à la page d’accueil des listes d'usagers. |
2 | Onglets | Onglets :
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3 | Filtres | Différents filtres permettent d’affiner la recherche parmi les demandes à envoyer.
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4 | Rechercher
| Le bouton Rechercher permet d’effectuer une recherche en fonction des filtres appliqués. Cliquer sur l’icône permet de réinitialiser les filtres. |
5 | Créer une demande d’accès | Permet d’ouvrir la fenêtre de création d’une nouvelle demande d’accès à l’information. |
6 |
| Permettent de voir plus d’usagers à l'écran ou d’améliorer la lisibilité en ajustant la hauteur des lignes. La hauteur des lignes sélectionnée par l’utilisateur est conservée à chaque connexion. Il existe trois hauteurs de lignes différentes.
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7 |
| Permet de rafraîchir la liste en rétablissant le tri par défaut. |
8 | Mise en contexte | Affiche tous les usagers qui ont une demande à envoyer, avec un statut Fermé, En attente, Référé et Refusé. Par défaut, les usagers sont triés en fonction des règles d’affaire suivantes :
Il est possible de modifier le tri par défaut en cliquant sur un entête de colonne, selon votre besoin. |
9 | Alerte | Indique qu’une alerte est présente. Il est possible d’ajouter une alerte en cliquant dans la colonne Alerte sur le bouton grisé. L’icône bleue indique qu’il y a déjà une alerte au dossier. |
10 |
| Indique la priorité de la demande. Il y a trois niveaux possibles :
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11 |
| Indique qu’une demande nécessite une confirmation d’envoi. |
Confirmer l’envoi
Pour procéder à la confirmation de l’envoi :
Cliquer sur la ligne de la demande. L’onglet Informations générales de la demande de l’usager s’affiche.
Pour procéder à l’impression, l’utilisateur clique sur l’onglet Documents.
Cliquer sur Exporter ou Aperçu pour afficher le fichier PDF et procéder à l’impression.
Cliquer sur Recto verso ou Recto seulement, selon les besoins d’impression.
Le document s’affiche dans le visualiseur et il est alors possible de l’imprimer.
Avant de procéder à l’impression, s’assurer d'activer l’option d’impression recto verso d’Acrobat Reader si c’est le format souhaité.
Cliquer sur Imprimer.
Revenir à l’onglet Informations générales afin de confirmer l’envoi de la demande.
Cliquer sur Confirmer l’envoi, un message de confirmation s’affiche.
Compléter les trois champs obligatoires :
Date de l’envoi : La date du jour s’inscrit automatiquement, mais il est possible de la changer si la date d’envoi n’est pas celle du jour.
Type d’envoi : Le type d’envoi qui sera effectué, parmi les choix du menu déroulant.
Envoyé par : Le nom de l’utilisateur qui procède à l’envoi doit être inscrit.
Une fois la confirmation de l’envoi effectuée, la demande est fermée et retirée de la liste des demandes à envoyer.