DPE – Codes de types de documents

Un code de type de document est un code unique associé à un type de document. C'est grâce à ce système de codification que les documents se classent automatiquement dans l'arborescence du Dossier patient électronique (DPE). Afin d'assurer une certaine uniformité dans l'ensemble du réseau de la santé, une standardisation est proposée dans l'attribution des codes de documents. 

(info) Info : Lors de la numérisation d'un formulaire, le code de type de document s'affiche également sous la forme d'un code à barres unique pour le classement du document au DPE.


Quelle est la différence entre « formulaire » et « document »?

Dans Cristal-Net, les termes formulaires et documents ne sont pas exactement synonymes.

  • Un formulaire est un document à compléter. Lorsqu'il est vide, il ne contient pas de données patient. Il n'a donc aucune valeur sur le plan clinique. Dans GDF, on parle ainsi généralement de formulaires.
  • Un document contient de l'information d'un patient ayant une valeur sur le plan clinique. Il peut s'agir d'une note clinique, d'un rapport médical, de résultats de laboratoire, d'une demande de consultation, etc. Dans le DPE, ce sont donc des documents qui sont archivés.

Ainsi, un intervenant pourrait imprimer un formulaire à partir de GDF. Le formulaire, une fois complété avec les données du patient, devient un document prêt à être numérisé au DPE.


Standardisation des codes de types de documents dans Cristal-Net

L'élaboration de lignes directrices en matière de standardisation provinciale dans l'attribution des codes de types de documents comporte plusieurs avantages : 

  • Uniformiser les pratiques dans l'ensemble du réseau de la santé. 
  • Permettre aux établissements une souplesse dans la gestion des documents. 
  • Assurer une structure de codification unique, sans risque d'entrer en conflit avec le système de codification des autres établissements.

Lignes directrices

  1. Un code de type de document doit être unique.
  2. Un code de type de document est toujours composé d'un préfixe (2 lettres) et d'un suffixe (≤ 5 chiffres). 
    Exemple : DT12345
  3. Le préfixe DT est réservé aux formulaires provinciaux. 
  4. Chaque établissement s'est vu attribuer un préfixe qui lui est propre (voir tableau ci-dessous).
  5. Pour les formulaires locaux, le choix du suffixe relève de l'établissement (en autant qu'il soit composé d'un maximum de 5 caractères numériques).
    Exemple : Le code du formulaire associé au Résumé de chirurgie pourrait être LV1289 (CISSS de Laval) et CQ4578 (CHU de Québec-Université Laval).


(tick) En résumé


Code de type de document unique = Préfixe+Suffixe

Préfixe (2 lettres) : Le préfixe DT est réservé aux formulaires provinciaux. Un préfixe unique a été déterminé par le CDO – Cristal-Net pour chacun des établissements. 
Suffixe (≤ 5 chiffres) : Le choix du suffixe relève de l'établissement.



Attribution d'un préfixe aux établissements pour la standardisation des codes de types de documents


CODEÉTABLISSEMENT
--DTFormulaires provinciaux
01BL

CISSS du Bas-Saint-Laurent

02LSCISSS du Saguenay-Lac-Saint-Jean
03CNCIUSSS de la Capitale-Nationale
CQCentre hospitalier universitaire (CHU) de Québec-Universitaire Laval
CPInstitut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec (IUCPQ)
04MRCIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec
05USCIUSSS de l'Estrie–Centre hospitalier universitaire (CHU) de Sherbrooke
06OMCIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal 
CMCIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal
SMCIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal
NMCIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal
EMCIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal
UMCentre hospitalier de l'Université de Montréal (CHUM)
PPInstitut Philippe-Pinel de Montréal
MGCentre universitaire de santé McGill (CUSM)
SJCentre hospitalier universitaire (CHU) Sainte-Justine
ICInstitut de Cardiologie de Montréal
07OTCISSS de l'Outaouais
08ATCISSS de l'Abitibi-Témiscamingue
09CRCISSS de la Côte-Nord
NKCLSC Naskapi
10BJCRSSS de la Baie-James
11GPCISSS de la Gaspésie
11ILCISSS des Îles
12CACISSS de Chaudière-Appalaches
13LVCISSS de Laval
14LNCISSS de Lanaudière
15LRCISSS des Laurentides
16RCCISSS de la Montérégie-Centre
RECISSS de la Montérégie-Est
ROCISSS de la Montérégie-Ouest
17BHCentre de santé Inuulitsivik (Baie d'Hudson)
BUCentre de santé Tulattavik de l'Ungava (Baie d'Ungava)
18CJConseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James