Formulaire de spécialité clinique (Gulper) – Principes de base

Mise en contexte

Un gulper est un formulaire de spécialité clinique qui permet de documenter l'état de santé de l'usager en lien avec différentes problématiques et d'assurer le suivi clinique du patient. Lorsqu'un formulaire est complété, il est automatiquement ajouté au Dossier patient électronique (DPE). Plusieurs termes spécifiques sont utilisés dans la fonction Gulper de Cristal-Net. Cette page présente une définition des principaux termes.

Définitions


LibelléDéfinition
1MétierDans les formulaires de spécialité clinique Gulper, un métier représente une spécialité clinique.
2

Dossier de soins/Dossier

Sert à regrouper les différentes fiches qui ont été complétées pour un usager au cours d'une période de temps donnée.
3FormulaireGabarit électronique permettant d'effectuer une saisie d'informations structurées (par exemple : formulaire « Déclaration/constat de plaie », « Échelle de Braden », etc.)
4FicheOccurrence d'un formulaire de spécialité clinique Gulper. Une fois le formulaire de spécialité clinique complété et enregistré, celui-ci devient une fiche et, par conséquent, une nouvelle occurrence. 

Accéder aux formulaires de spécialités cliniques

Les formulaires de spécialités cliniques sont accessibles à partir de plusieurs endroits dans Cristal-Net.

  1. Par la fonction Gulper :

    1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gulper > Navigateur et effectuer la mise en contexte de l'usager.
      (info) Info : Lors la mise en contexte de l'usager, les informations recueillies dans le système d'admission s'affichent dans l'encadré jaune. Ces informations sont affichées à l'écran principal du Gulper et dans toutes les fiches.

    2. Sélectionner le métier désiré dans la liste déroulante. 
      (info) Info : Il est possible d'effectuer une sélection par défaut d'un Gulper dans la liste déroulante en cliquant sur l'icône à droite du métier.  


      (info) Info : Il est possible d'imprimer l'écran d’accueil du formulaire de spécialité clinique Gulper en cliquant sur l'icône à droite du métier.
  2. Par la fonction Dossier patient du Plan de soins (iPlan) :

    1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur IPlan > Dossier Patient et effectuer la mise en contexte de l'usager. 

    2. Cliquer sur Formulaires.

    3. Sélectionner le métier désiré dans la liste déroulante.

  3. Par la fonction Formulaires du Plan de soins (iPlan) :

    1. Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur IPlan > Formulaire et effectuer la mise en contexte de l'usager. 

    2. Sélectionner le métier désiré dans la liste déroulante. 

  4. Par une liste d’usagers :

    1. Dans la liste d’usagers, cliquer sur le Menu Plus sur la ligne de l’usager désiré, puis sur Gulper.
      (info) Info : Pour accéder au Gulper, l’usager doit avoir une visite active.

      1. Si l’usager est présent dans une liste système (ex. Usagers par départ) et n’a pas de visite active, une fenêtre d’avertissement s’affiche.


      2. Si l’usager est présent dans une liste personnalisée et n’a pas de visite active, la fenêtre ci-dessous s’affiche. L’utilisateur peut alors sélectionner une visite existante ou en créer une nouvelle..
        Permet de sélectionner une visite existante.

        Permet de créer une nouvelle visite pour l'usager.

    2. Sélectionner le métier désiré dans la liste déroulante. 


Signature d'un formulaire de spécialité clinique

Certains formulaires de spécialités cliniques Gulper nécessitent une signature de l'intervenant afin de confirmer qu'il en est l'auteur. La signature s'effectue avec le mot de passe de Cristal-Net et sa durée de validité est de 30 minutes. Si une modification est effectuée durant cette période, l'intervenant n'aura pas à entrer son mot de passe au moment de la signature. Une fois signé, le formulaire est disponible dans le DPE.

(warning) Avertissement : Seul le signataire d'une fiche à modifier peut effectuer une correction ou une suppression, sauf si la signature a été retirée par le créateur de la fiche. Dans ce cas, un autre utilisateur peut modifier la fiche et la signer à son nom.

Retirer la signature d'un formulaire

Afin de modifier ou supprimer un formulaire de spécialité clinique, l'intervenant doit retirer sa signature.

  1. À partir de la page d’accueil du formulaire de spécialité, cliquer sur l'icône du livre  pour consulter le formulaire.


  2. Dans la fenêtre Mini Gulper, cliquer sur Retirer la signature.


  3. Une nouvelle fenêtre s'affiche. À l'aide de la liste déroulante, indiquer la raison pour laquelle le formulaire doit être modifié. Si la raison de la modification n'est pas proposée dans la liste déroulante, il est possible de la saisir manuellement dans le champ Autre raison. Un message de confirmation s'affiche.

      (info) Info : L'icône  indique à l'utilisateur que le formulaire en cours de modification n'est pas publié dans le DPE.


Publication d'un formulaire de spécialité clinique dans le DPE

Pour qu'un formulaire soit publié dans le DPE, celui-ci doit avoir été signé. L'icône  indique que le formulaire est publié dans le DPE.

Dans le cas contraire, l'icône  s'affiche indiquant que la fiche n'est pas publiée dans le DPE.


Modification ou suppression d'un formulaire

La démarche à suivre pour modifier ou supprimer un formulaire est décrite dans les pages spécifiques des différents types de formulaires. Cependant, dans tous les cas, il est important de prendre note des avertissements suivants :

Modification d'un formulaire

Une modification apportée à une fiche déjà signée ne supprime pas la première version. La fiche avant modification s'affichera dans le DPE sous forme de version antérieure.

Suppression d'un formulaire

Une fiche remplie, signée puis supprimée dans le Gulper continuera de s'afficher dans le DPE dans l'historique des versions antérieures. Dans le cas des fiches d'évaluation de l'urgence suicidaire et des échelles de Braden (plaies), une nouvelle version de la fiche est publiée au DPE pour indiquer sa suppression.


Visualisation d'un formulaire de spécialité clinique dans le DPE

Une fois signé, le formulaire de spécialité clinique est disponible dans le DPE. On y trouve aussi l'historique des modifications effectuées, sous forme de versions antérieures.

Dans le menu principal de Cristal-Net, cliquer sur DPE > Navigateur. Le volet central affiche la liste de tous les documents présents dans le DPE pour l'usager mis en contexte.


DescriptionCommentaire
1Chevron Permet de visualiser les versions antérieures. 
2Titre du formulairePermet d'afficher le document sélectionné dans le volet de droite du DPE.
3Icône du livrePermet de voir qui a consulté le document sélectionné.

Visualiser les versions antérieures

Le chevron situé à gauche de l'intitulé du formulaire de spécialité clinique permet de visualiser les versions antérieures.

(info) Info : Si une hospitalisation est en cours pour l'usager mis en contexte, la date affichée est toujours celle de l'admission. Cependant, les renseignements contenus dans les fiches peuvent avoir des dates postérieures à la date d'admission puisqu'il s'agit d'une évaluation continue.