Cristal-Net permet de générer certains types de rapports en lien avec la gestion du DPE (liste des dossiers avec un statut de conservation temporaire, détail de l'arborescence) et le suivi des dossiers incomplets (détail des dossiers et documents à compléter dans l'établissement, en fonction des spécialités, des médecins et des délais). Cette fonction est surtout utilisée par les archivistes médicaux (ou autre utilisateur détenant les droits requis) et constitue un outil pour répondre aux normes établies par le Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP) en matière de parachèvement.
Générer un rapport
Cristal-Net offre la possibilité de générer cinq types de rapports en lien avec le DPE.
- À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Rapport.
- Au besoin, sélectionner le site pour lequel un rapport doit être généré.
- Sélectionner le type de rapport à générer.
- Au besoin, définir les paramètres.
- Cliquer sur Lancer l'impression.
Types de rapports
Conservation temporaire
Ce rapport permet de générer la liste des dossiers qui détiennent une mention de conservation temporaire. Ce type de mention est surtout utilisé pour les dossiers des usagers faisant partie d'un projet de recherche. Les dossiers du rapport sont liés au site mis en contexte.
- Sélectionner le rapport Conservation temporaire.
- Sélectionner le site pour lequel le rapport doit être généré.
- Cliquer sur Lancer l'impression pour générer le rapport.
- Pour imprimer le rapport, cliquer sur l'icône de l'imprimante
située dans le coin supérieur droit.
Capture d'écran : Exemple d'un rapport Conservation temporaire généré pour le site CDO
Arborescence et Types de documents
Ce rapport permet d'afficher le détail complet de l'arborescence du DPE et les types de documents s'y rattachant. L'arborescence est commune à tous les sites d'un établissement.
- Sélectionner le rapport Arborescence + Types documents.
Info : L'arborescence étant commune à tous les sites d'un établissement, il n'est pas nécessaire de sélectionner un site. - Cliquer sur Lancer l'impression pour générer le rapport.
- Pour imprimer le rapport, cliquer sur l'icône de l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
Capture d'écran : Exemple d'un rapport Arborescence et types de documents
Parachèvement CMDP
Ce rapport permet d'afficher la liste des dossiers incomplets d'un site de l'établissement par spécialité médicale. Le rapport détaille le nombre de dossiers par médecin en fonction des paramètres sélectionnés (nombre de dossiers à parachever, nombre de jours écoulés depuis que le dossier a été analysé par l'archiviste médical, spécialité médicale).
- Sélectionner le rapport Parachèvement CMDP.
- Sélectionner le site pour lequel le rapport doit être généré.
- Définir les paramètres.
Nombre de dossiers : Filtre les médecins en fonction du nombre de dossiers qu'ils doivent parachever.
Info : Le nombre de dossiers suggéré par défaut est fixé à 50. Cette valeur par défaut peut être paramétrée par l'établissement pour accélérer la saisie.
Délai : Filtre les dossiers en fonction du nombre de jours écoulés depuis l'analyse du dossier par l'archiviste médical. Le délai correspond à l'intervalle de temps entre le moment où le dossier a été marqué comme incomplet par l'archiviste et la date du jour.
Spécialité : Filtre les médecins en fonction d'une spécialité donnée. Il est également possible de sélectionner la valeur [ Tous ] afin qu'aucun filtre ne soit appliqué. - Cliquer sur Lancer l'impression pour générer le rapport.
- Pour imprimer le rapport, cliquer sur l'icône de l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
Capture d'écran : Exemple d'un rapport recensant les dossiers incomplets de cardiologie du site CDO
Documents incomplets MD
Ce rapport permet d'afficher la liste des documents incomplets d'un établissement par intervenant. La recherche s'effectue pour l'ensemble des sites d'un établissement. Les filtres de recherche permettent de répondre aux normes établies par le CMDP en matière de parachèvement. Le rapport existe en version sommaire ou détaillée. Il tient compte des dossiers incomplets contenant au moins un document ayant le statut à compléter, à dicter ou tâche externe.
- Sélectionner le rapport Documents incomplets MD. Info : Un médecin pouvant pratiquer sur plus d'un site à l'intérieur d'un même établissement, la recherche s'effectue pour l'ensemble des sites de l'établissement. Le message suivant s'affichera :
Définir les paramètres de recherche.
Rapport détaillé : Pour un médecin donné, affiche les numéros des dossiers incomplets, la date de départ, le type d'épisode, la date de référence, le nombre de jours, le type de document et l'état du document. Le total indique le nombre de dossiers pour lesquels un ou plusieurs documents sont incomplets.
Rapport sommaire : Pour un médecin donné, affiche le type, l'état et le nombre de documents incomplets. Le total indique le nombre de dossiers pour lesquels un ou plusieurs documents sont incomplets.
Ces paramètres permettent de filtrer les intervenants selon le nombre de dossiers et de documents incomplets.
Plus grand ou égal à [ ] dossiers incomplets : Cible les intervenants ayant un nombre de dossiers uniques incomplets plus grand ou égal à la valeur saisie.
Moins de [ ] dossiers incomplets : Cible les intervenants ayant un nombre de dossiers uniques incomplets inférieur à la valeur saisie.
Aucun critère : Permet de ne pas tenir compte du nombre de dossiers incomplets des intervenants dans la recherche.
Documents incomplets depuis ≥ [ ] jours : Cible les documents des intervenants qui sont incomplets depuis un nombre de jours égal ou supérieur à la valeur saisie. Le délai est calculé selon la date de référence des documents et la date inscrite dans le champ du paramètre Date de référence. Info : Le nombre de dossiers suggéré par défaut est fixé à 50. Cette valeur par défaut peut être paramétrée par l'établissement pour accélérer la saisie.
Date de référence ≤ : Filtre les documents incomplets en fonction de la date de référence du document. Lorsqu'une date est saisie (AAAA-MM-JJ), seuls les documents antérieurs à cette date sont sélectionnés. Cette date permet également de calculer le délai entre la date de référence des documents et la date de référence saisie.
Intervalle de date : Cible les documents dont la date de référence se situe entre AAAA-MM-JJ et AAAA-MM-JJ.
Remarque : Le critère Documents incomplets depuis ≥ [ ] jours ne peut être sélectionné lorsqu'un intervalle de date a été saisi. Dans ce cas, le délai est donc de 0.
Avis : Permet de sélectionner le site et le type de rapport en lien avec les avis du CMDP.
Filtre les dossiers incomplets en fonction du médecin ou de la spécialité. Trois options de filtres sont possibles :
1) Cibler tous les documents incomplets de tous les médecins et de toutes les spécialités.2) Cibler un médecin en particulier.3) Cibler une spécialité en particulier.Cliquer sur Lancer l'impression pour générer le rapport.
- Un message s'affiche. Cliquer sur Oui pour sélectionner l'impression recto verso ou sur Non pour l'impression recto seulement.
- Pour imprimer le rapport, cliquer sur l'icône de l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
Capture d'écran : Exemple d'un rapport détaillé (à gauche) et d'un rapport sommaire (à droite)
Documents à signer
Ce rapport permet d'afficher la liste des médecins d'un établissement ayant plus de X documents à signer dans le DPE. Ce rapport n'est pas lié au site en contexte.
- Sélectionner le rapport Documents à signer.
- Définir le paramètre de recherche pour filtrer les médecins en fonction du nombre de documents à signer.
- Cliquer sur Lancer l'impression pour générer le rapport.
- Pour imprimer le rapport, cliquer sur l'icône de l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
Capture d'écran : Exemple d'un rapport listant le nombre de documents à signer
