| Astuce |
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Nouveauté : Kepler 20.0.00 |
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En cliquant sur l'icône
qui figure dans le coin supérieur droit de la page d'accueil.
L’accès par cette icône mène à la liste de travail du module d’accès à l’information, laquelle regroupe toutes les demandes d'accès à l'information actives de l'établissement.
En cliquant sur l’icône
à partir d'un usager présent dans une liste d’usagers pour accéder aux demandes d’accès à l’information d’un usager spécifique.
En utilisant la fonction Consultation rapide
pour rechercher un usager spécifique et accéder à ses demandes d’accès à l’information en cliquant sur l’icône .
Ces deux derniers accès au module d'accès à l'information ont la particularité d'être centrés sur l'usager puisqu’on accède directement aux demandes d'accès à l’information associées à l'usager sélectionné.
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Commencer par sélectionner l’usager faisant l’objet de la demande d’accès à l’information dans la section Sélection d’un usager.
Si un usager est déjà en contexte, passer à l'étape suivante.Dans la section Informations sur la demande, fournir les informations relatives à la demande.
Dans la section Informations sur le requérant, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme faisant la demande.
Dans la section Informations sur le destinataire, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme destinataire.
Dans la section Commentaire, entrer toute autre information pertinente.
Une fois toutes ces informations saisies, cliquer sur le bouton Créer situé dans le coin inférieur droit de l'écran de saisie.
Un numéro séquentiel unique est attribué à la demande au moment de sa création.Si des informations obligatoires n’ont pas été fournies, l'enregistrement ne pourra pas s’effectuer et l’utilisateur sera ramené au champ à saisie obligatoire qui a été oublié.
Pour fermer la fenêtre sans enregistrer les informations saisies, cliquer plutôt sur le bouton Annuler.
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Depuis une liste d'usagers
Depuis la fonction de consultation rapide
Depuis la liste de travail présentant toutes les demandes actives de l'établissement
Par défaut, le classement de la liste des demandes d'un usager s'effectue par site (l'ordonnancement des sites est effectué alphabétiquement). À l'intérieur de chaque site, le classement effectué présente les demandes actives d'abord (À traiter, En cours, En attente) selon leur niveau de priorité (Haute, Moyenne et Basse), puis par ordre chronologique inversé de date de création de la demande. Par la suite figurent les demandes inactives (Référé, Fermé, Refusé, Annulé), présentées selon le même ordre de classement que les demandes actives.
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Pour y accéder à partir de la liste de travail, cliquer sur le chevron situé à gauche du nombre de demandes pour un usager pour afficher les demandes actives d’un usager. Cliquer ensuite sur l'icône
qui figure sur la ligne de la demande à consulter, ou cliquer n’importe où sur la ligne de la demande.
Dans la fenêtre des demandes de l’usager, cliquer sur la ligne de la demande pour la consulter.
Les renseignements de la demande sont répartis sous deux onglets.
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En fonction des documents recherchés, cliquer sur la section de l'arborescence pertinente.
Tous les documents qui sont liés au niveau de l’arborescence choisi s'affichent dans la section du centre, Documents disponibles.
Depuis la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.
Pour sélectionner et ajouter un document, il existe trois façons :
Depuis le visualiseur :
Dans la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.Cliquer sur le bouton Ajouter qui figure dans le coin inférieur droit de la fenêtre de visualisation.
Le document s'ajoute dans la section Documents à ajouter.
Dans la section Documents disponibles, un crochet remplace l'icône , indiquant que le document est ajouté.
Pour annuler la sélection et l’affichage du document, cliquer sur Annuler.
Le visualiseur se ferme et la section de droite, Document à ajouter, réapparaît, sans document ajouté.
Le document précédemment sélectionné affiche toujours un , indiquant qu’il est encore disponible dans la liste des documents disponibles. 
En cliquant sur l’icône
: Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur l'icône
qui figure à la gauche du titre du document à ajouter.
Le document s'ajoute alors dans la section Documents à ajouter.
Dans la liste des documents disponibles, le document ajouté affiche un crochet.
En cliquant sur le bouton « Ajouter tout » :
Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur le bouton Ajouter tout afin d’ajouter tous les documents figurant dans cette section.
Info : Pour ajouter le dossier intégral de l’usager, s’assurer d’avoir sélectionné la catégorie Tous les documents dans la section Arborescence du DPE.
Pour finaliser l'ajout de documents à une demande, cliquer sur le bouton Ajouter, situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Les documents ajoutés dans la section de droite sont transférés dans la demande et se retrouvent sous l'onglet Documents.
Avertissement : Si la fenêtre Ajout de documents à la demande est fermée sans que les documents aient été adéquatement ajoutés, soit en cliquant Annuler ou sur le X de la fenêtre, un message d'avertissement s’affiche pour en avertir l’utilisateur.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les documents ajoutés dans la fenêtre Ajout de documents à la demande et fermer de la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où figurent les documents enregistrés et ajoutés.
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement, de même que la fenêtre Ajout de documents à la demande,sans enregistrer les documents qui y avaient été placés. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où ne figurent pas les documents qui avaient été sélectionnés.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené à la fenêtre Ajout de documents à la demande.
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Cliquer sur le document désiré afin de l’ouvrir dans le visualiseur.
Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône
s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer la ou les pages à inclure.Si la page à inclure est affichée dans le visualiseur, cocher la case Page à inclure située tout au bas du visualiseur pour la sélectionner.
Le numéro de la page s'ajoute alors dans la zone de texte qui figure également au bas de la fenêtre.Répéter cette même procédure pour chaque page à ajouter.
Pour indiquer les pages à inclure sans les parcourir une à une, il est possible d'inscrire les numéros de pages, ou les étendues de pages, manuellement.
Il faut séparer les numéros ou les étendues de pages par une virgule, et les étendues de page par un trait d’union.
Exemple : 2,4,6-10,14,23-25
Une fois la sélection de pages terminée pour un document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles. Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer la sélection de pages et fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci est ajouté à la liste des Documents à ajouter..
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer la sélection de pages. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.
Une fois les documents ajoutés, pour connaître le nombre de pages sélectionnées pour chaque document, il faut consulter la valeur qui figure dans la colonne Pages sélectionnées, sous l’onglet Documents.
Info : Noter qu’il est possible de combiner la sélection de pages et le masquage de contenu. Dans ce cas, si un masquage est effectué dans une page sans que celle-ci ait été sélectionnée, une icône d’avertissement s’affiche au bas de la fenêtre pour en aviser l’utilisateur.
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À partir de la page Ajout de documents à la demande, ou depuis la liste sous l’onglet Documents, cliquer sur le document à ajouter afin de l’ouvrir dans le visualiseur.
Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône
s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer le contenu à masquer. 
Pour effectuer un masquage, activer le mode Masquage en cliquant sur le bouton
. Le mode Masquage est actif lorsque l’icône est sur fond bleu.Cliquer sur la page du document afin que l'icône du curseur se transforme en
afin de permettre le masquage. Pour procéder, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer celle-ci de façon à former un encadré qui recouvre l'information devant être masquée.
Au besoin, ajouter un texte dans l'encadré de masquage en cliquant dans l'encadré et en saisissant l'information désirée.
Il est possible d’ajuster la taille de l'encadré, de le déplacer ou encore de le supprimer en cliquant sur l'encadré. Une fois le contour de l’encadré transformé en pointillés, utiliser les cercles disposés autour pour ajuster la taille de l'encadré selon les besoins. Pour le déplacer, cliquer à l’intérieur de l’encadré et maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant l’encadré à l’endroit désiré. Pour le supprimer, sélectionner l'encadré et appuyer sur la touche Suppr (Supprimer)du clavier.
Une fois le masquage terminé dans le document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles). Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.
Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le masquage appliqué sur le documentet fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il est ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer le masquage. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.
Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.
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Accéder à la fenêtre de modification d’une demande selon l’une des deux méthodes suivantes :
À partir de la liste de travail des demandes actives d'accès à l'information de l'établissement en cliquant sur l'icône
située à l'extrémité de la ligne d'une demande.
À partir de l'onglet Informations générales d'une demande en cliquant sur l'icône
située dans le coin supérieur droit de l’onglet.
Dans la fenêtre Modification d’une demande, accéder à la section qui requiert un ajout ou une édition. Pour faire défiler la fenêtre jusqu'à l’endroit désiré, utiliser la barre de défilement ou les raccourcis vers les sections de la demande qui figurent au haut de la fenêtre.
Une fois l'édition terminée, cliquer sur Enregistrer.
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Aller au champ Responsable de la section Informations sur la demande.
Seul l'utilisateur responsable de la demande peut s'assigner une demande en cliquant sur M’assigner cette demande. L’assignation d’une demande à un autre utilisateur n’est pas possible.
Le nom du responsable s'inscrit dans le champ de gauche et le bouton M’assigner cette demande devient grisé.
Enregistrer la modification.
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Aller au champ Responsable de la section Informations sur la demande.
Cliquer sur le
qui figure à la droite du nom du responsable de la demande. 
Le nom inscrit comme responsable disparaît et le bouton est à nouveau accessible.
Faire la nouvelle sélection en cliquant sur M’assigner cette demande.
Enregistrer la modification.
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Pour voir un aperçu d’un document, cocher la case figurant à la gauche du titre du document et cliquer sur Aperçu.
Pour voir un aperçu de tous les documents, cocher la case figurant dans l'entête de colonne et cliquer sur Aperçu.
Info : Si l’utilisateur clique directement sur un document donné, celui-ci s’ouvrira dans le visualiseur. Il pourra alors effectuer les mêmes opérations de sélection et de masquage que lors de la sélection de documents.
Un message de confirmation demande à l'utilisateur de préciser s’il souhaite que l’ensemble des documents soit imprimé recto verso. Si tel est le cas, il est important de le préciser lors de la préparation de la demande afin qu’une page blanche soit insérée au besoin et que chaque document commence sur le recto d’une page.
Fermer et exporter une demande
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En cliquant sur le bouton Fermer et exporter, un message de confirmation demande à l'utilisateur de préciser s’il souhaite que l’ensemble des documents soit imprimé recto verso. Si tel est le cas, il est important de le préciser lors de la préparation de la demande afin qu’une page blanche soit insérée au besoin et que chaque document commence sur le recto d’une page.
Avertissement : Si le bouton Fermer et exporter est grisé, la fermeture de la demande sera impossible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cet état : la demande est encore au statut À traiter, un ou plusieurs documents de la liste sont cochés, ou le sommaire des documents n'a pas été correctement paramétré. Choisir Recto verso ou Recto seulement.
Dans le bandeau qui s’affiche au bas de la fenêtre, choisir Ouvrir ou Enregistrer.
Choisir Ouvrir pour ouvrir la demande en format PDF.
L’exportation et la fermeture de la demande entraînent la création d’un sommaire qui dresse un portrait global des documents liés à la demande.Il est possible d’imprimer le document en sélectionnant l’imprimante et en suivant les étapes d’impression suggérées.
Choisir Enregistrer pour enregistrer une copie de la demande. Un nom par défaut est attribué à la demande.
Avant de procéder à l’impression, s’assurer d'activer l’option d’impression recto verso d’Acrobat Reader si c’est le format souhaité.
Cliquer sur Imprimer.
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Avertissement : Dès que le choix de mise en page du fichier d’extraction est effectué (« recto verso » ou « recto seulement »), un message confirmant la génération d’un sommaire des documents et du fichier d’extraction s’affiche au bas de l'écran. Le statut de la demande est automatiquement modifié pour Fermé.
Le statut de la demande ne tient pas compte de l’impression du fichier d’extraction. En effet, le statut demeure Fermé, que l’impression soit effectuée ou non. Si l’utilisateur a extrait la demande par erreur, pour poursuivre, il devra rouvrir la demande. Pour plus d’information, se référer à la section Modification d’une demande.
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