Mise à jour : Kepler 20.0.00 |
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Il est possible de mettre un dossier sous clé de sorte à ce que son contenu ne puisse plus être consulté par les utilisateurs du DPE.
Lorsque le dossier d'un usager est mis sous clé, l'ensemble des renseignements cliniques de cet usager est verrouillé. Ainsi, si le dossier mis sous clé de l'usager est apparié, les dossiers de tous les sites seront eux aussi verrouillés. Autrement dit, dans le cas d'un établissement multisite, si un usager possède un dossier dans différents sites, tous ses dossiers seront simultanément mis sous clé.
Remarque : Lors de l'ajout d'un dossier, il est possible d'effectuer une recherche à partir du nom de l'usager. La recherche par nom permet deux types de recherche : la recherche textuelle (recherche par défaut) et la recherche phonétique.
Si, par exemple, le nom recherché est « Marie », la recherche textuelle nous donnerait des résultats qui contiennent exactement « Marie », comme Marie, Marie-Claude, Jean-Marie ou Marielle. Si la recherche phonétique est activée, les usagers nommés Marie, Mary ou Marianne pourraient alors être trouvés.
Avertissement : Seuls les archivistes médicaux détiennent les droits requis pour mettre un dossier sous clé.
La fonction Gestion des dossiers sous clé permet d'obtenir la liste des dossiers étant ou ayant déjà été identifiés comme confidentiels.
Le tableau suivant décrit le statut d'un dossier selon l'activation des cases Sous clé et Confidentiel.
Cases à cocher | ||
Statut du dossier | Confidentiel | Sous clé |
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Info : Pour que ce dossier s'affiche dans la liste, la case Afficher les dossiers non confidentiels doit être cochée. | ||
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Info : Pour que ce dossier s'affiche dans la liste, la case Afficher les dossiers non confidentiels doit être cochée. | ||
Légende : Signifie que la case est cochée. / Signifie que la case n'est pas cochée. |
Il est possible d'afficher la liste des dossiers non confidentiels, soit des dossiers ayant été mis sous clé, mais n'ayant plus besoin de l'être. Cette fonction permet aux archivistes de conserver un historique des dossiers mis sous clé dans le passé. De plus, elle permet d'accélérer le processus de « reverrouillage » d'un dossier s'il y a lieu. Par exemple, si un usager fait une nouvelle demande pour que son dossier soit verrouillé, les archivistes pourront simplement réactiver les cases Confidentiel et Sous clé.
Pour que les dossiers non confidentiels s'affichent dans la liste, cocher la case Afficher les dossiers non confidentiels.
Pour retirer un dossier de la liste des dossiers non confidentiels, une action manuelle de suppression doit être effectuée.
Un dossier ayant déjà été mis sous clé est conservé dans l'historique de la fonction Gestion des dossiers sous clé (même si les cases Confidentiel et Sous clé ne sont plus actives). Une action manuelle de suppression manuelle est requise pour qu'un dossier soit retiré de la liste des dossiers non confidentiels.
Astuce : Si vous souhaitez conserver un historique des dossiers mis sous clé, il est conseillé de ne pas supprimer le dossier de la liste et de simplement décocher la case Sous clé. Il sera ainsi plus rapide de mettre le dossier de nouveau sous clé au besoin.
Il existe deux façons de déverrouiller un dossier : par les fonctions (1) Dossier sous clé ou (2) Déverrouillage dossier patient.
Les archivistes médicaux détiennent les droits de gestion des dossiers sous clé. La gestion s'effectue par la fonction Dossier sous clé.
En plus des archivistes médicaux, certains utilisateurs détiennent les droits pour déverrouiller temporairement un dossier mis sous clé. Une fonctionnalité a été développée pour leur permettre d'effectuer cette action, sans qu'ils aient pour autant accès à l'ensemble des fonctionnalités de Dossier sous clé, réservée aux archivistes médicaux.