Gestion des formulaires (GDF)
Sur cette page
- 1 Survol de la gestion des formulaires (GDF)
- 2 Accéder à GDF
- 3 Écran d'accueil de GDF
- 4 Répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement
- 5 Affichage de la liste des usagers mis en contexte
- 6 Questions / réponses
Pages reliées
Survol de la gestion des formulaires (GDF)
La gestion des formulaires (GDF) est un module de Cristal-Net permettant :
de générer et d'imprimer des formulaires en lot;
de regrouper logiquement (par répertoires ou « valises ») les formulaires pour faciliter leur utilisation. Souvent, les répertoires regroupent des formulaires les plus couramment utilisés par une unité de soins ou une clinique;
de déposer des formulaires qui seront utilisés dans le DPE et éditables à l'écran grâce à la fonctionnalité des formulaires évolutifs;
d'identifier les formulaires à l'aide de codes à barres contenant les informations nécessaires lors de la numérisation pour le classement automatique des documents dans le dossier du patient.
La gestion des formulaires (GDF) est en quelque sorte l'équivalent des pigeonniers qui servaient anciennement au classement des formulaires papier utilisés sur une unité de soins ou dans une clinique. GDF permet d'imprimer les formulaires avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation. Les formulaires peuvent être imprimés avec ou sans les renseignements du patient, selon les besoins des utilisateurs.
Par exemple, pour une clinique donnée, il serait possible de regrouper dans un répertoire nommé Première visite les formulaires vierges suivants : la feuille de consultation médicale, la feuille de note infirmière et la feuille de demande d'examens complémentaires. Le responsable de l'accueil pourrait sélectionner tous les documents du répertoire Première visite et ainsi imprimer les trois formulaires vierges, identifiés avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation et les classements des documents au DPE.
Accéder à GDF
À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gestion des formulaires > GDF.
Écran d'accueil de GDF
L'écran d'accueil de GDF se divise en trois grandes sections :
les répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement;
la barre de mise en contexte;
la liste des usagers reliés à la mise contexte.
Répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement
Cette section présente les répertoires et sous-répertoires du GDF. Ceux-ci contiennent la totalité des formulaires de l'établissement. Les répertoires sont liés au poste d'ordinateur et ont été préalablement définis par le gestionnaire de répertoires (utilisateur détenant les droits requis pour effectuer le pilotage de GDF). L'affichage des répertoires et sous-répertoires varie selon l'onglet sélectionné. Deux onglets sont disponibles dans cette section : Tous et Clinique/Unité de soins. En savoir plus la gestion des répertoires.
Filtrer l'affichage des répertoires et sous-répertoires
Onglet « Tous »
L'onglet Tous affiche l'ensemble des répertoires de tous les sites, classés par ordre alphabétique de sites. Chaque répertoire contient l'ensemble des formulaires disponibles dans GDF pour le site de l'établissement. En savoir plus sur la gestion des répertoires.
Onglet « Clinique/Unité de soins »
L'onglet Clinique/Unité de soins affiche les répertoires définis comme « Favoris » par le gestionnaire.
Actions disponibles dans l'arborescence
À partir de l'arborescence de GDF, différentes actions peuvent être effectuées.
Actions | Description |
|---|---|
| Permet de rechercher un formulaire existant dans GDF. Cette recherche permet aussi d'afficher les formulaires disponibles et ceux n'étant pas disponibles pour le site en contexte. Les formulaires non disponibles pour le site en contexte sont alors rayés. |
| Permet l'ajout d'un répertoire principal (valise). Cette action peut être effectuée par les utilisateurs détenant les droits d'accès nécessaires. L'ajout d'un répertoire principal est possible uniquement lorsque l'onglet « Tous » est sélectionné. |
| Permet de rafraîchir l'arborescence en affichant les nouveaux éléments créés comme les formulaires, les sous-répertoires et les répertoires principaux. Cette action permet également de fermer les répertoires de l'arborescence. Seuls les répertoires et les sous-répertoires configurés pour l'ouverture par défaut sont alors ouverts. |
| Permet d'ouvrir les répertoires et les sous-répertoires configurés pour l'ouverture par défaut. |
ou | Permet par défaut de cacher visuellement les formulaires qui ne sont pas configurés pour le site en contexte. Dans ce cas, les répertoires principaux ainsi que les sous-répertoires ne contenant pas de formulaires configurés pour le site en contexte ne sont pas affichés. Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton pour passer en mode « visible », l'ensemble des formulaires, des sous-répertoires et des répertoires principaux de l'arborescence est affiché. Les formulaires non configurés pour le site en contexte sont alors rayés. Les formulaires rayés ne peuvent pas être utilisés pour le site en contexte par les utilisateurs. Avertissement : Lors de la création d'un répertoire, si l'option est à la valeur « Cachés », le répertoire ne sera pas visible. Pour voir les nouveaux répertoires créés, l'option doit être à la valeur « Visibles ». |
Recherche de formulaires
L'icône de la loupe permet de rechercher un formulaire pour en vérifier l'existence, le visualiser ou l'imprimer.
Capture d'écran : Fenêtre Recherche, accessible à partir de l'icône de la loupe.
Rechercher un formulaire
Cliquer sur l'icône de la loupe.
Dans la fenêtre Recherche, rechercher le formulaire à visualiser en inscrivant le code de type de document (colonne Code DT) ou un mot-clé correspondant au formulaire recherché.
Cliquer sur Rechercher.
Info : Le code de type de document (colonne Code DT) correspond au numéro du premier code à barres présent au haut du formulaire. Si aucun résultat de recherche ne correspond au code à barres inscrits, c'est qu'il ne s'agit pas d'un code à barres attribué à un formulaire du logiciel GDF. Il faut alors effectuer une recherche par mot-clé.
Visualiser un formulaire
Pour visualiser le formulaire, cliquer sur l'icône du document blanc au bout de la ligne du formulaire.
Imprimer un formulaire
Il est possible d'imprimer un formulaire à partir de la fenêtre Recherche. Cliquer sur le bouton Imprimer situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre. De cette façon, le formulaire sera imprimé avec les codes à barres liés au type de document et au site. Si un patient a préalablement été sélectionné, ses renseignements ainsi que les code à barres associés seront imprimés sur le formulaire sélectionné.
En savoir plus sur l'impression de formulaires.
Attention : Ne pas imprimer le formulaire à partir de la fenêtre Visionneuse de document. En effet, ce type d'impression entraîne une diminution de la taille du formulaire et l'ajout d'une adresse URL au bas de la page.