Le parachèvement fait partie des tâches liées à la tenue de dossiers. Les personnes responsables du parachèvement doivent ainsi analyser les dossiers afin d'assurer la présence et la conformité des renseignements cliniques nécessaires à la constitution de dossiers complets.
La feuille de parachèvement est un outil de communication entre le médecin et l'archiviste médical.
Pour savoir comment accéder à la feuille de parachèvement, consulter la page DPE – Affichage des dossiers à analyser.
Capture d'écran : feuille de parachèvement
Descriptif de la fenêtre de parachèvement | |
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1 | Nom et prénom, numéro de dossier, unité de soins et dates d’admission/de départ de l'usager. |
2 | Médecin traitant affiché par défaut (en lien avec le logiciel d’admission de l’établissement). |
3 | Permet de modifier le nom du médecin pour celui à qui est destiné le parachèvement. |
4 | Type d’un document « parachevable ». |
5 | Liste déroulante permet de sélectionner le type de document à parachever. |
6 | Ouvre ou ferme le volet du type de document « parachevable ». |
7 | Liste déroulante permet de sélectionner le document à parachever. |
8 | Le titre « SH numérisé » s'affiche automatiquement dans ce champ. |
9 | Statut de parachèvement du document. Statuts possibles : Complet, à compléter, à dicter, tâche externe. |
10 | Champ permettant à l’archiviste médical d’ajouter des commentaires en texte libre. |
11 | Case permettant de sélectionner toutes les tâches à effectuer. Remarque : Il est également possible de cocher manuellement les tâches requises dans la partie inférieure. |
12 | Barre de défilement permettant d’accéder aux différents types de documents (feuille sommaire, protocole opératoire, etc.) |
13 | Bouton permettant d’enregistrer le parachèvement saisi pour un ou plusieurs documents pour un même médecin et de vider la fenêtre. |
14 | Bouton permettant d'effacer toutes les données saisies dans la fenêtre sans les enregistrer. Attention : Dans tous les cas, il est nécessaire de valider le médecin inscrit par défaut et de le changer au besoin. |
Une fois l’enregistrement confirmé, il n’est plus possible d’accéder aux données saisies sur la feuille de parachèvement dans cette fenêtre. Il faut alors retourner à la fenêtre Liste des dossiers de parachèvement pour effectuer une modification. Pour en savoir davantage, consulter la page DPE – Correction d'une erreur de saisie après l'enregistrement du parachèvement.
Info : Les éléments manquants (tâches à faire) peuvent être saisis dans l’onglet Parachèvement durant l’analyse du dossier ou à la fin, au choix de l’archiviste médical. Pour en savoir davantage, consulter la page DPE – Finaliser l'analyse de dossiers.
La notion de « parachevable » indique qu'un document doit être complété par un utilisateur et validé par l'archiviste médical. Ce document doit être paramétré dans la liste des types de document comme étant « parachevable ». Voici la liste des types de documents « parachevables ».
La feuille sommaire constitue le résumé d'hospitalisation déposé au dossier de l'usager.
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Le protocole opératoire constitue le détail d'un acte opératoire. Un protocole opératoire peut nécessiter du parachèvement pour deux raisons : le protocole est incomplet ou le protocole est à dicter.
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Remarque : Aucun document ne peut être sélectionné dans le Navigateur : le protocole est actuellement inexistant.
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Les établissements peuvent avoir d’autres types de documents incomplets (par exemple, Bulletin de décès, Feuille #7). Il suffit de les définir comme « parachevables » dans la configuration de Cristal-Net. Le mode de parachèvement demeure le même.
Il arrive que pour un même dossier plusieurs médecins doivent intervenir sur différents documents. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un médecin X doit compléter feuille la sommaire et qu'un médecin Y doit compléter le bulletin de décès du patient.
Lorsque plusieurs documents sont à parachever, l'archiviste médical doit respecter la procédure suivante :
Plus rarement, il arrive que pour un même dossier plusieurs médecins doivent intervenir sur un même document. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un médecin 1 et qu'un médecin 2 doivent compléter la feuille sommaire.
Lorsque plusieurs médecins doivent parachever un même document, l'archiviste médical doit respecter la procédure suivante :
Cliquer sur Enregistrer et vider pour enregistrer les modifications.