Questions/réponses – Présentation DPE

• Est-il possible de voir tous les épisodes de soins en ordre chronologique?

• Dans le volet gauche du DPE, sous l'onglet Épisodes de soins, vous avez la possibilité de voir tous les épisodes de soins qui ont été paramétrés par l'établissement, et ce, en ordre chronologique à partir du moment où vous avez commencé le transfert de données vers le DPE.
• À partir du damier, en cliquant sur le raccourci Informations patient, vous avez la possibilité de voir tous les épisodes de soins qui ont été importés de vos index patients.

20 déc. 2017 

• Comment déterminer le statut de numérisation lors de nouvelles créations de dossiers?

• À partir du moment où vous commencez la numérisation pour un site, le statut de numérisation des dossiers nouvellement créés doit normalement être à NUM. Toutefois, si vous avez plus d'une installation dans votre index patients local et que toutes ces installations ne commencent pas la numérisation en même temps, il faut vous assurer de penser à tous les cas de figure et de faire des vérifications avant de décider du statut. Par exemple, si deux sites se retrouvent dans un même index patients local et que ce deuxième site n'a pas commencé la numérisation, le statut de numérisation pourrait plutôt être « Partiellement numérisé » (PNUM).
• Il y a des paramètres à modifier autant dans vos index patients locaux que dans Cristal-Net.

• De quelle façon peut-on paramétrer l'envoi du parachèvement au médecin?

• Aussitôt que l'analyse des dossiers est complétée, une fenêtre s'affiche au médecin pour l'aviser qu'il a des documents incomplets à traiter. Les dossiers sont automatiquement mis dans sa liste de documents à compléter.
• L'envoi des lettres d'avis aux médecins n'est pas automatique. Cristal-Net permet de générer et d'imprimer des lettres d'avis à partir de la fonction Rapports.

• Lors de l'impression d'un document, comment l'information saisie dans les bulles de correction apparaît-elle?

• En ce qui concerne la fonctionnalité Annotations, au moment de l'impression, les annotations s'impriment sur une nouvelle page à la fin du document. Par exemple, pour un formulaire d'une page, une deuxième page contenant les informations relatives aux annotations s'imprimera.
• Dans la fonction Demandes de corrections, la personne responsable d'effectuer les corrections sur les documents envoyés par interface (cela concerne surtout la transcription médicale) pourra visualiser les modifications à apporter ainsi que l'endroit dans le document d'origine où la correction doit être effectuée en cliquant directement sur la bulle. Lors de l'impression dans la fonction Demandes de corrections, le document original apparaîtra avec les bulles de correction et une page supplémentaire contenant le descriptif des modifications demandées par le médecin s'imprimera.

• Est-il possible d'avoir une vue générale de tous les documents du dossier de l'usager par date de modification?

• Dans le volet du centre (liste de tous les documents), les documents sont affichés en ordre chronologique selon la date choisie par l'établissement pour l'affichage (date du document, date de départ, date de numérisation, date du jour, etc.). Si un document est modifié, il conservera la même date, mais une version sera créée.

• Est-ce que les types de documents provenant de Comdic peuvent avoir un parachèvement de signature automatisé? Ainsi, les archivistes n'auraient plus à faire cette vérification et pourraient s'assurer que les consultations médicales sont signées.

• Le fournisseur doit être en mesure de fournir par interface les données nécessaires concernant les statuts du document. Si c'est le cas, Cristal-Net pourra permettre la signature électronique sur les documents qui seront transférés avec la mention « à signer ». Un indicateur visuel sera alors ajouté à côté du nom du document. Ces documents peuvent faire partie des documents incomplets ou non; dans ce cas, les documents ne seront pas calculés dans les avis de retard des dossiers à compléter (une note d'évolution, par exemple).

• Est-ce qu'un indicateur d'annotation peut être ajouté dans la liste des documents, en particulier pour le laboratoire et l'imagerie?

• Il n'y a pas d'indicateur visuel. Ceci pourrait faire partie d'une demande de développement. La marche à suivre pour soumettre des demandes de développement vous sera partagée ultérieurement. Si vous avez des questions à ce sujet, écrivez-nous au equipe.cdocristalnet.chu@chudequebec.ca.

• Est-il possible d'imprimer le dossier complet d'un patient dans Cristal-Net? Si oui, comment?

• Oui, il vous suffit de cocher la case permettant de sélectionner tous les documents. Cette case est située à droite du titre de la colonne Date. Choisissez ensuite l'option d'impression sans entête (pour les cas de dossier intégral à la cour) ou l'impression avec entête pour afficher la mention « Duplicata - DPE » dans la marge de droite.

• Est-ce que la conception des formulaires doit être déléguée à une ou deux personnes ou peut-elle être décentralisée?

• Idéalement, nous vous suggérons qu'une seule personne soit responsable de la conception des formulaires. L'important est d'établir vos processus internes selon l'ampleur de la tâche.

• Comment un intervenant peut-il être informé ou voir rapidement qu'un nouveau document, laboratoire ou renseignement est arrivé et a été déposé dans le DPE? Exemples : Alertes, indicateurs visuels, information dans la boîte courriel, etc.

• Il n'y a aucun mécanisme de notification dans le DPE. Ceci pourrait faire partie d'une demande de développement. La marche à suivre pour soumettre des demandes de développement vous sera partagée ultérieurement. Si vous avez des questions à ce sujet, écrivez-nous au equipe.cdocristalnet.chu@chudequebec.ca.

• Quels sont les rapports pouvant être générés dans le DPE? Quelle est leur fonction respective? Exemple : Rapport de validation produit par un générateur de rapports comme « Impromptu »

• Le DPE n'est pas un générateur de rapports. Cristal-Net permet de générer certains types de rapports en lien avec la gestion du DPE (liste des dossiers avec un statut de conservation temporaire, détail de l'arborescence) et le suivi des dossiers incomplets (détail des dossiers et documents à compléter dans l'établissement, en fonction des spécialités, des médecins et des délais).
• Des audits peuvent être faits en appliquant certains filtres dans la fonction Consultation journal. Ces audits permettent par exemple de vérifier si un utilisateur a consulté son propre dossier.

• Dans le DPE, est-il possible de créer une liste de maladies chroniques à partir des données produites dans MedEcho?

• Non. Il s'agit seulement de documents numérisés et non de données structurées.
• L'arrivée du Sommaire d'hospitalisation, qui est en cours de développement, pourra répondre en partie à cette demande. Le Sommaire d'hospitalisation sera alimenté par Cristal-Net et sera le quatrième domaine disponible dans le DSQ.

• Est-il possible d'envoyer des documents du DPE directement par courriel?

• Non. Une extraction est nécessaire pour envoyer un document par un autre système de communication.

• Comment l'impression des documents du DPE fonctionne-t-elle? Exemples : Impression en lot, impression page par page uniquement, impression virtuelle par envoi courriel, etc.

• Tous ces exemples sont possibles.

• Est-ce que le CDO – Cristal-Net prévoit développer un outil de recherche dans le DPE pour les fichiers PDF?

• Non, ceci pourrait faire partie d'une demande de développement. La marche à suivre pour soumettre des demandes de développement vous sera partagée ultérieurement. Si vous avez des questions à ce sujet, écrivez-nous au equipe.cdocristalnet.chu@chudequebec.ca.

• Lorsque nous reclassons des documents dans un autre dossier, est-ce que le document disparaît complètement du mauvais dossier?

• Oui. Cependant, la journalisation du dossier nous permet de retracer tout ce qui a été reclassé d'un dossier à un autre ainsi que les utilisateurs ayant consulté les documents.

• Dans les épisodes de soins, pourquoi n'y a-t-il rien venant de la 1^re ligne (les CLSC, par exemple)?

• Les visites incluses dans les épisodes de soins sont paramétrées par établissement. La sous-table de numérisation est responsable de l'arborescence provinciale. Dans la nouvelle version de l'arborescence provinciale qui a été approuvée par la TCPI le 21 décembre 2018, il y aura un répertoire pour les programmes et les sous-programmes des CLSC. Consulter la nouvelle arborescence provinciale.

• Lorsque des informations ont été masquées grâce à la fonctionnalité Masquage, pourquoi la version originale du document est-elle seulement visible par l'archiviste et non par les intervenants?

• Il s'agit d'un droit d'utilisateur inclus dans un profil d'accès. Dans certains cas, il s'agit d'information critique qui ne doit pas être visible, par exemple des informations concernant les parents biologiques d'un usager adopté.

• Quelle est la valeur légale de la signature électronique dans Cristal-Net? Les critères ont-ils changé pour que ce soit légal?

• La signature électronique dans le DPE a été reconnue comme étant légale, car elle respecte toutes les normes en vigueur.

• Une fois signée par le médecin, est-ce qu'une feuille sommaire d'hospitalisation peut être éditée ou est-elle bloquée?

• La feuille sommaire d'hospitalisation n'est pas bloquée. Des travaux sont en cours pour faire en sorte qu'aucune modification ne soit possible une fois l'analyse finale terminée.

• Y a-t-il une fonction permettant de demander l'autorisation du psychiatre pour remettre l'information au patient?

• Non. Cependant, cette notion avait été abordée lors de l'étude d'un projet de développement concernant l'ajout d'un module de divulgation. Ce projet est encore à l'étude par la DGTI du MSSS.

• Est-il possible de réaliser le masquage directement sur les documents ou devons-nous les imprimer et faire le masquage sur la feuille?

• Oui, le masquage se fait directement sur les documents.
• Il y a une autre façon de faire du masquage pour les tiers en utilisant la fonctionnalité Extraction. Le masquage s'effectue alors avec Acrobat Pro.

• Lorsqu'un médecin signe un rapport dans PSWEB et qu'il est envoyé au DPE, s'il réalise un amendement dans PSWEB, est-ce que le rapport sera renvoyé dans le DPE et remplacera l'ancienne version?

• Le fournisseur doit être en mesure de fournir par interface les données nécessaires concernant le nouveau statut du document. Cristal-Net recevra une nouvelle version du document pourvu que celui-ci ait le même numéro de document.

• Concernant la numérisation des documents dans un CLSC, comment se font le classement et l'arborescence pour les CLSC?

• Question référée à la personne responsable de la sous-table de numérisation pour plus d'explications.

• Si nous recevons des demandes d'accès à l'information récurrentes de la part d'un même client, est-il possible de connaître et de consulter les envois et les réponses antérieurs?
• Dans le même ordre d'idées, lors d'une demande d'accès à l'information, si on veut masquer les renseignements des tiers seulement, doit-on utiliser le masquage permanent, puis réactiver la version complète dans le DPE?
• Y a-t-il des indicateurs pour les renseignements des tiers?
• Y a-t-il une partie « facturation » dans Cristal-Net, par exemple pour les frais de divulgation?

• Il n'y a aucun module d'accès à l'information actuellement dans le DCI Cristal-Net; nous avons fait une analyse des besoins des établissements que nous avons transmise au MSSS. 
• Lors d'une demande d'accès à l'information par un usager, le masquage permanent permet de masquer les informations des tiers. L'important est ensuite de réactiver l'ancienne version (sans le masquage) afin que les utilisateurs puissent consulter l'entièreté de l'information. Au besoin, vous pourrez réactiver la version masquée si l'usager effectue une nouvelle demande d'accès.
• Dans le DCI, il n'y a pas d'indicateurs de tiers.
• Dans l'étude des besoins concernant l'accès à l'information, la facturation est l'un des besoins qui ont été mentionnés par le groupe de travail.

• Est-il possible de mettre des signets pour quelqu'un d'autre? Par exemple, si une archiviste demande un diagnostic à un médecin et qu'elle veut le référer à un document précis, peut-elle créer un signet au nom du médecin?
• Y a-t-il différentes couleurs pour les signets?

• Non, lorsque vous apposez un signet, c'est votre code d'utilisateur Cristal-Net qui est lié au signet. Toutefois, vous pouvez quand même inscrire une note au médecin pour lui indiquer de consulter vos signets pour plus d'information.
• Les signets ont tous la même couleur, vous ne voyez les signets que lorsque vous êtes dans la section des signets. Lorsque vous consultez le dossier dans son entièreté, ils ne sont pas visibles.

• Est-il possible de consulter les documents supprimés?
• Y a-t-il une façon de conserver les traces des déplacements des documents? Quelles sont les traces conservées pour un document mal classé?
• La raison inscrite pour le transfert de document est-elle disponible et consultable en tout temps?

• Pour visualiser les documents supprimés, vous devez avoir les droits requis.
• Dans la fonction Consultation journal, il est possible de voir les reclassements et de voir la source (numéro de dossier où le document a été classé initialement) et la destination (numéro de dossier où le document a été reclassé).
• Dans la journalisation du document, il est possible de voir quelle action a été posée sur le document, qui l'a posée et à quel moment.
• Il n'y a pas de raison pour les transferts de documents (reclassement dans un autre dossier), cette action est posée parce qu'un document a été mal classé, peu importe la raison.

• Où sont les liens entre les dossiers « maman et bébé »? S'ils existent, comment sont-ils établis? Quels sont les avantages de Cristal-Net en ce qui concerne ce lien?
• Est-ce que les dates de visites sont disponibles dans l'arborescence des admissions?

• Dans le DCI Cristal-Net, il n'y a pas de lien « maman-bébé » ou tout autre lien qui pourrait être fait entre deux dossiers. Une analyse des besoins a été faite et remise au MSSS.
• La vue par épisode de soins permet de voir les hospitalisations, les chirurgies d'un jour et les visites à l'urgence en ordre chronologique. En cliquant sur un épisode, la liste des documents (volet central du DPE) contiendra tous les documents reliés à l'épisode de soins sélectionné.
• Si l'établissement souhaite retrouver les rendez-vous (clinique externe) dans l'onglet Épisodes de soins, un paramétrage particulier devra être effectué.

• Y a-t-il un module « santé mentale »?
• Comment peut se faire la gestion du poids pour le programme des troubles de l'alimentation?
• Est-il possible de consulter tous les documents d'un même type pour l'ensemble des sites d'un établissement? Par exemple, pouvons-nous identifier rapidement une feuille sommaire pour un site?
• Les flèches du clavier peuvent-elles servir à la navigation d'une page à l'autre?

• Les documents de santé mentale se classeront dans l'arborescence en fonction de leur type de document. Par exemple, une note d'un psychiatre sera classée dans la section « Notes médicales » de l'arborescence.
• Il n'y a pas de module pour la gestion du poids. Cependant, l'outil Informations cliniques nous permet de recueillir des données en lien avec le poids.
• Dans le DCI, à partir de la fonction Transaction d'interface, vous pouvez visualiser une à une toutes les feuilles sommaires pour un ou plusieurs sites. Aucune action n'est permise dans cette fonction. Dans le cadre du développement du Sommaire d'hospitalisation par le CDO – Cristal-Net, nous prévoyons une liste de toutes les feuilles sommaires envoyées via la numérisation qui devront être acheminées au DSQ. 
• Les flèches du clavier ne permettent pas la navigation d'une page à l'autre dans le DCI. 

• Concernant la création de codes à barres pour l'identification des nouveaux formulaires, est-ce que d'autres CISSS ont déjà débuté le processus de codification de leurs formulaires? Quelle méthodologie de travail ont-ils utilisée? Les informations de la base de connaissances sont claires pour les premiers caractères : par exemple, nous savons que nous devons mettre deux lettres qui appartiennent à chaque établissement et un suffixe de moins de cinq chiffres, mais que devons-nous faire par la suite?

• Oui, d'autres établissements ont commencé l'identification de leurs formulaires. Lors de la formation sur la création de formulaires, nous expliquons en détail comment procéder. Le préfixe est normalisé, tel que vous l'avez mentionné, mais le choix des autres chiffres est à la discrétion des établissements. 

• Différents GDE ou GDF sont actuellement utilisés dans les établissements. Ces solutions permettent de remplir à l'écran tous les formulaires qui y sont insérés et de récupérer les données cliniques pour certaines mesures organisationnelles, ce qui ne correspond pas à ce qui est actuellement dans Cristal-Net. En attendant que la solution Cristal-Net/Safir permette ces actions, est-il possible de connecter les anciennes solutions à Cristal-Net? Sinon, y a-t-il une autre solution que nous pourrions envisager pour éviter aux utilisateurs du DCI de revenir à l'utilisation du papier?

• L'équipe de projet de votre établissement, de concert avec le chargé de dossier de la Direction de la mise en oeuvre des grands projets (DMOGP) de la DGTI, devra évaluer la possibilité de connecter l'ancienne solution par interface et évaluer les risques ou les gains qui y sont associés. Liste des chargés de dossier pour chaque établissement.

• Est-ce que la liste des 40 formulaires normalisés du MSSS est accessible?

• Oui, dans la base de connaissances à la page suivante : GDF – Formulaires normalisés du MSSS.

• Sommes-nous obligés d'utiliser les formulaires normalisés du MSSS ou pouvons-nous utiliser nos formulaires maison?

• Il est recommandé d'utiliser les formulaires normalisés du MSSS fournis dans la trousse de départ du GDF. Pour plus d'information, veuillez vous référer à la circulaire du MSSS (2014-022).

• Pour les comités d'évaluation de l'acte médical, décès et comorbidités, est-il possible de sélectionner des dossiers potentiels pour les études?

• Il est possible de créer des cohortes de dossiers de patients pour une étude ou un comité particulier. Il s'agit simplement d'associer à la cohorte les dossiers requis; les membres pourront se servir des signets disponibles dans le DPE pour cibler les informations utiles qu'ils veulent mettre en évidence pour leurs collègues. Lors du comité en question, on pourra ainsi mettre en évidence les signets de tout un chacun. De cette façon, le dossier peut être vu et traité par plusieurs personnes en même temps, il n'y a plus de problème de prêt de dossier.

• Est-ce que le médecin peut contresigner une information que l'archiviste a écrite sur un document du DPE?

• Non, lorsque l'archiviste édite un document, aucune signature n'est demandée au médecin responsable. Nous recommandons que l'information ajoutée soit suivie des initiales de l'archiviste, même s'il est possible de visualiser toutes les éditions faites sur un document.
• Les éditions sont toujours en rouge à l'écran, peu importe qui a édité le document.

• Dans la section de parachèvement, les champs « commentaire » peuvent-ils s'agrandir?

• Oui, le champ « commentaire » s'allonge au fur et à mesure que vous y entrez du texte. Par contre, le nombre de caractères permis est paramétré à 1000 caractères.

• Est-ce que nous pouvons donner accès à la fonction Administration des formulaires à une personne qui ne travaille pas dans le milieu clinique, par exemple au personnel de reprographie de l'établissement?

• Oui, la gestion des utilisateurs vous permet de limiter l'accès d'un utilisateur à une seule fonction.

• Est-il possible de faire des requêtes concernant un formulaire en particulier? Par exemple, pourrions-nous connaître le nombre de demandes par année pour l'aide médicale à mourir?

• Vous pouvez utiliser la fonction Transaction d'interface. En utilisant les différents filtres disponibles, vous serez en mesure d'obtenir toute l'information en lien avec un formulaire précis.

• Est-ce que la liste des demandes de développement est disponible?

• La DGTI devrait publier au printemps la liste des projets d'évolution de Cristal-Net sur son extranet. Si vous avez des questions précises à ce sujet, vous pouvez contacter le chargé de dossier de la DGTI de votre établissement.

• Y a-t-il un maximum d'onglets (dossiers) que nous pouvons créer dans le GDF? Par exemple, chacune de nos unités aimerait obtenir son propre onglet afin de repérer leurs formulaires rapidement. Est-ce possible?

• Non, il n'y a pas de maximum, vous pouvez créer le nombre de répertoires que vous désirez. Il est important de vous assurer que vos unités puissent retrouver leurs formulaires rapidement et instinctivement.

• Où se trouvent les rendez-vous en clinique externe et les documents qui y sont associés?

• Les documents du DPE sont avant tout classés dans l'arborescence en fonction du type de document. Dans le DPE, on peut voir les épisodes de soins des hospitalisations, des chirurgies d'un jour ainsi que les visites à l'urgence. Si l'on veut voir les visites d'un usager dans un site, on peut y accéder à partir du damier. Cela permet d'orienter la recherche des documents reçus dans le DPE pour une date et une spécialité données.
• Dans la colonne « Prov. » de la liste de tous les documents (volet central du DPE), on peut voir le mnémonique du nom de la clinique. Exemple : CHI pour « clinique de chirurgie ».
• Grâce à l'arborescence du dossier de l'usager, vous aurez la possibilité de voir les spécialités que l'usager a consultées puisque seules les spécialités qui ont des documents associés sont visibles.