Un code de type de document est un code unique associé à un type de document. C'est grâce à ce système de codification que les documents se classent automatiquement dans l'arborescence du Dossier patient électronique (DPE). Afin d'assurer une certaine uniformité dans l'ensemble du réseau de la santé, une standardisation est proposée dans l'attribution des codes de documents.
Info : Lors de la numérisation d'un formulaire, le code de type de document s'affiche également sous la forme d'un code à barres unique pour le classement du document au DPE.
Dans Cristal-Net, les termes formulaires et documents ne sont pas exactement synonymes.
- Un formulaire est un document à compléter. Lorsqu'il est vide, il ne contient pas de données patient. Il n'a donc aucune valeur sur le plan clinique. Dans GDF, on parle ainsi généralement de formulaires.
- Un document contient de l'information d'un patient ayant une valeur sur le plan clinique. Il peut s'agir d'une note clinique, d'un rapport médical, de résultats de laboratoire, d'une demande de consultation, etc. Dans le DPE, ce sont donc des documents qui sont archivés.
Ainsi, un intervenant pourrait imprimer un formulaire à partir de GDF. Le formulaire, une fois complété avec les données du patient, devient un document prêt à être numérisé au DPE.
Standardisation des codes de types de documents dans Cristal-Net
L'élaboration de lignes directrices en matière de standardisation provinciale dans l'attribution des codes de types de documents comporte plusieurs avantages :
- Uniformiser les pratiques dans l'ensemble du réseau de la santé.
- Permettre aux établissements une souplesse dans la gestion des documents.
- Assurer une structure de codification unique, sans risque d'entrer en conflit avec le système de codification des autres établissements.
Lignes directrices
- Un code de type de document doit être unique.
- Un code de type de document est toujours composé d'un préfixe (2 lettres) et d'un suffixe (≤ 5 chiffres).
Exemple : DT12345 - Le préfixe DT est réservé aux formulaires provinciaux.
- Chaque établissement s'est vu attribuer un préfixe qui lui est propre (voir tableau ci-dessous).
- Pour les formulaires locaux, le choix du suffixe relève de l'établissement (en autant qu'il soit composé d'un maximum de 5 caractères numériques).
Exemple : Le code du formulaire associé au Résumé de chirurgie pourrait être LV1289 (CISSS de Laval) et CQ4578 (CHU de Québec-Université Laval).
En résumé
Code de type de document unique = Préfixe+Suffixe
Préfixe (2 lettres) : Le préfixe DT est réservé aux formulaires provinciaux. Un préfixe unique a été déterminé par le CDO – Cristal-Net pour chacun des établissements.
Suffixe (≤ 5 chiffres) : Le choix du suffixe relève de l'établissement.
Attribution d'un préfixe aux établissements pour la standardisation des codes de types de documents
| CODE | ÉTABLISSEMENT | |
|---|---|---|
| -- | DT | Formulaires provinciaux |
| 01 | BL | CISSS du Bas-Saint-Laurent |
| 02 | LS | CISSS du Saguenay-Lac-Saint-Jean |
| 03 | CN | CIUSSS de la Capitale-Nationale |
| CQ | Centre hospitalier universitaire (CHU) de Québec-Universitaire Laval | |
| CP | Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec (IUCPQ) | |
| 04 | MR | CIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec |
| 05 | US | CIUSSS de l'Estrie–Centre hospitalier universitaire (CHU) de Sherbrooke |
| 06 | OM | CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal |
| CM | CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal | |
| SM | CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal | |
| NM | CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal | |
| EM | CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal | |
| UM | Centre hospitalier de l'Université de Montréal (CHUM) | |
| PP | Institut Philippe-Pinel de Montréal | |
| MG | Centre universitaire de santé McGill (CUSM) | |
| SJ | Centre hospitalier universitaire (CHU) Sainte-Justine | |
| IC | Institut de Cardiologie de Montréal | |
| 07 | OT | CISSS de l'Outaouais |
| 08 | AT | CISSS de l'Abitibi-Témiscamingue |
| 09 | CR | CISSS de la Côte-Nord |
| NK | CLSC Naskapi | |
| 10 | BJ | CRSSS de la Baie-James |
| 11 | GP | CISSS de la Gaspésie |
| 11 | IL | CISSS des Îles |
| 12 | CA | CISSS de Chaudière-Appalaches |
| 13 | LV | CISSS de Laval |
| 14 | LN | CISSS de Lanaudière |
| 15 | LR | CISSS des Laurentides |
| 16 | RC | CISSS de la Montérégie-Centre |
| RE | CISSS de la Montérégie-Est | |
| RO | CISSS de la Montérégie-Ouest | |
| 17 | BH | Centre de santé Inuulitsivik (Baie d'Hudson) |
| BU | Centre de santé Tulattavik de l'Ungava (Baie d'Ungava) | |
| 18 | CJ | Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James |