DPE – Formulaire évolutif (version 2)
- Equipe DCI Cristal-Net
Dans le DPE, la fonctionnalité Formulaire évolutif permet d'éditer à l'écran des formulaires PDF et de publier automatiquement le document au DPE. Ces formulaires doivent avoir été configurés en conséquence dans les fonctionnalités de gestion de la Gestion des formulaires (GDF) et du DPE. Cette fonctionnalité permet la modification du contenu par les intervenants ayant les droits requis. Ainsi, comme son nom l'indique, le formulaire peut évoluer dans le temps.
Accéder à la fonctionnalité « Formulaire évolutif »
- Cliquer sur DPE > Navigateur et sélectionner un patient dans la zone de mise en contexte.
- Cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif.
Rechercher un formulaire
La fenêtre de recherche est celle qui s'affichera en premier lors de la création d'un nouveau formulaire évolutif. La recherche d'un formulaire permet de sélectionner le formulaire correspondant aux critères de recherche et d'y associer une visite ou un rendez-vous.
| 1 | Identification du patient | Affiche les renseignements du patient. |
|---|---|---|
| 2 | Type de document | Permet la recherche par type de document. Deux types de recherche sont possibles :
|
| 3 | Catégorie de document | Permet d'effectuer une recherche par catégorie de document à l'aide de l'arborescence. |
| 4 | Documents | Présente les résultats de la recherche.
Pour voir l'emplacement du type de document, pointer le curseur sur le nom du formulaire. Une infobulle indiquant l'emplacement s'affichera. |
| 5 | Sélection du dossier et de la visite du patient | Permet de sélectionner une visite avec laquelle le formulaire sera associé. Il est possible d'effectuer une recherche de visite avec un site et un dossier lié au patient. Le contenu des listes Site et Dossier correspond aux différents sites et dossiers du patient mis en contexte, notamment dans le cas de fusion de patients. Cette étape n'est pas obligatoire, mais elle permet d'associer ce document à la vue Épisode de soins dans le DPE (si le type d'épisode a été lié à un groupe d'épisodes de soins au préalable). |
| 6 | Obtenir un formulaire | Permet d'ouvrir le formulaire sélectionné en mode édition. |
| 7 | Fermer | Permet de fermer sans enregistrement. |
Info : La recherche s'effectue avec les types de document ayant l'attribut « Formulaire électronique ».
Au moment de l'obtention d'un formulaire, le message suivant peut s'afficher.
Si c'est le cas, c'est qu'un formulaire est déjà présent dans le dossier du patient. Deux options sont alors possibles :
- créer un nouveau formulaire;
- modifier le formulaire existant.
Information supplémentaire
Dans la section Documents s'affiche le code Épi/clin paramétré dans la fonction Types de documents.
Exemple : 
Capture d'écran : Tableau des types de documents dans la fonction Types de documents.
Il est ainsi possible de sélectionner le type de document désiré dans la colonne Prov. dans la liste de tous les documents du DPE, ainsi que dans les répertoires paramétrés dans la fonction Types de documents.
Saisir des renseignements dans un formulaire évolutif
Après l'obtention d'un formulaire, celui-ci s'affichera en mode édition. Il est alors possible de saisir les informations désirées et de publier le document dans le DPE après l'enregistrement. L'enregistrement et la publication au DPE génèrent une version officielle du document.
Info : Lors de l'édition d'un formulaire évolutif, les options qui s'affichent diffèrent selon le type de signature(s) choisi pour le type de document (signature unique ou signatures multiples).
| 1 | Volet latéral gauche | Affiche les informations sommaires de l'usager et du formulaire. |
|---|---|---|
| 2 | Options de la visionneuse | Permet d'ajuster le document à consulter pour mieux le visualiser à l'écran. |
| 3 | Formulaire | Affiche le formulaire PDF en mode édition. Permet la saisie à l'écran des différents champs par les utilisateurs. |
| 4 | Retour à la recherche | Permet d'effectuer une autre recherche de formulaire. Les informations saisies seront perdues lors d'un retour à la recherche. Un message d'avertissement sera affiché à l'utilisateur. |
| 5 | Ajouter une page | Est accessible si une page modèle est configurée dans la gestion des formulaires du module Gestion des formulaires (GDF). Lors de l'ajout d'une page, la page modèle sera copiée à la suite du formulaire. La visionneuse sera positionnée sur la nouvelle page. |
| 6 | Enregistrer et fermer | Permet la publication dans le DPE et ferme la fenêtre des formulaires évolutifs. |
| 7 | Annuler | Permet de fermer la fenêtre sans enregistrer. |
| 1 | Site, Dossier | Affiche les informations sommaires de l'usager et du formulaire. |
|---|---|---|
| 2 | Dernier signataire | Affiche le dernier intervenant ayant signé électroniquement le formulaire. |
| 3 | Consulter l'historique | Permet de consulter l'historique des modifications du formulaire évolutif. Il est ainsi possible de connaître les intervenants ayant apposé leur signature sur le document, de même que la nature des modifications effectuées. |
| 4 | Options de la visionneuse | Permet d'ajuster le document à consulter pour mieux le visualiser à l'écran. |
| 5 | Formulaire | Affiche le formulaire PDF en mode édition. Permet la saisie à l'écran des différents champs par les utilisateurs. |
| 6 | Ajouter une page | Est accessible si une page modèle est configurée dans la gestion des formulaires du module Gestion des formulaires (GDF). Lors de l'ajout d'une page, la page modèle sera copiée à la suite du formulaire. La visionneuse sera positionnée sur la nouvelle page. |
| 7 | Enregistrer et fermer | Permet la publication dans le DPE et ferme la fenêtre des formulaires évolutifs. |
| 8 | Signer et fermer | Permet à l'intervenant de signer le formulaire visualisé à l'écran. La saisie du mot de passe dans la fenêtre d'authentification génère la signature électronique. |
| 9 | Indicateur de signatures électroniques | Permet de repérer les documents ou formulaires ayant été signés électroniquement. Un clic sur cet indicateur permet d'accéder à une page supplémentaire contenant l'historique des signatures du formulaire. |
| 10 | Annuler | Permet de fermer la fenêtre sans enregistrer. |
Modifier un formulaire évolutif existant
La modification d'un formulaire évolutif existant dans le dossier patient ouvre celui-ci en mode édition et permet l'évolution du document. Le formulaire évolutif modifié et publié au DPE génère une nouvelle version de document. Il n'est pas possible de faire une recherche d'un nouveau formulaire lors d'une modification.
La modification d'un formulaire évolutif implique que l'utilisateur doit sélectionner le bon document à modifier dans le dossier du patient.
- Cocher le document à modifier. Celui-ci sera alors en surbrillance.
- Cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif. La fenêtre d'édition du formulaire évolutif s'ouvrira. Si le document sélectionné n'est pas un formulaire évolutif, un message s'affichera.
- Modifier le formulaire. Consulter la section Saisir des renseignements dans un formulaire évolutif pour la façon de faire.
Infos : Certains champs présents dans les formulaires peuvent ne plus être éditables au moment de la modification. Il s'agit de champs en saisie unique. Un champ en saisie unique permet de sécuriser le texte présent dans le champ après l'enregistrement et la publication dans le dossier du patient. La configuration des champs en saisie unique est effectuée dans la gestion des formulaires du module GDF (GDF Pilotage – Champs en saisie unique).
Remarque : Afin d'empêcher la falsification de documents, l'extraction d'un formulaire évolutif le rend non éditable.
Éditer un formulaire évolutif à partir du visualiseur
Il est également possible de modifier un formulaire directement dans le visualiseur. On peut, par exemple, utiliser la zone de texte pour saisir de nouvelles informations ou pour rayer une erreur, en ajoutant une ligne sur du texte.
Ajout d'une nouvelle zone de texte
Une fois le formulaire à modifier affiché dans le visualiseur, cliquer sur l’icône d’ajout de zone de texte.
Cliquer ensuite dans le formulaire à l’endroit desiré de la nouvelle zone de texte.
La zone de texte s’affiche alors dans le formulaire.Effectuer la modification.
Au besoin, ajuster et/ou déplacer la zone d'édition dans le formulaire.
Avertissement : Il est important de vérifier l’emplacement de la zone de texte une fois la saisie terminée puisqu’il peut y avoir un décalage de texte. Si tel est le cas, il faut remettre le formulaire évolutif en mode d'édition et repositionner la zone au bon endroit.
Signer un formulaire évolutif
Il est possible de signer électroniquement un formulaire évolutif.
Si la fonctionnalité de signatures multiples n'est pas activée pour le formulaire : La signature électronique s'effectue à partir du menu Action > Édition et Signature. Une nouvelle version du document est alors déposée au DPE. Le document ne peut plus être modifié par la suite et il perd ainsi son statut « d'évolutif ».
Si la fonctionnalité de signatures multiples est activée pour le formulaire : La signature électronique s'effectue à partir du menu Action > Formulaire évolutif. La signature électronique « multiple » ne crée pas de nouvelle version du document au DPE; une page sera ajoutée au document, contenant la signature. La saisie demeure accessible et le document peut être modifié, puis signé de nouveau.
Pour plus de détails, consulter la page DPE – Édition d'un document.
Info : Le type de document du formulaire doit être configuré par les personnes responsables de la gestion du DPE (pilotes DPE) pour qu'un utilisateur détenant les droits puisse signer un formulaire évolutif. Le pilote devra paramétrer le type de document selon le type de signature(s) souhaité. Si la signature n'est pas possible, un message d'avertissement sera affiché.
Consulter la journalisation des actions d'un formulaire évolutif
Les actions (consultation, impression, création, édition, etc.) des documents déposés dans le DPE, dont les formulaires évolutifs, sont journalisées.
À partir du Navigateur du DPE, cliquer sur l'icône du journal pour consulter la liste sommaire des actions.
Avertissement : Le détail des changements effectués dans les champs éditables du formulaire évolutif est journalisé en bases de données (non accessible par la consultation du journal). Par l'entremise de la base de données, il est possible de connaître l'utilisateur ayant édité un formulaire évolutif, le moment où le formulaire a été modifié et la nature des changements apportés.
Si la fonctionnalité de signatures multiples est activée, plusieurs façons permettent de consulter la journalisation des actions portées sur un formulaire évolutif.
Méthode 1
À partir du Navigateur du DPE, cliquer sur l'icône du journal pour consulter la liste sommaire des actions.
Avertissement : Le détail des changements effectués sur le formulaire évolutif est journalisé en bases de données (non accessible par la consultation du journal). Par l'entremise de la base de données, il est possible de connaître l'utilisateur ayant édité un formulaire évolutif, le moment où le formulaire a été modifié et la nature des changements apportés.
Méthode 2
À partir du Navigateur du DPE, sélectionner un formulaire évolutif et cliquer sur l'icône de l'historique des modifications qui s'affiche dans le coin inférieur droit du visualiseur.
Méthode 3
À partir du du DPE, sélectionner un formulaire évolutif puis cliquer sur le menu Action > Formulaire évolutif. Cliquer sur le bouton Consulter l'historique.
Imprimer l'historique des modifications
Il est possible d'imprimer l'historique des modifications (accessible à l'aide des méthodes 2 et 3) en cliquant sur l'imprimante située dans le coin supérieur droit.
Gérer les accès concurrents d’un formulaire évolutif
Lorsque deux intervenants tentent de travailler simultanément sur un formulaire existant, un message d’avertissement s’affiche afin d’informer le deuxième intervenant que le formulaire est déjà en cours de modification. Il devra attendre que le premier ferme le formulaire pour pouvoir y accéder.
Le message suivant s’affichera :
