Survol de la gestion des formulaires (GDF)

La gestion des formulaires (GDF) est un module de Cristal-Net permettant :

• de générer et d'imprimer des formulaires en lot;
• de regrouper logiquement (par répertoires) les formulaires pour faciliter leur utilisation. Souvent, les répertoires regroupent des formulaires les plus couramment utilisés par une unité de soins ou une clinique;
• de déposer des formulaires qui seront utilisés dans le DPE et éditables à l'écran grâce à la fonctionnalité des formulaires évolutifs;
• d'identifier les formulaires à l'aide de codes à barres contenant les informations nécessaires lors de la numérisation pour le classement automatique des documents dans le dossier du patient.

La gestion des formulaires (GDF) remplace les pigeonniers qui servaient anciennement pour le classement des formulaires papier utilisés sur une unité de soins ou dans une clinique. En effet, GDF permet d'imprimer les formulaires avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation. Les formulaires peuvent être imprimés avec ou sans les renseignements du patient, selon les besoins des utilisateurs.

Par exemple, pour une clinique donnée, il serait possible de regrouper dans un répertoire nommé Première visite les formulaires vierges suivants : la feuille de consultation médicale, la feuille de note infirmière et la feuille de demande d'examens complémentaires. Le responsable de l'accueil pourrait sélectionner tous les documents du répertoire Première visite et ainsi imprimer les trois formulaires vierges, identifiés avec les renseignements du patient et les codes à barres nécessaires pour la numérisation et le classement des documents au DPE.

Accéder à GDF

À partir du menu principal de Cristal-Net, cliquer sur Gestion > GDF.

Sélectionner un patient ou une liste de patients

La sélection d'un patient ou d'un groupe de patients dans GDF permet d'afficher les informations du patient sur le formulaire sélectionné. Cette étape est nécessaire pour la vérification du fonctionnement du formulaire.

Imprimer un ou plusieurs formulaires d'un répertoire

L'impression permet de générer un ou plusieurs formulaires contenant les renseignements du patient. Pour en savoir davantage, consulter la page sur l'impression de formulaires dans GDF. 

Gabarits de formulaires

Les formulaires destinés à être utilisés dans GDF doivent respecter les gabarits décrits dans cette page, selon qu'il s'agisse d'un format portrait ou paysage. 

Types de gabarits 

Deux formats de gabarits sont proposés. 

Premier type de gabarit

Il permet la répétition de tous les codes-barres sur chacune des pages impaires du formulaire.

Second type de gabarit

Il limite l'affichage de tous les codes-barres à la première page du formulaire. Seul le code-barres du code DT s'affiche sur les pages impaires subséquentes (3, 5, 7, etc).

 Info : Le choix du type de gabarit doit se faire en fonction des besoins du milieu.

Télécharger les gabarits en format Word

Afin de faciliter la création de formulaires, il est possible de télécharger les gabarits en format Word en fonction du nombre de pages. Pour créer un nouveau gabarit, consulter la page GDF – Création de gabarits de formulaires.

Format « portrait » – Type 1

Format « paysage » – Type 1

Format « portrait » – Type 2

Format « paysage » – Type 2

Comprendre les termes liés à la création des formulaires

Plusieurs termes sont utilisés en lien avec la création de formulaires. En voici une définition afin d'éviter les confusions.

Respecter les règles de création de formulaires

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regles regles

Cette section définit spécifiquement les règles de structure à respecter pour les formulaires.

 Info :  Le respect de ces règles est fortement recommandé pour assurer une uniformité dans les gabarits de formulaires.

Normes de rédaction

Normes de nomenclature des champs 

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nomenclature nomenclature

Normes de numérisation

Créer des formulaires à l'aide des gabarits

Étape 1 : Créer un formulaire dans le gabarit Word du CDO – Cristal-Net et tenir un inventaire des formulaires

Avant même d'amorcer la création de formulaires, il est recommandé de tenir un inventaire de formulaires de l'établissement, par exemple à l'aide d'un fichier Excel. Cliquer ici pour télécharger un fichier modèle d'inventaire de formulaires (fichier Excel).

Lors de la création du formulaire, prendre le gabarit Word du CDO – Cristal-Net qui correspond le plus aux renseignements de l'ancien gabarit. Cela facilitera le transfert d'information de l'ancien gabarit vers le nouveau. Par ailleurs, il est important de respecter les normes citées plus haut.

Étape 2 : Copier le formulaire en format PDF

Cette étape consiste à effectuer une copie, en format PDF, du nouveau formulaire adapté au bon gabarit. Cette copie (format PDF) a le même nom que le fichier Word (nom du formulaire de préférence). Cette étape est nécessaire afin de poursuivre.

Note : La version Word du formulaire sera importée ultérieurement dans le module GDF.

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importation importation

Étape 3 : Importer les signets du CDO – Cristal-Net

Gabarits PDF

Afin de procéder à l'importation des signets CDO – Cristal-Net dans le formulaire venant d'être créé, l'utilisation d'un gabarit en format PDF est nécessaire. Il faut télécharger l'un des gabarits suivants. Sélectionner le gabarit contenant le même nombre de pages que le formulaire. Pour créer un nouveau gabarit, consulter la page GDF – Création de gabarits de formulaires.

Format « portrait » – Type 1

Format « paysage » – Type 1

Format « portrait » – Type 2

Format « paysage » – Type 2

Importation de signets

Cette étape permet de fusionner le formulaire PDF créé à l'étape 2 avec un gabarit PDF contenant les signets CDO – Cristal-Net.

Création d'un formulaire éditable à l'écran par l'intermédiaire du DPE

Règles à respecter lors de la création de formulaires éditables

La création de formulaires éditables doit respecter certaines règles afin de minimiser les impacts lors de leur utilisation dans Cristal-Net. Des questionnements lors de la conception des formulaires doivent être faits afin de créer un formulaire qui répond aux besoins des futurs utilisateurs et pour faciliter la saisie à l'écran.

Avant de créer des formulaires éditables et évolutifs, il est important de prendre connaissance de la documentation de la fonctionnalité sur les formulaires évolutifs du DPE. En savoir plus sur les formulaires évolutifs.

Voici quelques exemples de questionnements lors de la conception d'un formulaire :

• Est-ce un formulaire qui sera rempli complètement à l'écran (formulaire évolutif) en continu, c'est-à-dire à répétition sur plusieurs jours?

• Est-ce un formulaire qui sera rempli complètement à l'écran (formulaire évolutif) une seule fois?

• Est-ce que le formulaire sera rempli par plus d'un intervenant?

• Est-ce un formulaire qui aura besoin de plus d'une signature?

• Est-ce qu'il y aura des champs à saisie unique?

• Est-ce qu'il y aura des champs texte? De quelle grandeur seront les champs? Est-ce que l'on souhaite garder les lignes et faire des champs texte par ligne? 

• Est-ce qu'il y aura d'autres signets à insérer?

• Quoi faire s'il s'agit formulaire NCR (formulaire en papier autocopiant)?

Capture d'écran : Exemple générique d'un formulaire contenant des signets CDO – Cristal-Net et des champs. 

Étape 4 : Créer des champs

Cette étape s'applique uniquement si le formulaire est éditable pour la saisie à l'écran par l'intermédiaire de la fonctionnalité Formulaire évolutif du DPE. Les champs sont des objets dans le fichier PDF permettant de saisir des informations. Cette section explique comment faire la création d'un formulaire PDF éditable contenant des champs de saisie.

Avant de créer des champs dans un formulaire, il est recommandé de tenir un inventaire des champs par souci d'uniformité. Cet inventaire permettra de mieux structurer les formulaires et de garder le même sens des données dans les différents formulaires. Cliquer ici pour télécharger le gabarit du fichier d'inventaire des champs.

Outils de création de champs

Acrobat propose plusieurs outils permettant de créer différents types de champs. 

Création d'un champ

 Astuce : Lors de la création de champs, il est recommandé de grossir l'affichage du formulaire pour s'assurer que le champ est bien positionné sur le document, notamment pour l'ajout de cases à cocher.

1. Sélectionner un outil de création de champ. 
2. Créer une boîte dans le formulaire qui correspondra à l'emplacement et la taille du nouveau champ.
3. Si le formulaire contient plusieurs champs, s'assurer de créer les champs dans le même ordre que l'utilisateur les complétera dans Cristal-Net. Ainsi, si l'utilisateur utilise la touche Tabs du clavier pour passer d'un champ à l'autre dans le formulaire, le curseur se positionnera au bon endroit. Pour modifier l'ordre des champs, maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacer le champ à l'endroit désiré.
4. Double-cliquer sur la boîte du champ créé afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés du champ de texte. 

5. Sélectionner un onglet afin d'y compléter les renseignements associés au champ. Plusieurs onglets devront être complétés, selon les besoins du champ.
   
   

Onglets de la fenêtre « Propriétés du champ de texte »

Validation des champs créés

Une fois la création des champs terminée, il est utile de valider les modifications apportées.

1. Cliquer sur Aperçu, dans le coin supérieur droit de l'écran. 
2. Tester les champs créés (cocher les cases à cocher, écrire du texte dans les champs, utiliser les menus déroulants, etc.). Cela permettra au concepteur du formulaire de se familiariser avec le comportement des champs du formulaire.
3. Valider l'ordre des champs du formulaire en passant d'un champ à l'autre à l'aide de la touche du clavier Tabs. Au besoin, modifier l'ordre en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris et en déplaçant le champ à l'endroit désiré.
4. Au besoin, consulter la liste des champs et signets du formulaire dans le volet de droite d'Acrobat.
   

Étape 5 : Ajouter des signets CDO – Cristal-Net au formulaire PDF

Cette étape s'applique si un signet alimenté automatiquement avec les données de Cristal-Net est nécessaire pour le formulaire PDF.

Les signets CDO – Cristal-Net sont des champs qui font l'association avec les données disponibles dans Cristal-Net et le formulaire à créer. Ils permettent d'afficher des informations prédéfinies par le CDO – Cristal-Net. Les signets CDO – Cristal-Net sont en lecture seule. 

Exemple : Insérer automatiquement l'âge du patient dans un formulaire

Parmi la liste des signets CDO – Cristal-Net, sélectionner le signet associé à l'âge : PATIENTAGE_TXT_CDO. Il est très important de respecter la casse et le format du signet pour que le lien fonctionne.

Pour accéder à la liste des signets disponibles et à leurs définitions, consulter la page Liste des signets normalisés du CDO – Cristal-Net.

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supprimer supprimer

Supprimer une page d'un gabarit Word

Lors de la création d'un formulaire, il se peut qu'une page doive être retirée d'un gabarit Word. La section qui suit décrit la procédure à respecter afin d'y parvenir.

Étape 1 : Retirer les restrictions du document

Pour pouvoir modifier un gabarit, il faut d'abord retirer les restrictions du document.

1. Dans la barre de menu de Microsoft Word, cliquer sur Révision > Restreindre la modification. 
   
   
   
2. Cliquer sur le bouton Désactiver la protection situé dans le coin inférieur droit de l'écran.
3. Saisir le mot de passe et cliquer sur OK.

Étape 2 : Supprimer la page du gabarit Word

Une fois les restrictions retirées, il devient possible d'éditer le document pour effectuer la suppression. La page à supprimer étant généralement la dernière page du document, il faut aller se positionner sur cette page.

1. Faire défiler le document pour atteindre la dernière page. Cliquer dans l'encadré. Le symbole Image Modified apparaîtra.
2. Cliquer sur ce symbole pour sélectionner le tableau. 

3. Supprimer le tableau. Plusieurs options sont possibles pour supprimer le tableau : 
   

   Section
   Colonne width 33% Option 1 Effectuer un clic gauche sur le symbole .  Cliquer sur Supprimer  > Supprimer le tableau. Colonne width 33% Option 2 Effectuer un clic droit sur le symbole.   Cliquer sur Supprimer le tableau. Colonne width 33% Option 3 Appuyer sur la touche d'effacement arrière (backspace).

   
   

4. Pour supprimer les informations qui ne faisaient pas partie du tableau, sélectionner tout le texte et le supprimer. 
   
   
   

5. Pour supprimer définitivement la page blanche restante, se positionner à la droite du numéro de la page précédente. Cliquer sur la touche Suppr (Delete).
   
    Attention : Cette action a comme effet de modifier les marges de la dernière page du formulaire, ce qui fait basculer la pagination sur la page blanche à supprimer. Pour finaliser la suppression de la page, les marges doivent être rétablies. Pour ce faire, laisser le curseur à la droite du numéro de page et suivre la procédure décrite aux étapes suivantes.
   

   Développer
   title Cliquer ici pour voir un exemple...

   
   

6. Pour rétablir les marges, cliquer sur Disposition > Marges > Marges personnalisées...
   
   

   
   
   

7. Saisir les valeurs des marges appropriées (page impaire ou page paire) pour la dernière page qui doit être conservée. Par exemple, pour supprimer la dernière page (page 3) d'un formulaire de 3 pages, les marges à modifier sont celles de la page 2. Il faudrait alors inscrire les marges d'une page paire.

   Marges « page impaire »
   

   
   Marges « page paire »
   
   
   

8. Une fois les nouvelles marges saisies, cliquer sur OK. Les marges sont corrigées et la page blanche est supprimée.

9. Ajuster la numérotation de toutes les pages du document de sorte à respecter la nouvelle pagination. 

10. Enregistrer le document.

En résumé

Le schéma qui suit résume le processus de création de formulaires.