Accès à l'information

Mise en contexte

Le module d’accès à l'information est un outil qui permet de créer et de gérer des demandes d'accès aux dossiers médicaux d'établissements. Ce module facilite le processus de suivi des demandes d’accès, de leur création à leur fermeture. 

Accès au module d'accès à l'information

L'accès au module d’accès à l'information peut s’effectuer de différentes façons à partir de la page d’accueil des listes d’usagers :

  • En cliquant sur l'icône qui figure dans le coin supérieur droit de la page d'accueil.
    L’accès par cette icône mène par défaut à l’onglet regroupant la liste des demandes d’autorisation en attente de traitement. L’onglet Demandes d’accès à l’information donne accès à la liste de travail du module d’accès à l’information, laquelle regroupe toutes les demandes d'accès à l'information actives de l'établissement.

     

  • En cliquant sur l’icône à partir d'un usager présent dans une liste d’usagers pour accéder aux demandes d’accès à l’information d’un usager spécifique.

     

  • En utilisant la fonction Consultation rapide pour rechercher un usager spécifique et accéder à ses demandes d’accès à l’information en cliquant sur l’icône .

Ces deux derniers accès au module d'accès à l'information ont la particularité d'être centrés sur l'usager puisqu’on accède directement aux demandes d'accès à l’information associées à l'usager sélectionné.

 

 

Demandes d’autorisation

Cette liste regroupe l’ensemble des demandes d’autorisation numérisées (ou importées) en attente de la création d’une demande d’accès à l’information. Dans la liste, les demandes d’autorisation sont présentées par ordre de date, de la plus ancienne à la plus récente.

 

Description 

Commentaire

Description 

Commentaire

1

Permet de retourner à la page d'accueil des listes d'usagers.

2

Onglets

Onglets :

  • Demandes d’autorisation;

  • Demandes d’accès à l’information.

 

3

Filtres

Différents filtres permettent d’affiner la recherche parmi les demandes d’autorisation.

  • Période (permet de préciser une date ou un intervalle de dates)

  • Site

  • Usager

  • Statut :

    • Demandes actives

    • Demandes retirées

4

Rechercher

Le bouton Rechercher permet d’effectuer une recherche en fonction des filtres appliqués. Cliquer sur l’icône permet de réinitialiser les filtres.

5

Créer une demande d’accès

Permet d’ouvrir la fenêtre de création d'une nouvelle demande d'accès à l'information. 

6

Permettent de voir plus d'usagers à l'écran ou d'améliorer la lisibilité en ajustant la hauteur des lignes. La hauteur des lignes sélectionnée par l'utilisateur est conservée à chaque connexion. Il existe trois hauteurs de lignes différentes.

  • : Hauteur maximale, qui permet d’espacer le plus les lignes et par conséquent de voir moins de lignes.

  • : Hauteur normale, qui est la hauteur par défaut.

  • : Hauteur minimale, qui rapproche davantage les lignes et par conséquent de voir plus de lignes.

7

Permet de rafraîchir la liste en rétablissant le tri par défaut.

8

Mise en contexte 

Affiche toutes les demandes d'autorisation en attente de création d’une demande d’accès à l’information. Par défaut, la liste présente les demandes d’autorisation par ordre de date (de la plus ancienne à la plus récente). Il est possible de modifier le tri par défaut en cliquant une entête de colonne, selon le besoin.

9

Menu Plus

Permet d'accéder au DPE léger.

Consultation et retrait d'une demande d’autorisation

Pour consulter une demande d’autorisation, cliquer sur la demande.

Elle s’affiche à gauche de la section Création d’une demande d’accès dans la fenêtre Demande d’autorisation. Pour retirer la demande d’autorisation, cliquer sur le bouton Retirer.

Une fenêtre d’avertissement s’affiche. La sélection d’une raison pour confirmer le retrait de la demande est requise. Si la raison Autre est sélectionnée, l’utilisateur doit ajouter une précision. La fenêtre se ferme ensuite et la demande d’autorisation ne s’affiche plus dans la liste.

Info : Les raisons de retrait d’une demande d'autorisation sont pilotables en fonction des besoins de l'établissement.

 

Demandes d’accès à l’information

Cette liste regroupe l'ensemble des demandes actives de l'établissement. Sont considérées actives les demandes dont le statut est À traiter, En cours ou En attente. Les demandes y sont regroupées par usager, et présentées par ordre de priorité (haute à basse) et ensuite par ordre de date (de la plus ancienne à la plus récente).

 

Description 

Commentaire

Description 

Commentaire

1

Permet de retourner à la page d'accueil des listes d'usagers.

2

Onglets

Onglets :

  • Demandes d’autorisation;

  • Demandes d’accès à l’information.

 

3

Filtres

Différents filtres permettent d’affiner la recherche parmi les demandes d’accès à l’information.

  • Période (permet de préciser une date ou un intervalle de dates)

  • Usager

  • Statut

  • Responsable

4

Rechercher

Le bouton Rechercher permet d’effectuer une recherche en fonction des filtres appliqués. Cliquer sur l’icône permet de réinitialiser les filtres.

5

Créer une demande d’accès

Permet d’ouvrir la fenêtre de création d'une nouvelle demande d'accès à l'information. 

6

Permettent de voir plus d'usagers à l'écran ou d'améliorer la lisibilité en ajustant la hauteur des lignes. La hauteur des lignes sélectionnée par l'utilisateur est conservée à chaque connexion. Il existe trois hauteurs de lignes différentes.

  • : Hauteur maximale, qui permet d’espacer le plus les lignes et par conséquent de voir moins de lignes.

  • : Hauteur normale, qui est la hauteur par défaut.

  • : Hauteur minimale, qui rapproche davantage les lignes et par conséquent de voir plus de lignes.

7

Permet de rafraîchir la liste en fermant les chevrons et en rétablissant le tri par défaut.

8

Mise en contexte 

Affiche tous les usagers de l'établissement ayant des demandes actives d'accès à l’information.

Par défaut, les usagers sont triés en fonction des règles d'affaire suivantes :

  1. Demandes de haute priorité , ordonnées par dates croissantes;

  2. Demandes de moyenne priorité , ordonnées par dates croissantes;

  3. Demandes de basse priorité, ordonnées par dates de demandes croissantes.

Il est possible de modifier le tri par défaut en cliquant une entête de colonne, selon votre besoin.

9

Liste des demandes d'un usager

Cliquer sur le chevron   situé dans la colonne Demandes permet d’afficher les demandes actives de l'usager sélectionné. Sont actives, les demandes ayant les statuts suivants :

  • À traiter;

  • En cours;

  • En attente.

Il est possible de changer le statut de la demande pour un autre statut actif (À traiter, En cours, En attente) sans passer par la fenêtre de modification de la demande.

Le statut attribué à une demande à la suite de la création est À traiter. L’ajout de document(s) à une demande modifiera automatiquement le statut à En cours.

 

10

Indique la priorité de la demande. Il y a trois niveaux possibles :

  • : Priorité haute

  • : Priorité moyenne

  • Aucune icône : Priorité basse

11

Permet d'accéder à la page listant toutes les demandes d'accès à l'information de l'usager sélectionné, que ces demandes soient actives ou non.

12

Menu Plus

Permet d'accéder à d'autres fonctionnalités :

  • DPE léger (sur la ligne principale de l’usager);

  • Modifier une demande (sur la ligne de la demande);

  • Copier une demande (sur la ligne de la demande).

Créer une nouvelle demande

Il existe deux façons de procéder à la création d’une nouvelle demande d’accès :

  1. En sélectionnant une demande d’autorisation.

  2. En cliquant sur le bouton Créer une nouvelle demande situé dans le coin supérieur droit de l'écran à partir de :

    1. La liste des demandes d’autorisation;

    2. La liste des demandes d’accès à l’information;

    3. La liste des demandes d’un usager.

Option 1

Option 2

 

Si une nouvelle demande est créée par la sélection d’une demande d’autorisation (option 1), les sections Autorisation de communiquer des renseignements et Création d’une demande d’accès s’affichent côte-à-côte dans la même fenêtre.

 

Dans la fenêtre Création d’une nouvelle demande :

  1. Commencer par sélectionner l’usager faisant l’objet de la demande d’accès à l’information dans la section Sélection d’un usager.
    Si un usager est déjà en contexte, passer à l'étape suivante.

  2. Dans la section Informations sur la demande, fournir les informations relatives à la demande.

  3. Dans la section Informations sur le requérant, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme faisant la demande.

  4. Dans la section Informations sur le destinataire, préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme destinataire.

  5. Dans la section Commentaire, entrer toute autre information pertinente.

  6. Une fois toutes ces informations saisies, cliquer sur le bouton Créer situé dans le coin inférieur droit de l'écran de saisie.
    Un numéro séquentiel unique est attribué à la demande au moment de sa création.

    Si des informations obligatoires n’ont pas été fournies, l'enregistrement ne pourra pas s’effectuer et l’utilisateur sera ramené au champ à saisie obligatoire qui a été oublié.

    Pour fermer la fenêtre sans enregistrer les informations saisies, cliquer plutôt sur le bouton Annuler.

Sections de la demande

La fenêtre de création d’une nouvelle demande étant longue, un encadré présentant les différentes sections figure tout au haut de la fenêtre et permet d’accéder rapidement à une section spécifique sans devoir faire défiler la fenêtre.

Sélection d'un usager

Lorsque l’accès à la création se fait depuis la liste de travail, la première étape consiste à sélectionner l'usager faisant l’objet de la demande. Pour ce faire, deux choix sont offerts :  

Recherche standard

La recherche standard permet d'effectuer une recherche en précisant le site, le numéro de dossier ou le numéro d’assurance maladie de l’usager, ou toute combinaison de ces trois critères. 

  1. Préciser un ou plusieurs critères de recherche.

  2. Cliquer sur Rechercher.
    Selon la précision des critères de recherche utilisés, plusieurs résultats peuvent s’afficher.

  3. Sélectionner l'usager recherché.

Recherche avancée

L’option de recherche avancée offre plus de critères de recherche, à savoir la recherche par nom, prénom, sexe ou date de naissance, de même que l’option de recherche phonétique. Le champ Site peut être utilisé lors de la recherche avancée pour affiner la recherche.

L’icône permet de basculer entre la recherche textuelle (recherche par défaut) et la recherche phonétique. La recherche textuelle permet aux utilisateurs de rechercher un usager sans tenir compte du code phonétique. Par exemple, si la valeur recherchée est « Marie », la recherche phonétique pourrait retourner Marie, Mary, Marianne, etc. La recherche textuelle, quant à elle, retournerait les noms qui contiennent exactement « Marie », soit Marie, Marie-Claude, Jean-Marie, Marielle, etc.

  1. Cliquer sur Recherche avancée.

  2. Préciser les critères requis. Si un nom et un prénom sont saisis, il est possible d'activer la recherche phonétique en cliquant sur l’icône .

  3. Cliquer sur Rechercher.
    Selon la précision des critères de recherche utilisés, plusieurs résultats peuvent s’afficher.

  4. Sélectionner l'usager recherché.


Peu importe le type de recherche effectué, il est possible de réinitialiser les critères de recherche en cliquant sur le bouton Réinitialiser.

Informations sur la demande

Cette section permet de fournir les informations générales relatives à la demande.

Description

Commentaire

Description

Commentaire

1

Priorité

Prioriser la demande en sélectionnant l'un des 3 priorités proposées :

  • : Priorité haute

  • : Priorité moyenne

  • Aucune icône : Priorité basse (valeur par défaut)

2

Date de la demande

Indiquer la date de la demande, qui peut être la date courante ou une date antérieure à la date courante. Par défaut, la date courante est inscrite, mais il est possible de la changer en cliquant sur l’icône ou en saisissant la date directement.

Cette information est obligatoire.

3

Site

Sélectionner le site lié à la demande d'accès à l’information. Au besoin, en sélectionner plusieurs si les documents demandés proviennent de plus d’un site.

Cette information est obligatoire.

4

Frais exigibles

Selon la demande et les politiques en place dans l'établissement, des frais peuvent être exigés pour le traitement de la demande. Par défaut, aucuns frais ne sont n’est exigibles. S’ils le sont, sélectionner Oui et préciser le montant des frais. Au besoin, cette information peut être ajoutée ultérieurement.

5

Type de demande

Préciser le type de demande en choisissant l’une des options proposées :

  • Demande standard (valeur par défaut)

  • Consultation sur place

  • Rectification

  • Subpoena 

S’il s’agit d’une consultation sur place ou d’un subpoena, une date est à préciser, soit au moment de la création, soit ultérieurement.

Informations sur le requérant

Cette section sert à préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme qui fait la demande d’accès à l’information. Seul le nom du requérant est obligatoire.

Informations sur le destinataire

Cette section permet de préciser le nom et les coordonnées de la personne ou de l’organisme auquel sont destinés les documents. Seul le nom du destinataire est obligatoire. Il faut noter que si le destinataire est le même que le requérant, il suffit de cocher la case Même que le requérant afin que toutes les données du requérant soient dupliquées automatiquement.

Commentaire

Cette section figure tout au bas de la fenêtre et permet de consigner toute autre information pertinente en lien avec la demande. 

Créer

Finaliser la création de la demande en cliquant sur le bouton Créer.

 

Pour finaliser la création d’une demande créée par la sélection d’une demande d’autorisation, cliquer sur le menu déroulant afin d’effectuer un choix :

  • Créer (pour retourner dans la liste d’origine);

  • Créer et poursuivre (pour retourner dans la section Informations générales de la demande).

 

 

Visualiser la liste des demandes d'un usager

L’accès à la liste des demandes d'un usager se fait en cliquant sur l’icône d’accès à l’information . Cette icône est disponible à partir de plusieurs pages.

  • Depuis une liste d'usagers

 

  • Depuis la fonction de consultation rapide

 

  • Depuis la liste des demandes d’accès à l’information présentant toutes les demandes actives de l'établissement

 

Par défaut, le classement de la liste des demandes d'un usager s'effectue par site (l'ordonnancement des sites est effectué alphabétiquement). À l'intérieur de chaque site, le classement effectué présente les demandes actives d'abord (À traiter, En cours, En attente) selon leur niveau de priorité (Haute, Moyenne et Basse), puis par ordre chronologique inversé de date de création de la demande. Par la suite figurent les demandes inactives (Référé, Fermé, Refusé, Annulé), présentées selon le même ordre de classement que les demandes actives.

Il est important de noter que le nombre de demandes, lorsque classées par site, peut être supérieur au nombre réel de demandes puisqu’une même demande peut être liée à plusieurs sites, et sera donc présentée sous chaque site. Lorsque cette situation est présente, une icône d’avertissement s’affiche pour en informer l’utilisateur.

Pour voir le nombre de demandes réel d’un usager, cliquer sur le bouton Aucun (Classement) pour que l'ordre d'affichage s'effectue par demandes actives, en fonction du niveau de priorité de la demande (Haute, Moyenne et Basse), puis par ordre chronologique inversé de date de création de la demande, sans égard au site. Par la suite, les demandes inactives s’affichent selon les mêmes critères de priorisation et de dates, sans égard au site.  

Les demandes affichées, qu’elles soient classées par site ou non, présentent le numéro de la demande, le statut, le type de demande ainsi que le destinataire et le responsable de la demande. Toutes les colonnes peuvent être triées, à l’exception de celle du site lorsque le classement par site est sélectionné.

Des filtres (Période, Statut, Responsable) sont disponibles afin d’affiner la recherche. Cliquer sur cette icône , située dans le coin supérieur droit, permet d'accéder au DPE léger.

Changer le statut d’une demande

Pour faciliter le suivi d’une demande, il est possible d’en changer le statut directement depuis la liste des demandes d’un usager. Le seul statut ne pouvant être changé depuis cette liste est Fermé. Pour fermer une demande, il faut obligatoirement passer par la fenêtre d’ajout des documents. Il est également impossible de réactiver une demande fermée à partir de la liste déroulante; l’utilisateur doit alors cliquer sur l’icône du crayon, puis sur Rouvrir la demande. Le statut de la demande est alors modifié pour En cours.

Les changements de statut qui suivent nécessitent l’ajout d’informations supplémentaires :

  • En attente : La mise en attente d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. Il est possible de fournir des précisions au besoin.

  • Référé : Le transfert d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. La saisie du nom d’un référent (personne ou service qui prend en charge la demande) est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Refusé : Le refus d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison de refus est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Annulé : L’annulation d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison est obligatoire pour confirmer le changement.

Consulter les détails d’une demande

L'accès aux détails d'une demande se fait à partir de la liste des demandes d'un usager.

  • Pour y accéder à partir de la liste des demandes d’accès à l’information, cliquer sur le chevron situé à gauche du nombre de demandes pour un usager pour afficher les demandes actives d’un usager. Cliquer ensuite sur l'icône qui figure sur la ligne de la demande à consulter, ou cliquer n’importe où sur la ligne de la demande.

     

 

  • Dans la fenêtre des demandes de l’usager, cliquer sur la ligne de la demande pour la consulter.

     

Les renseignements de la demande sont répartis sous deux onglets.

Informations générales

L'onglet Informations générales dresse un portrait global des éléments administratifs de la demande.

  • Priorité

  • Date de la demande

  • Site
    Remarque : La présence d’une icône d'avertissement à gauche du site indique qu'aucun document n'a été ajouté pour un ou plusieurs sites sélectionnés, ou qu’un ou plusieurs documents ajoutés ne sont associés à aucun des sites sélectionnés.

  • Responsable

  • Frais associés

  • Demande d’autorisation liée

    • Si une demande d'autorisation est déjà liée à la demande d’accès, un lien permettant de consulter la demande s’affiche. Il est possible de supprimer ce lien en cliquant sur Supprimer le lien.

    • Si aucune demande d’autorisation n'est liée à la demande d’accès, il suffit de cliquer sur Lier pour lier une demande d’autorisation.

  • Type de demande

  • Statut

  • Commentaire

  • Date de fermeture

  • Requérant (nom et coordonnées)

  • Destinataire (nom et coordonnées)

Info : Si des informations n’ont pas été saisies, la mention Aucune donnée saisie s’affiche.

Avec demande d’autorisation liée

Sans demande d’autorisation liée

Lier une demande d’autorisation à une demande d’accès

Pour lier une demande d’autorisation à une demande d’accès déjà créée, cliquer sur Lier.

La fenêtre Lien entre une demande d’accès et une demande d’autorisation s’affiche. Sélectionner une demande d’autorisation pour qu'elle s’affiche à droite de l'écran. Pour lier la demande d’autorisation à la demande d’accès, cliquer sur Lier.

La demande d’autorisation est liée à la demande d’accès.

Pour consulter une demande d’autorisation liée, cliquer sur le lien.

La fenêtre Lien entre une demande d’accès et une demande d’autorisation s’affiche et présente les demandes d’autorisations liées à l’usager à gauche et la demande d’autorisation liée à la demande d’accès en cours à droite. Pour supprimer ce lien, cliquer sur le bouton Supprimer le lien. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois l’action confirmée, la fenêtre se ferme. Le lien ne s’affiche plus dans les informations générales de la demande.

Il est aussi possible de supprimer un lien existant entre une demande d’autorisation et une demande d’accès en cliquant sur le bouton Supprimer le lien à partir des informations générales de la demande. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois l’action confirmée, le lien n’est plus présent.

 

Documents

L’onglet Documents présente la liste des documents du dossier médical liés à la demande, et permet d’ajouter des documents. Les documents sont par défaut classés en ordre de date des documents, du plus récent au plus ancien. Ce tri peut toutefois être changé en cliquant sur le titre des colonnes Date, Titre et Site.

 

Description

Commentaire

Description

Commentaire

1

Ajouter des documents

Permet d’ajouter des documents à la demande. Voir la section Ajouter des documents à une demande.

2

Fermer et exporter

 

Permet de fermer la demande et de générer un document PDF de tous les documents ajoutés à la demande, précédé d'un sommaire des documents liés à la demande. Il est important de préciser le type de mise en page désiré (recto seulement ou recto verso).

Voir la section Fermer et exporter une demande pour tous les détails.

3

Aperçu

Permet de voir un aperçu d'un ou de plusieurs des documents ajoutés sans provoquer la fermeture de la demande. Voir la section Voir un aperçu d’un ou de plusieurs documents.

4

Date

Indique la date du document au DPE.

5

Titre

Indique le titre du document, tel qu’il figure au DPE. 

6

Site

Indique le site de provenance du document. 

7

Pages sélectionnées

Indique le nombre de pages du document sélectionnées pour être transmises dans le cadre de la demande.

8

Identifie le sommaire des documents, qui est généré lors de la fermeture et de l’extraction d’une demande.

9

Indique que le document renferme certaines sections masquées temporairement.

10

 

Indique que le document ajouté ne correspond pas à la version courante. Il est possible de le remplacer au besoin.

11

 

Indique que le document ajouté est une version supprimée. Il est possible de le remplacer au besoin.

12

Indique que le document ajouté provient d'un site qui n’est pas associé à la demande. 
Pour rectifier cette situation, modifier la demande afin d’y ajouter le site en question.

13

Permet de retirer un document de la liste des documents ajoutés.

14

Total

Indique le nombre total de pages sélectionnées, sur le nombre total de pages pour tous les documents ajoutés à la demande.

Ajouter des documents à une demande

L’ajout de documents se fait sous l’onglet Documents, en cliquant sur Ajouter des documents.

Remarque : Il est recommandé d’ajouter un maximum de 250 pages à une demande. Des améliorations seront apportées au module dans une version ultérieure Cristal-Net pour permettre le traitement des demandes de très grande taille.


La fenêtre Ajout de documents à la demande est divisée en trois sections :

  • Arborescence du DPE : Liste des répertoires contenant les documents disponibles dans le DPE pour l’usager en contexte.

  • Documents disponibles : Liste des documents disponibles en fonction de la sélection effectuée dans l'arborescence. Par défaut, le fenêtre présente la liste de Tous les documents du DPE pour l'usager en contexte.

  • Documents à ajouter : Liste des documents que l’utilisateur souhaite ajouter à la demande.

Dans la fenêtre Ajout de documents à la demande :

  1. En fonction des documents recherchés, cliquer sur la section de l'arborescence pertinente.
    Tous les documents qui sont liés au niveau de l’arborescence choisi s'affichent dans la section du centre, Documents disponibles.

  2. Depuis la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
    Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.

     

  3. Pour sélectionner et ajouter un document, il existe trois façons :

    1. Depuis le visualiseur

      1. Dans la liste des documents disponibles, cliquer sur un document afin de le visualiser.
        Le visualiseur s'ouvre à la droite de l'écran et affiche le document sélectionné.

      2. Cliquer sur le bouton Ajouter qui figure dans le coin inférieur droit de la fenêtre de visualisation.
        Le document s'ajoute dans la section Documents à ajouter.
        Dans la section Documents disponibles, un crochet remplace l'icône ​, indiquant que le document est ajouté.

      3. Pour annuler la sélection et l’affichage du document, cliquer sur Annuler.
        Le visualiseur se ferme et la section de droite, Document à ajouter, réapparaît, sans document ajouté.
        Le document précédemment sélectionné affiche toujours un , indiquant qu’il est encore disponible dans la liste des documents disponibles. 

         

    2. En cliquant sur l’icône

      1. Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur l'icône qui figure à la gauche du titre du document à ajouter.
        Le document s'ajoute alors dans la section Documents à ajouter
        Dans la liste des documents disponibles, le document ajouté affiche un crochet .

         

    3. En cliquant sur le bouton « Ajouter tout »

      1. Dans la liste Documents disponibles, cliquer sur le bouton Ajouter tout afin d’ajouter tous les documents figurant dans cette section.
        Info : Pour ajouter le dossier intégral de l’usager, s’assurer d’avoir sélectionné la catégorie Tous les documents dans la section Arborescence du DPE.

         

  4. Pour finaliser l'ajout de documents à une demande, cliquer sur le bouton Ajouter, situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
    Les documents ajoutés dans la section de droite sont transférés dans la demande et se retrouvent sous l'onglet Documents.

     

    Avertissement : Si la fenêtre Ajout de documents à la demande est fermée sans que les documents aient été adéquatement ajoutés, soit en cliquant Annuler ou sur le X de la fenêtre, un message d'avertissement s’affiche pour en avertir l’utilisateur.

     

  • Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les documents ajoutés dans la fenêtre Ajout de documents à la demande et fermer de la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où figurent les documents enregistrés et ajoutés.

  • Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement, de même que la fenêtre Ajout de documents à la demande, sans enregistrer les documents qui y avaient été placés. L'utilisateur est ramené sous l'onglet Documents, où ne figurent pas les documents qui avaient été sélectionnés.

  • Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené à la fenêtre Ajout de documents à la demande.

Retirer des documents d’une demande 

Pour retirer des documents de façon unitaire, cliquer sur l'icône  située à gauche du titre du document à retirer dans la section Documents à ajouter. Le document est alors retiré de la section Documents à ajouter et remis dans la section Documents disponibles avec une icône .        

Pour retirer tous les documents ajoutés d’un coup, cliquer sur le bouton Retirer tout. Tous les documents sont alors retirés de la section Documents à ajouter et remis dans la section Documents disponibles avec une icône .

Les documents peuvent également être retirés à partir de l'onglet Documents. Dans ce cas, cliquer sur l'icône de retrait située à l’extrémité de la ligne du document.

 

Sélectionner les pages du document à inclure dans la demande

Lors de l'ajout de documents, il est possible que toutes les pages du document ne soient pas requises pour répondre aux besoins de la demande. Il est donc possible de sélectionner seulement une ou plusieurs pages d'un document.

La sélection de pages s’effectue lorsque le document est affiché dans le visualiseur, peu importe qu’il ait été ouvert à partir de la fenêtre Ajout de documents à la demande ou de l'onglet Documents.

  1. Cliquer sur le document désiré afin de l’ouvrir dans le visualiseur.

  2. Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer la ou les pages à inclure.

  3. Si la page à inclure est affichée dans le visualiseur, cocher la case Page à inclure située tout au bas du visualiseur pour la sélectionner.
    Le numéro de la page s'ajoute alors dans la zone de texte qui figure également au bas de la fenêtre.

  4. Répéter cette même procédure pour chaque page à ajouter.

  5. Pour indiquer les pages à inclure sans les parcourir une à une, il est possible d'inscrire les numéros de pages, ou les étendues de pages, manuellement.
    Il faut séparer les numéros ou les étendues de pages par une virgule, et les étendues de page par un trait d’union. 
    Exemple : 2,4,6-10,14,23-25

     

  6. Une fois la sélection de pages terminée pour un document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles. Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.

  7. Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
    Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.

    • Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer la sélection de pages et fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci est ajouté à la liste des Documents à ajouter..

    • Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer la sélection de pages. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, celui-ci n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.

    • Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.

  8. Une fois les documents ajoutés, pour connaître le nombre de pages sélectionnées pour chaque document, il faut consulter la valeur qui figure dans la colonne Pages sélectionnées, sous l’onglet Documents.

     

    Info : Noter qu’il est possible de combiner la sélection de pages et le masquage de contenu. Dans ce cas, si un masquage est effectué dans une page sans que celle-ci ait été sélectionnée, une icône d’avertissement s’affiche au bas de la fenêtre pour en aviser l’utilisateur.

Masquer du contenu dans un document

Afin de respecter le cadre législatif, une option de masquage est offerte dans le module d'accès à l'information. Il s'agit d'un masquage temporaire, c'est-à-dire que le masquage ne s'applique que sur le document ajouté à une demande. Le document original dans le DPE demeure intact, sans masquage.

Pour effectuer un masquage :

  1. À partir de la page Ajout de documents à la demande, ou depuis la liste sous l’onglet Documents, cliquer sur le document à ajouter afin de l’ouvrir dans le visualiseur.

  2. Par défaut, le mode Parcourir est activé. L'icône s’affiche sur fond bleu. Naviguer dans le document et repérer le contenu à masquer. 

     

  3. Pour effectuer un masquage, activer le mode Masquage en cliquant sur le bouton . Le mode Masquage est actif lorsque l’icône est sur fond bleu.

  4. Cliquer sur la page du document afin que l'icône du curseur se transforme en  afin de permettre le masquage. 

  5. Pour procéder, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer celle-ci de façon à former un encadré qui recouvre l'information devant être masquée.

     

  6. Au besoin, ajouter un texte dans l'encadré de masquage en cliquant dans l'encadré et en saisissant l'information désirée.

     

  7. Il est possible d’ajuster la taille de l'encadré, de le déplacer ou encore de le supprimer en cliquant sur l'encadré. Une fois le contour de l’encadré transformé en pointillés, utiliser les cercles disposés autour pour ajuster la taille de l'encadré selon les besoins. Pour le déplacer, cliquer à l’intérieur de l’encadré et maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant l’encadré à l’endroit désiré. Pour le supprimer, sélectionner l'encadré et appuyer sur la touche Suppr (Supprimer) du clavier.

     

  8. Une fois le masquage terminé dans le document, cliquer sur Appliquer (si le document était dans la liste Documents à ajouter) ou sur Ajouter (si le document a été sélectionné depuis la section Documents disponibles). Dans ce dernier cas, le document est ajouté à la liste des Documents à ajouter.

  9. Au besoin, cliquer sur Annuler pour ignorer les changements.
    Un message d’avertissement s’affiche alors pour valider l’intention de l’utilisateur.

     

    • Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le masquage appliqué sur le document et fermer de la fenêtre d’avertissement. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il est ajouté à la liste des Documents à ajouter.

    • Cliquer sur Ne pas enregistrer pour fermer la fenêtre d’avertissement sans enregistrer le masquage. Si la sélection du document a été effectuée à partir de la section Documents disponibles, il n’est pas ajouté à la liste des Documents à ajouter.

    • Cliquer sur Annuler pour fermer la fenêtre d’avertissement. L'utilisateur est ramené dans le visualiseur.

Info : Il est possible d'identifier rapidement un document sur lequel du masquage a été appliqué grâce à la présence de l’icône . Cette icône s’affiche pour un document comportant du masquage dans la page des Documents à ajouter et dans la liste des documents sous l’onglet Documents.

Modification d'une demande 

La modification d'une demande permet l'ajout, la modification ou le retrait d'informations préalablement consignées dans une demande. Elle permet également d'assigner un responsable à la demande, de changer son statut ou de rouvrir une demande fermée.

  1. Accéder à la fenêtre de modification d’une demande selon l’une des deux méthodes suivantes :

    • À partir de la liste des demandes d’accès à l’information de l'établissement, cliquer sur le menu Plus situé à l'extrémité de la ligne d'une demande puis sur Modifier la demande

       

     

    • À partir de l'onglet Informations générales d'une demande en cliquant sur l'icône située dans le coin supérieur droit de l’onglet



     

  2. Dans la fenêtre Modification d’une demande, accéder à la section qui requiert un ajout ou une édition. Pour faire défiler la fenêtre jusqu'à l’endroit désiré, utiliser la barre de défilement ou les raccourcis vers les sections de la demande qui figurent au haut de la fenêtre.

  3. Une fois l'édition terminée, cliquer sur Enregistrer.

Assigner un responsable à la demande

Lors de la création d'une demande, il n'est pas possible de l'assigner à un utilisateur spécifique. L'assignation doit se faire ultérieurement, lors d'une modification.

Pour assigner un responsable :

  1. Aller au champ Responsable de la section Informations sur la demande.
    Seul l'utilisateur responsable de la demande peut s'assigner une demande en cliquant sur M’assigner cette demande. L’assignation d’une demande à un autre utilisateur n’est pas possible.

     

    Le nom du responsable s'inscrit dans le champ de gauche et le bouton M’assigner cette demande devient grisé.

  2. Enregistrer la modification.

Modifier le responsable de la demande

Pour modifier le responsable d'une demande déjà enregistrée :

  1. Aller au champ Responsable de la section Informations sur la demande.

  2. Cliquer sur le qui figure à la droite du nom du responsable de la demande. 

    Le nom inscrit comme responsable disparaît et le bouton est à nouveau accessible.

  3. Faire la nouvelle sélection en cliquant sur M’assigner cette demande.

  4. Enregistrer la modification.

Info : Noter que la modification du statut En attente ou À traiter à partir de la liste de travail ou des demandes de l’usager assigne automatiquement la demande à l’utilisateur qui effectue l’action.

Copier une demande

Cette fonctionnalité permet de copier une demande existante dans les cas où plus d’un destinataire est associé à une même demande d’autorisation. Ceci permet d'éviter d’avoir à saisir à nouveau toutes les informations.

  1. Accéder à la fenêtre de modification d’une demande selon l’une des deux méthodes suivantes :

    • À partir de la liste des demandes d’accès à l’information de l'établissement ou à partir des demandes de l’usager en cliquant sur le menu Plus situé à l'extrémité de la ligne d'une demande puis sur Copier la demande

      • Demandes d’accès à l’information de l'établissement

        • Demandes de l’usager

         

    • À partir de l'onglet Informations générales d'une demande en cliquant sur l'icône , située dans le coin supérieur droit de l’onglet

      Dans tous les cas, la fenêtre Création d’une demande d’accès s’affiche. Les informations saisies lors de la création de la demande originale seront recopiées, à l’exception de celles concernant le destinataire et du responsable assigné au traitement de la demande originale. Le statut de la demande sera À traiter, peu importe le statut de la demande d’origine.

       

Changement de statut

Depuis la fenêtre de modification d’une demande, il est possible de modifier les statuts actifs (À traiter, En cours, En attente) et inactifs (Fermé, Référé, Refusé, Annulé), selon les besoins. Les changements de statut qui suivent nécessitent l’ajout d’informations supplémentaires :

  • En attente : La mise en attente d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. Il est possible de fournir des précisions au besoin.

  • Référé : Le transfert d’une demande nécessite une confirmation de changement de statut. La saisie du nom d’un référent (personne ou service qui prend en charge la demande) est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Refusé : Le refus d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison de refus est obligatoire pour confirmer le changement.

  • Annulé : L’annulation d’une demande nécessite une confirmation du changement de statut. La saisie d’une raison est obligatoire pour confirmer le changement.

Remarque : La liste déroulante peut être ajustée pour répondre aux besoins de l'établissement. Pour ce faire, l'établissement doit communiquer avec le CDO – Cristal-Net.

Rouvrir une demande

Dans la fenêtre de modification d’une demande, lorsque la demande est fermée, un encadré indique la date de fermeture. Cliquer sur le bouton Rouvrir la demande.

L’encadré disparaît et le statut de la demande est modifié automatiquement pour En cours. Cliquer sur Enregistrer.

Voir un aperçu d’un ou de plusieurs documents

Le bouton Aperçu permet d’afficher, en format PDF, un aperçu d'un ou de plusieurs des documents ajoutés sans fermer la demande et sans générer de sommaire de documents, lequel liste tous les documents liés à la demande.

  • Pour voir un aperçu d’un document, cocher la case figurant à la gauche du titre du document et cliquer sur Aperçu.  

  • Pour voir un aperçu de tous les documents, cocher la case figurant dans l'entête de colonne et cliquer sur Aperçu.

     

Info : Si l’utilisateur clique directement sur un document donné, celui-ci s’ouvrira dans le visualiseur. Il pourra alors effectuer les mêmes opérations de sélection et de masquage que lors de la sélection de documents.

  • Un message de confirmation demande à l'utilisateur de préciser s’il souhaite que l’ensemble des documents soit imprimé recto verso. Si tel est le cas, il est important de le préciser lors de la préparation de la demande afin qu’une page blanche soit insérée au besoin et que chaque document commence sur le recto d’une page.

     

Fermer et exporter une demande

Le bouton Fermer et exporter génère un document en format PDF de tous les documents ajoutés à la demande, et présente en première page un sommaire des documents liés à la demande.

  1. En cliquant sur le bouton Fermer et exporter, un message de confirmation demande à l'utilisateur de préciser s’il souhaite que l’ensemble des documents soit imprimé recto verso. Si tel est le cas, il est important de le préciser lors de la préparation de la demande afin qu’une page blanche soit insérée au besoin et que chaque document commence sur le recto d’une page.
    Avertissement : Si le bouton Fermer et exporter est grisé, la fermeture de la demande sera impossible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cet état : un ou plusieurs documents de la liste sont cochés, ou le sommaire des documents n'a pas été correctement paramétré. 

  2. Choisir Recto verso ou Recto seulement.

     

  3. Dans le bandeau qui s’affiche au bas de la fenêtre, choisir Ouvrir ou Enregistrer.

    • Choisir Ouvrir pour ouvrir la demande en format PDF.
      L’exportation et la fermeture de la demande entraînent la création d’un sommaire qui dresse un portrait global des documents liés à la demande.

    • Il est possible d’imprimer le document en sélectionnant l’imprimante et en suivant les étapes d’impression suggérées.

    • Choisir Enregistrer pour enregistrer une copie de la demande. Un nom par défaut est attribué à la demande.

  4. Avant de procéder à l’impression, s’assurer d'activer l’option d’impression recto verso d’Acrobat Reader si c’est le format souhaité.

  5. Cliquer sur Imprimer.

Info : Une fois l’exportation effectuée, le statut de la demande est changé pour Fermé, et ce, même si la demande n’a pas été imprimée. Le sommaire des documents qui a été généré est déposé automatiquement au DPE. Il demeure visible dans la liste des documents ajoutés suite à l'impression.

Avertissement : Dès que le choix de mise en page du fichier d’extraction est effectué (« recto verso » ou « recto seulement »), un message confirmant la génération d’un sommaire des documents et du fichier d’extraction s’affiche au bas de l'écran. Le statut de la demande est automatiquement modifié pour Fermé.

Le statut de la demande ne tient pas compte de l’impression du fichier d’extraction. En effet, le statut demeure Fermé, que l’impression soit effectuée ou non. Si l’utilisateur a extrait la demande par erreur, pour poursuivre, il devra rouvrir la demande. Pour plus d’information, se référer à la section Modification d’une demande.

Remarque : Si un problème survient lors de la fermeture et de la génération du sommaire d’une demande volumineuse (plus de 250 pages), le sommaire sera tout de même généré et publié au DPE. Il est ensuite possible de sélectionner les documents en lot et de les réimprimer à l'aide du bouton Aperçu.


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