GDF Pilotage – Gestion des formulaires

La gestion des formulaires permet d'effectuer la configuration (pilotage) des formulaires pour une utilisation dans GDF ou dans la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE. La gestion des formulaires est un inventaire de tous les formulaires disponibles dans l'établissement qui ont un lien avec les soins donnés au patient. Pour que les formulaires soient disponibles dans l'arborescence de GDF, ils doivent être ajoutés dans un répertoire.

(info) Info : Seul le fichier sous format PDF sera utilisé par GDF et par les formulaires évolutifs du DPE.


Accéder à la fonctionnalité « Administration des formulaires »

Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquer sur Gestion des formulaires > Administration des formulairesLa fenêtre Administration des formulaires s'affiche.


Administration des formulaires

La fenêtre d'administration des formulaires permet l'affichage des formulaires existants et permet l'ajout ou la modification des formulaires. 

Le tableau qui suit détaille le contenu de la fenêtre d'administration des formulaires.


DESCRIPTIONCOMMENTAIRE
1Filtre

Permet de faire une recherche par mot-clé ou par code de type de document.

2ActifLa case à cocher est activée par défaut. Seuls les formulaires actifs sont affichés dans la liste. Pour voir seulement les formulaires inactifs, la case à cocher Actif doit être décochée.
3Bouton « Rechercher »Permet d'effectuer la recherche selon les filtres.
4Bouton « Réinitialiser »Permet d'annuler la recherche précédente et d'afficher l'ensemble des formulaires actifs.
5Liste des formulairesPar défaut, affiche tous les formulaires actifs ou les formulaires filtrés.
6Options de la barre de la liste des formulairesPermet de naviguer dans les différentes pages des formulaires. Par défaut, chaque page affiche 50 formulaires.
7

Boutons « Modifier » et « Ajouter »

Il est nécessaire de sélectionner un formulaire pour avoir accès au bouton Modifier et faire la gestion du formulaire. Le bouton Ajouter permet d'ajouter un nouveau formulaire.

8

Options sur les formulaires

Cette colonne permet d'effectuer la configuration des champs en saisie unique pour un formulaire, s'il y a lieu, à l'aide de l'icône.

De plus, l'icône permet d'effectuer les actions suivantes :

  • la visualisation du formulaire PDF;
  • la consultation de l'historique des modifications du formulaire;
  • la consultation des liens où se retrouve le formulaire dans les répertoires de l'arborescence dans GDF.


Ajouter ou modifier un formulaire

L'ajout ou la modification d'un formulaire permet d'associer un fichier sous format PDF qui sera utilisé par GDF ou par les formulaires évolutifs du DPE. Le fichier sous format Word qui a servi de gabarit pour le fichier PDF peut être ajouté afin de permettre la gestion des formulaires par les responsables du pilotage de GDF.

(avertissement) Remarque : Il est impossible de supprimer définitivement un formulaire GDF. Cette restriction permet de conserver l'historique d'utilisation. En revanche, il est toutefois possible de désactiver un formulaire pour qu'il ne soit plus utilisé par les utilisateurs. 

Le tableau qui suit détaille le contenu de la fenêtre permettant l'ajout d'un nouveau formulaire.


DESCRIPTIONCOMMENTAIRE
1Nom*

Seul champ obligatoire. Permet de spécifier le nom long du formulaire.

2Nom courtPermet de spécifier le nom qui sera affiché dans l'arborescence de GDF. Si ce champ est manquant, c'est le champ Nom qui sera affiché dans l'arborescence.
3Code DTCode unique permettant d'identifier le formulaire. En savoir plus sur les codes de type de document.
4Numéro du formulairePermet de spécifier un numéro de formulaire pour la gestion interne des formulaires dans les établissements.
5Date de révisionPermet de spécifier une date de révision pour la gestion interne des formulaires dans les établissements.
6Site

Information nécessaire pour permettre aux sites identifiés d'avoir accès au formulaire. Il est possible de sélectionner plusieurs sites.

(info) Info : Si aucun site n'est configuré pour avoir accès à un formulaire, celui-ci sera verrouillé et ne pourra pas être utilisé. Dans l'arborescence de GDF, le titre du formulaire sera barré.

7Options
  • Papier carbone (NCR) : Permet d'indiquer si le formulaire est en format papier carbone. Celui-ci s'affichera en rouge dans les différents écrans de GDF.
  • Actif : Case cochée par défaut. Il sera nécessaire de désactiver le formulaire pour modifier le champ Code DT après enregistrement. (ampoule) Astuce : La suppression de formulaires étant impossible, décocher cette case pour désactiver un formulaire. 
  • Éditable : Permet de spécifier que ce formulaire est éditable et que la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE pourra l'utiliser, une fois que la configuration requise aura été réalisée dans le DPE.
8RemarquePermet d'inscrire une remarque pour la gestion interne des formulaires dans les établissements.
9Fichier PDF

Permet de téléverser le formulaire sous format de fichier PDF. Ce fichier sera utilisé par GDF et par la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE.

Lorsque le formulaire est enregistré, les icônes suivantes deviennent disponibles :

Il est possible d'enregistrer le fichier, de visualiser le formulaire ou de supprimer celui-ci. Info (i) Info : La suppression s'applique uniquement sur le fichier PDF et non sur le formulaire.

(avertissement) Avertissement : Le changement du fichier PDF modifie la source du formulaire. Si ce formulaire est utilisé dans la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE, les utilisateurs désirant modifier ce formulaire devront en recréer un nouveau. Cette règle évite une possible perte d'informations sur les formulaires existants.

10Page modèle

La page modèle est nécessaire pour l'ajout d'une page dans la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE. Il n'est pas nécessaire d'ajouter cette information si le formulaire n'est pas éditable.

(avertissement) Avertissement : La modification de la page modèle modifie la source du formulaire. Si ce formulaire est utilisé dans la fonctionnalité des formulaires évolutifs du DPE, les utilisateurs désirant modifier ce formulaire devront en recréer un nouveau. Cette règle évite une possible perte d'informations sur les formulaires existants.

11Fichier word

Permet de téléverser le formulaire sous format de fichier Word. Ce fichier sera utile pour la gestion interne des formulaires notamment pour conserver le formulaire d'origine.

Lorsque le formulaire est enregistré, les icônes suivantes deviennent disponibles :

Il est possible d'enregistrer le fichier ou de supprimer celui-ci.

Info (i) Info : La suppression s'applique uniquement sur le fichier Word et non sur le formulaire.

12Bouton Enregistrer et AnnulerPermet d'enregistrer et d'annuler l'ajout ou la modification en cours.

*Champ obligatoire