Accès à l'information – Demandes à envoyer

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Demandes à envoyer

Cette liste regroupe l’ensemble des demandes d’accès à envoyer, ayant un statut Fermé, En attente, Référé et Refusé. À la suite de la fermeture de la demande (Fermer et exporter), celle-ci est envoyée dans la liste des Demandes à envoyer. Cette liste permet, par exemple, qu'une archiviste qui est en télétravail procède au traitement de la demande et qu’un employé présent dans l'établissement puisse procéder à l’impression et à l’envoi de la demande.

Les demandes y sont regroupées par ordre de priorité (haute à basse) et ensuite par ordre de date (de la plus ancienne à la plus récente).

 

Description

Commentaire

 

Description

Commentaire

1

Permet de retourner à la page d’accueil des listes d'usagers.

2

Onglets

Onglets :

  • Demandes d’autorisation

  • Demandes d’accès à l’information

  • Demandes à envoyer

3

Filtres

Différents filtres permettent d’affiner la recherche parmi les demandes à envoyer.

  • Période (permet de préciser une date ou un intervalle de dates)

  • Usager

  • Statut

  • Responsable

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Rechercher

Le bouton Rechercher permet d’effectuer une recherche en fonction des filtres appliqués.

Cliquer sur l’icône permet de réinitialiser les filtres.

5

Créer une demande d’accès

Permet d’ouvrir la fenêtre de création d’une nouvelle demande d’accès à l’information.

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Permettent de voir plus d’usagers à l'écran ou d’améliorer la lisibilité en ajustant la hauteur des lignes. La hauteur des lignes sélectionnée par l’utilisateur est conservée à chaque connexion. Il existe trois hauteurs de lignes différentes.

  • : Hauteur maximale, qui permet d’espacer le plus les lignes et par conséquent de voir moins de lignes.

  • : Hauteur normale, qui est à la hauteur par défaut.

  • : Hauteur minimale, qui rapproche davantage les lignes et par conséquent de voir plus de lignes.

7

Permet de rafraîchir la liste en rétablissant le tri par défaut.

8

Mise en contexte

Affiche tous les usagers qui ont une demande à envoyer, avec un statut Fermé, En attente, Référé et Refusé.

Par défaut, les usagers sont triés en fonction des règles d’affaire suivantes :

  1. Demandes de haute priorité , ordonnées par dates croissantes;

  2. Demandes de moyenne priorité , ordonnées par dates croissantes;

  3. Demande de basse priorité, ordonnées par date de demandes croissantes.

Il est possible de modifier le tri par défaut en cliquant sur un entête de colonne, selon votre besoin.

9

Alerte

Indique qu’une alerte est présente. Il est possible d’ajouter une alerte en cliquant dans la colonne Alerte sur le bouton grisé. L’icône bleue indique qu’il y a déjà une alerte au dossier.

10

Indique la priorité de la demande. Il y a trois niveaux possibles :

  • : Priorité haute

  • : Priorité moyenne

  • Aucune icône : Priorité basse

11

Indique qu’une demande nécessite une confirmation d’envoi.

Confirmer l’envoi

Pour procéder à la confirmation de l’envoi :

  • Cliquer sur la ligne de la demande. L’onglet Informations générales de la demande de l’usager s’affiche.

  • Pour procéder à l’impression, l’utilisateur clique sur l’onglet Documents.

    1. Cliquer sur Exporter ou Aperçu pour afficher le fichier PDF et procéder à l’impression.

    2. Cliquer sur Recto verso ou Recto seulement, selon les besoins d’impression.

    3. Le document s’affiche dans le visualiseur et il est alors possible de l’imprimer.

    4. Avant de procéder à l’impression, s’assurer d'activer l’option d’impression recto verso d’Acrobat Reader si c’est le format souhaité.

    5. Cliquer sur Imprimer.

  • Revenir à l’onglet Informations générales afin de confirmer l’envoi de la demande.

  • Cliquer sur Confirmer l’envoi, un message de confirmation s’affiche.

  • Compléter les trois champs obligatoires :

    • Date de l’envoi : La date du jour s’inscrit automatiquement, mais il est possible de la changer si la date d’envoi n’est pas celle du jour.

    • Type d’envoi : Le type d’envoi qui sera effectué, parmi les choix du menu déroulant.

    • Envoyé par : Le nom de l’utilisateur qui procède à l’envoi doit être inscrit.

  • Une fois la confirmation de l’envoi effectuée, la demande est fermée et retirée de la liste des demandes à envoyer.


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