DPE – Menu Action
- Equipe DCI Cristal-Net
Le menu Action permet d'exécuter certaines opérations reliées aux documents ou au parachèvement des dossiers dans le Dossier patient électronique (DPE).
Accéder au menu Action
- Pour accéder au menu Action, cliquer sur DPE > Navigateur. Le menu Action se situe dans la section centrale, à gauche de la mention Liste de tous les documents.
- Cliquer sur Action pour ouvrir le menu.
Extraction
L'extraction permet de faire une copie d'un ou de plusieurs documents. Cette fonction est accessible aux utilisateurs détenant les droits nécessaires.
Extraire des documents
- Sélectionner les documents à extraire, ou cocher la case à côté de la date pour sélectionner tous les documents du dossier.
- Dans le menu Action, cliquer sur Extraction.
- Une fenêtre s'affiche et offre l'option d'ouvrir ou d'enregistrer vos documents. Sélectionner l'option désirée.
Importation
Cette action permet d'importer un document en format PDF dans le DPE. Cette fonction est disponible pour les utilisateurs détenant les droits nécessaires.
Importer un document
1. Dans le menu Action, cliquer sur Importation.
2. Compléter les renseignements demandés dans la fenêtre Importation d'un fichier. Les champs en rouge (numéros 1 à 4 sur la capture d'écran) sont obligatoires.
| Action | Description | |
|---|---|---|
| 1 | Fichier | Cliquer sur Parcourir et sélectionner le document à importer. |
| 2 | Type de document |
|
| 3 | Date du document | Entrer la date (AAAA-MM-JJ) ou utiliser les flèches : [↓] : fait apparaître un calendrier |
| 4 | Site-Dossier | Le site et le dossier s'affichent par défaut en fonction du site et du dossier sélectionnés dans la barre de mise en contexte située en haut de l'écran. Il est possible de modifier le site ou le dossier en le sélectionnant dans la liste déroulante. |
| 5 | Statut de numérisation | Le statut de numérisation est le statut qui s’affiche sur la fiche jaune de l’onglet Dossier patient du Navigateur. Le statut peut être modifié. |
| 6 | Visite |
S'il n'y a aucune visite à mettre en lien, par exemple pour un résumé de dossier, ne rien inscrire. |
| 7 | Service demandeur | Sélectionner le site auquel sera associé le document. Les services en lien avec le site s'afficheront à droite. Sélectionner le service d'où provient le document (origine).
|
| 8 | Titre personnalisé | Inscrire le titre personnalisé. Celui-ci s'affiche à la place du titre lié au code de type de document. L'emplacement du document dans l'arborescence ne sera pas modifié. |
| 9 | Statut | Au besoin, sélectionner le statut à accorder au document. |
| 10 | Code externe | Le code externe est lié aux documents provenant de systèmes sources qui ont un catalogue (exemple : catalogue de laboratoire ou catalogue d'imagerie). Le code externe permet de générer un code res-dmt pour le document à importer. Le code res-dmt est un numéro unique du document dans l’ensemble du DPE. Il permet notamment de générer des versions de document lorsqu’un système source transmet des versions différentes du document. Recommandation : Les documents doivent provenir des systèmes sources.
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Info : Pour en savoir davantage sur les préfixes et les suffixes des codes de types de documents, consulter la page 
3 . Cliquer sur Importer. Un message de confirmation s'affichera pour informer que l'importation a été complétée avec succès.
Impression
Cette action sert à imprimer un document.
Avertissement : L'impression de documents volumineux à partir du DPE occasionne certains problèmes. La taille limite pour l'impression a ainsi été fixée à 90 Mo. Pour imprimer des documents dont la taille excède cette limite, une demande d'extraction de documents doit être adressée au service des archives. Il est à noter que lorsque la taille d'un document envoyé à l'impression excède 90 Mo, le message d'erreur suivant s'affiche :
Deux options d'impression sont disponibles dans le DPE pour les documents dont la taille est inférieure à 90 Mo. L'accès à ces options dépend des droits des utilisateurs.
- Impression plusieurs documents avec entête;
Info : Lors de l'impression avec entête, la mention « Duplicata » sera inscrite dans la bordure droite du document et le nom de l'utilisateur ayant lancé l'impression s'affichera au bas de la page. - Impression plusieurs documents sans entête.
L’impression se fait de la même façon pour un document avec ou sans entête :
- Sélectionner les documents à imprimer. Info : Pour sélectionner tous les documents de la liste, cocher la case située à droite du titre de la colonne Date.
- Cliquer sur le menu Action et sélectionner le type d'impression souhaité (avec ou sans entête).
- Une fenêtre d’information s’affiche concernant l’impression recto verso. Cliquer sur Oui ou Non.
- Cliquer sur l'icône d'imprimante dans le coin supérieur droit de la fenêtre de visualisation du document.
- Sélectionner les différentes options d’impression, s’il y a lieu.
- Cliquer sur le bouton Imprimer situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Réactivation
Cette action sert à réactiver un document supprimé.
- Sélectionner la case Supp. dans le haut de la liste des documents pour visualiser les documents supprimés.
- Sélectionner le document à réactiver.
- Dans le menu Action, cliquer sur Réactivation. Une fenêtre de confirmation indiquera que la réactivation a été effectuée.
Reclassement
Cette action sert à reclasser un document qui, au départ, aurait été classé dans le mauvais dossier ou, au contraire, qui serait dans le bon dossier, mais serait mal classé dans l'arborescence. Par conséquent, deux options sont disponibles dans le menu Action :
- Reclassement (Autre dossier);
- Reclassement (Même dossier).
L'accès à cette fonction dépend des droits des utilisateurs.
Reclassement (Autre dossier)
- Sélectionner le document à reclasser dans un autre dossier.
- Dans le menu Action, cliquer sur Reclassement (Autre dossier).
- Cliquer sur le bouton Rechercher situé à droite de la mention « Nouveau patient ». La fenêtre Recherche patient s'affichera.
- Sélectionner le site.
- Effectuer votre recherche par :
- Dossier
- Nom
- RAMQ
Remarque : L'onglet de recherche Par nom permet deux types de recherche : la recherche textuelle (recherche par défaut) et la recherche phonétique.
Si, par exemple, le nom recherché est « Marie », la recherche textuelle nous donnerait des résultats qui contiennent exactement « Marie », comme Marie, Marie-Claude, Jean-Marie ou Marielle. Si la recherche phonétique est activée, les usagers nommés Marie, Mary ou Marianne pourraient alors être trouvés.
- Dans les résultats de recherche proposés, sélectionner le dossier où reclasser le document et cliquer sur Sélectionner.
- Nouvelle provenance : Sélectionner le site auquel sera associé le document à reclasser. Les services en lien avec le site s'afficheront à droite. Sélectionner le service d'où provient le document (origine).
- Sélectionner la visite correspondant au document à reclasser et cliquer sur Enregistrer.
Astuce : Vous pouvez faire cette action pour plusieurs documents si les documents sont associés à la même visite ou s'ils ne sont associés à aucune visite. Dans ce cas, vous devrez les reclasser document par document.
Reclassement (Même dossier)
1. Sélectionner le document à reclasser.
2. Dans le menu Action, cliquer sur Reclassement (Même dossier).
3. Modifier les informations.
| Action | Description | |
|---|---|---|
| 1 | Visite |
ou
|
| 2 | Type de document |
|
| 3 | Date du document | Cocher Nouvelle date du document et entrer la bonne date (AAAA-MM-JJ). Il est aussi d'utiliser les flèches : [↓] : fait apparaître un calendrier; |
| 4 | Provenance | Cocher Nouvelle provenance et sélectionner le service d'où provient le document (origine). |
| 5 | Titre du document | Permet de personnaliser un titre de document. Cela n’a aucune incidence sur le classement du document. |
3. Cliquer sur Enregistrer. Un message s'affichera pour confirmer le reclassement.
Suppression
Cette action permet de supprimer un document. Ce dernier sera non visible, mais toujours accessible en cas de besoin. L'accès à cette fonction dépend des droits des utilisateurs.
- Sélectionner le document à supprimer.
- Dans le menu Action, sélectionner Suppression. La fenêtre Raison de suppression s'affichera.
- Sélectionner l'une des raisons proposées dans le menu déroulant et cliquer sur Enregistrer.
Astuce : Vous pouvez bonifier la raison de la suppression en inscrivant les détails dans la boîte de texte. Vous pouvez aussi sélectionner la première ligne (ligne blanche) du menu déroulant et inscrire votre raison.
Affichage de deux documents
Grâce à cette action, il est possible de consulter deux documents simultanément. Par exemple, cette action est utile pour comparer deux résultats complémentaires ou pour consulter deux rapports de laboratoire et constater l'évolution de l'usager.
- Sélectionner les deux documents que vous désirez consulter.
- Dans le menu Action, cliquer sur Affichage de deux documents.
- Les deux documents sont présentés côte à côte.
- Pour fermer la fenêtre de visualisation des deux documents, cliquer sur le bouton Fermer dans le coin inférieur droit de l'écran ou sur le X qui se trouve dans le haut de l'écran, à droite.
Signature et parachèvement
Cette action permet au médecin de compléter un document analysé par l'archiviste médicale.
Rendre la version courante
Cette action permet de restaurer (rendre en version courante ou rendre visible) une version d'un document.
- Cliquer sur le chevron à gauche du document. Le chevron indique qu'une version antérieure du document existe.
- Les versions antérieures s'affichent en vert, sous la version courante. Sélectionner la version à restaurer.
- Dans le menu Action, cliquer sur Rendre la version courante.
Formulaire évolutif
Cette action permet de sélectionner un document du module Gestion des formulaires (GDF) qui peut être rempli à l'écran. Ce document doit au préalable avoir été configuré dans DPE > Gestion > Types de documents.
Pour en savoir davantage sur les formulaires évolutifs, consulter la page DPE – Formulaire évolutif (version 2).
Ajustements des éditions
Cette action permet de modifier le contenu, la taille et l'emplacement des boîtes d'édition sur les documents pour lesquels une boîte d'édition aurait été ajoutée dans le contexte d'un parachèvement. Cette fonction est accessible aux utilisateurs détenant les droits nécessaires.
Pour en savoir davantage sur les boîtes d'édition, consulter la page DPE – Édition d'un document.
- Sélectionner le document dont la boîte d'édition est à ajuster.
- Dans le menu Action, cliquer sur Ajustements des éditions.
Info : Il n’est pas possible d’utiliser la fonctionnalité Ajustements des éditions sur un formulaire évolutif. - Cliquer sur Ajustement. La boîte d'édition s'affichera.
- Cliquer à l'intérieur de la boîte d'édition ou sur l'encadré de la boîte et maintenir enfoncé le bouton de gauche de la souris pour déplacer la boîte. Il est possible d'utiliser les ronds pour modifier la taille de la boîte.
- Cliquer sur Enregistrer.
Édition et Signature
Cette action permet d'éditer ou de signer un document à partir de la liste de tous les documents, même si l'archiviste n'a pas commencé l'analyse du dossier.
Courbes de croissance
Cette action permet de compléter les courbes de croissance à l'écran.
Info : Cette action permet d'accéder au module de courbes de croissance, tout en offrant la possibilité de basculer entre cette fonctionnalité et le reste du dossier de l'usager. Cela est utile pour l'intervenant souhaitant consulter les données contenues dans le DPE sans devoir quitter le module des courbes de croissance. Pour en savoir davantage, consulter la page sur les courbes de croissances.
- Dans le menu Action, cliquer sur Courbes de croissance.
- Sélectionner le groupe de courbes de croissance désiré.
- Cliquer sur le bouton Ajouter une nouvelle mesure.
- Entrer les renseignements demandés (poids, taille et périmètre crânien, s'il y a lieu).
- Cliquer sur Enregistrer et fermer.
- Pour saisir plusieurs mesures, cliquer sur Enregistrer et nouveau. Cliquer sur Fermer lorsque vous avez terminé.
Pour en savoir davantage, consulter la page sur les courbes de croissance.
Ajout au dossier préopératoire
Cette action permet d’ajouter des documents pertinents dans un dossier préopératoire afin de faciliter la coordination des soins et la prise de décisions éclairées.
Info : La section Dossier préopératoire s’affiche uniquement s’il y a des documents ajoutés à l’intérieur. S’il n’y a aucun document, la section ne sera pas visible.
Sélectionner le ou les documents à ajouter au dossier préopératoire.
Dans le menu Action, cliquer sur Ajout au dossier préopératoire.
Le ou les documents sont ajoutés à la section Dossier préopératoire.
Retrait du dossier préopératoire
Cette action permet de retirer des documents du dossier préopératoire. Tous les intervenants, s’ils détiennent les droits requis, peuvent retirer des documents de ce dossier, peu importe qui a fait l’ajout.
Info : La section Dossier préopératoire s’affiche uniquement s’il y a des documents ajoutés à l’intérieur. S’il n’y a aucun document, la section ne sera pas visible.
Sélectionner le ou les documents à retirer à partir de la section Dossier préopératoire.
Dans le menu Action, cliquer sur Retrait du dossier préopératoire.
- Le ou les documents seront retirés du dossier préopératoire.