Survol de la gestion des formulaires (GDF)

La gestion des formulaires (GDF) est un module de Cristal-Net permettant :

• de générer et d'imprimer des formulaires en lot;
• de regrouper logiquement les formulaires par répertoires pour faciliter leur utilisation. Souvent, les répertoires regroupent des formulaires les plus couramment utilisés par une unité de soins ou une clinique;
• de déposer des formulaires qui seront utilisés dans le DPE et éditables à l'écran grâce à la fonctionnalité des formulaires évolutifs;
• d'identifier les formulaires à l'aide de codes à barres contenant les informations nécessaires lors de la numérisation pour le classement automatique des documents dans le dossier de l'usager.

La gestion des formulaires (GDF) est en quelque sorte l'équivalent des pigeonniers qui servaient anciennement au classement des formulaires papier utilisés sur une unité de soins ou dans une clinique. GDF permet d'imprimer les formulaires avec les renseignements de l'usager et les codes à barres nécessaires pour la numérisation. Les formulaires peuvent être imprimés avec ou sans les renseignements de l'usager, selon les besoins des utilisateurs.

Par exemple, pour une clinique donnée, il serait possible de regrouper dans un répertoire nommé Première visite les formulaires vierges suivants : la feuille de consultation médicale, la feuille de note infirmière et la feuille de demande d'examens complémentaires. Le responsable de l'accueil pourrait sélectionner tous les documents du répertoire Première visite et ainsi imprimer les trois formulaires vierges, identifiés avec les renseignements de l'usager et les codes à barres nécessaires pour la numérisation et les classements des documents au DPE. 

Accéder à GDF

À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gestion des formulaires > GDF. 

Écran d'accueil de GDF

L'écran d'accueil de GDF se divise en trois grandes sections : 

1. les répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement; 
2. la barre de mise en contexte;
3. la liste des usagers reliés à la mise contexte. 

Répertoires et sous-répertoires des formulaires de l'établissement

Cette section présente les répertoires et sous-répertoires du GDF. Ceux-ci contiennent la totalité des formulaires de l'établissement. Les répertoires sont liés au poste d'ordinateur et ont été préalablement définis par le gestionnaire de répertoires (utilisateur détenant les droits requis pour effectuer le pilotage de GDF). L'affichage des répertoires et sous-répertoires varie selon l'onglet sélectionné. Trois onglets sont disponibles dans cette section : Tous, Clinique/Unité de soins et Favoris. En savoir plus sur la gestion des répertoires.

Filtrer l'affichage des répertoires et sous-répertoires

Onglet « Tous »

L'onglet Tous affiche l'ensemble des répertoires de tous les sites, classés par ordre alphabétique de sites. Chaque répertoire contient l'ensemble des formulaires disponibles dans GDF pour le site de l'établissement. En savoir plus sur la gestion des répertoires.

Onglet « Clinique/Unité de soins »

L'onglet Clinique/Unité de soins affiche les répertoires sélectionnés par le gestionnaire. La sélection des répertoires est faite en fonction des besoins d'un secteur d'activités. 

Onglet « Favoris »

L'onglet Favoris affiche les répertoires identifiés par l'utilisateur comme étant ses répertoires les plus utilisés, c'est-à-dire, ses favoris. 

Actions disponibles dans l'arborescence

À partir de l'arborescence de GDF, différentes actions peuvent être effectuées.

Actions	Description
	Permet de rechercher un formulaire existant dans GDF. Cette recherche permet d’afficher les formulaires disponibles pour le site en contexte.
	Permet l'ajout d'un répertoire principal. Cette action peut être effectuée par les utilisateurs détenant les droits d'accès nécessaires. L'ajout d'un répertoire principal est possible uniquement lorsque l'onglet « Tous » est sélectionné.
	Permet de rafraîchir l'arborescence en affichant les nouveaux éléments créés comme les formulaires, les sous-répertoires et les répertoires principaux. Cette action permet également de fermer les répertoires de l'arborescence. Seuls les répertoires et les sous-répertoires configurés pour l'ouverture par défaut sont alors ouverts.
ou	Le bouton Afficher permet de visualiser des formulaires qui ne sont pas configurés pour le site en contexte. Les répertoires principaux ainsi que les sous-répertoires ne contenant pas de formulaires configurés pour le site en contexte seront également affichés. Même s'ils ne sont pas configurés pour le site en contexte, les formulaires rayés peuvent néanmoins être consultés, mais pas imprimés, ni édités. Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Cacher, l'ensemble des formulaires non associés au site en contexte ainsi que les sous-répertoires et les répertoires principaux de l'arborescence ne contenant pas de formulaires configurés pour ce site vont disparaître de la vue.   Avertissement : Lors de la création d'un répertoire ou d'un sous-répertoire, celui-ci sera visible sous le libellé Nouveau dossier, même si l'option Afficher n'a pas été sélectionnée. Il disparaîtra cependant de la vue dès qu'il sera renommé, à moins que l'option Afficher ne soit sélectionnée ou que des formulaires y soient associés.

Recherche de formulaires   

L'icône de la loupe permet de rechercher un formulaire pour en vérifier l'existence, le visualiser ou l'imprimer.

Capture d'écran : Fenêtre Recherche accessible à partir de l'icône de la loupe.

Rechercher un formulaire

1. Cliquer sur l'icône de la loupe. 
2. Dans la fenêtre Rechercher, rechercher le formulaire à visualiser en inscrivant le code de type de document (colonne Code DT) ou un mot-clé correspondant au formulaire recherché. 
3. Cliquer sur Rechercher.

 Info : Le code de type de document (colonne Code DT) correspond au numéro du premier code à barres présent au haut du formulaire. Si aucun résultat de recherche ne correspond au code à barres inscrit, c'est qu'il ne s'agit pas d'un code à barres attribué à un formulaire du logiciel GDF. Il faut alors effectuer une recherche par mot-clé. 

 Visualiser un formulaire

Pour visualiser le formulaire, cliquer sur l'icône du document blanc au bout de la ligne du formulaire. 

À partir de cette fenêtre, il est possible d’imprimer le formulaire, en cliquant sur le bouton d’impression. De cette façon, le formulaire sera imprimé avec les codes à barres liés au type de document et au site. Si un ou des usagers ont préalablement été sélectionnés, leurs renseignements ainsi que les codes à barres associés seront imprimés sur le formulaire sélectionné.

En savoir plus sur l'impression de formulaires.

Barre de mise en contexte (recherche d'usagers)

La barre de mise en contexte permet de rechercher un usager afin de générer des formulaires comportant les renseignements de l'usager (nom complet, numéro de dossier, numéro de la visite, etc.). Les formulaires sont identifiés à l'aide de code à barres contenant les renseignements nécessaires à la numérisation.

Grâce aux différentes listes de mise en contexte, il est possible rechercher un usager en cours d'hospitalisation (liste Pts / US) ou en attente d'un rendez-vous en clinique externe (liste Pts / clinique). Les utilisateurs ayant accès à la liste Pt / dossier peuvent également rechercher un usager par son numéro de dossier lorsqu'il n'apparaît pas dans la liste des usagers inscrits ou hospitalisés. Les accès aux différentes listes sont attribués en fonction des droits et profils des utilisateurs de Cristal-Net.

En savoir plus sur la recherche de patients par les listes de mise ne contexte.

Recherche par numéro de dossier

Si un utilisateur détient les droits requis, il est possible de rechercher un usager à l'aide de son numéro de dossier.

1. Sélectionner la liste Pt / dossier et le site désiré.
2. Inscrire le numéro de dossier dans le champ Dossier. Les hospitalisations et les rendez-vous de l'usager, depuis les six derniers mois, s'afficheront à l'écran.
3. Sélectionner la venue (ou visite) à laquelle se réfère votre formulaire. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit de sélectionner s'il s'agit d'une venue de type Hospitalisé ou Rendez-vous. S'assurer de sélectionner la bonne venue, car cela aura des répercussions sur le classement du formulaire dans le DPE (Dossier patient électronique). 

Si l'usager n'est pas hospitalisé ou inscrit pour un rendez-vous en clinique externe, ne cocher aucune venue. Ainsi, aucune venue ne sera liée au document. Procéder de la même façon pour imprimer, par exemple, une note de contrôle téléphonique à déposer au dossier d'un usager (intervention pour laquelle aucune inscription n'aurait été créée dans le système de rendez-vous).

 Info : La liste de recherche Pt / dossier est disponible pour certains profils d'utilisateurs seulement.

Affichage de la liste des usagers mis en contexte 

Cette section affiche les usagers mis en contexte à l'aide de la barre de mise en contexte. Un usager peut ensuite être sélectionné afin d'imprimer les formulaires désirés.

Impression de formulaires avec renseignements de l'usager

Se référer à la documentation sur l'impression de formulaires.

Tri de la liste des usagers

Il est possible de trier la liste des usagers en fonction du nom, du numéro de dossier, du numéro de lit, etc. Se référer à la documentation GDF – Liste des usagers.

Questions / réponses

Question : Pourquoi y a-t-il des formulaires inscrits en rouge?
Réponse : Les formulaires inscrits en rouge ne sont pas des formulaires disponibles dans GDF. Il s'agit le plus souvent de formulaires en copie carbone qu'il est impossible d'ajouter à GDF pour des raisons légales ou pratiques.

Question : Pourquoi le bouton « Imprimer » ne fonctionne pas?
Réponse : L'imprimante utilisée à votre poste de travail n'a pas été configurée (pilotée) pour GDF. Communiquer avec le département informatique de votre établissement afin d'effectuer le changement.

Question : Pourquoi y a-t-il des formulaires rayés?
Réponse : Les formulaires sont paramétrés par site. Par exemple, si vous êtes sur un site en particulier et qu'un formulaire a été paramétré pour un autre site, le formulaire apparaîtra rayé dans les répertoires lorsque vous cliquerez sur le bouton Afficher. Les formulaires rayés peuvent être consultés, mais pas imprimés, ni édités.